Pomodoro-Technik 2.0 – Jetzt noch effizienter arbeiten

Pomodoro-Technik 2.0 - noch effizienter Arbeiten

Jeder Schreibtischtäter macht irgendwann die Erfahrung, dass Menschen einfach nicht für Excel-Tabellen und Emails gemacht sind. Viel zu gerne lassen wir uns ablenken.

Kein Wunder: Der Mensch hat eine lange Geschichte als Jäger und Sammler hinter sich. Auf alle möglichen Ablenkungen sofort zu reagieren, war eine Lebensversicherung.

Der traditionelle 8-stündige Arbeitstag ist eine Bestrafung für unsere Ineffizienz.

Gibt man dem – von Natur aus ineffizienten – Mensch ein System an die Hand, das ihm die Verwaltung seines Fokus abnimmt, wird er plötzlich um Größenordnungen effizienter.

Aus genau diesem Grund erfreut sich eine einfache Selbstmanagement-Methode aus den 1980er Jahren immer noch großer Beliebtheit: Die Pomodoro-Technik.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelt.

Ihren Namen verdankt die Pomodoro-Technik der Tatsache, dass Cirillo eine Eieruhr verwendet hat, die wie eine Tomate aussah (Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate).

Die Pomodoro-Technik besteht aus fünf Schritten

  1. Die Aufgaben des Tages schriftlich formulieren und in 25-Minuten-Zeitslots einteilen
  2. Den Wecker auf 25 Minuten stellen
  3. Die jeweilige Aufgabe bearbeiten, bis die 25 Minuten abgelaufen sind. Dann die Aufgabe auf der To-Do-Liste abhaken
  4. 5 Minuten Pause machen
  5. Die Schritte 2 bis 4 (Ein Zyklus ist ein Pomodoro) vier Mal wiederholen und dann statt 5 Minuten 15 bis 20 Minuten Pause machen

Vermeide diesen schwerwiegenden Fehler

Der Sinn der Pausen ist, der Konzentrationsfähigkeit die Möglichkeit zu geben, sich zu regenerieren.

Wie ein beanspruchter Muskel, kann sich auch die Konzentrationsfähigkeit allerdings nur im entspannten Zustand erholen.

Sich in den Pausen auf irgendetwas zu konzentrieren (Emails, Social Media, Webseiten, Videos)  ist kontraproduktiv.

Wenn man die Pausen konzentriert vor dem Bildschirm verbringt, stürzt das ganze Kartenhaus in sich zusammen.

 

Die Pomodoro-Technik ist dazu in der Lage, die Effizienz und Effektivität (das ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität) deutlich zu steigern.

Diesen Erfolg verdankt sie einer Reihe von Prinzipien, die sich in zwei verschiedene Schubladen stecken lassen: Struktur und Aufrechterhaltung der Konzentrationsfähigkeit.

Struktur

  • Man wird dazu gezwungen, die Arbeit zu planen, anstatt einfach blind drauflos zu arbeiten
  • Es findet eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit statt. Wenn die Uhr läuft, ist Arbeit.
  • Regelmäßig Aufgaben abhaken zu können, ist motivierend
  • Da für jede Aufgabe nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, wird unnötiger Perfektionismus vermieden
  • Durch die durch die Planung geschaffene Klarheit und durch die feste Festlegung werden Aufschieberitis und Prokrastination erfolgreich verhindert

Aufrechterhaltung der Konzentration

  • Sobald die Uhr läuft, stellt sich automatisch ein Produktivitäts-Mindset ein: „Ich ziehe das jetzt 25 Minuten lang durch, ohne mich ablenken zu lassen.“
  • Man wird dazu gezwungen, regelmäßig Pausen zu machen, in denen sich die Konzentrationsfähigkeit erholen kann

Im Vergleich zu anderen Zeit- und Selbstmanagement-Methoden hat die Pomodoro-Methode den Vorteil, dass sie so einfach ist.

Die meisten Menschen sind nicht dazu in der Lage, die Pomodoro-Technik dauerhaft von morgens bis abends anzuwenden, denn die gesteigerte Effizienz hat ihren Preis: Man ermüdet vergleichsweise schnell.

Gary Keller, Autor des sehr zu empfehlenden Buches The One Thing, empfiehlt die Zweiteilung des Arbeitstages:

Be a Maker in the Morning and a Manager in the Afternoon

Auf Deutsch (und in anderen Worten): Vormittags konzentriert und ablenkungsfrei am Projekt zu arbeiten, ist genug. Den Nachmittag sollte man den Organisationsaufgaben widmen.

Leider hat die Pomodoro-Technik auch einige Schwachstellen:

Kritik an der Pomodoro-Technik

Die Aufteilung der Aufgaben auf die immer gleichen 25-minütige Zeitslots scheint willkürlich.

Mein Verdacht ist, dass der von Cirillo verwendete Timer ursprünglich für die Überwachung der Kochzeit von Nudeln gedacht war, und maximal 25 Minuten stoppen konnte.

Wäre der Timer dazu in der Lage gewesen, 35 Minuten zu stoppen, würde die Empfehlung dann lauten, 35-minütige Zeitslots zu nutzen? Oder 45 Minuten?

Es geht mir nicht darum, dass 25 Minuten falsch sind, sondern darum, dass es meiner Meinung nach nicht optimal sein kann, die gleiche Anzahl von Minuten auf alle Sorten von Aufgaben und über den ganzen Tag hinweg anzuwenden.

Es gibt zwei Grundverschiedene Typen von Aufgaben: Genauigkeitsaufgaben und kreative Aufgaben.

Genauigkeitsaufgaben

Beispiele für diesen Aufgabentyp sind das Korrekturlesen eines Textes oder das Übertragen von Zahlen in eine Excel-Tabelle. Bei diesem Aufgabentyp, kommt es auf Fehlerfreiheit an.

Der Konzentrationsmuskel ist bei diesem Aufgabentyp dauerhaft stark gefordert und ermüdet entsprechend schnell, während die Geschwindigkeit sinkt und  die Fehlerquote ansteigt.

Dieser Aufgabentyp kommt ohne geistige Aufwärmphase aus. Die Leistungsfähigkeit ist von der ersten Minute an hoch.

Kreative Aufgaben

Beispiele für diesen Aufgabentyp sind das (freie) Schreiben von Texten oder das Anfertigen von Illustrationen.

Dieser Aufgabentyp unterscheidet sich in einigen Punkten von den Genauigkeitsaufgaben:

  • Der Konzentrationsmuskel ermüdet deutlich langsamer.
  • Ein hohes Arbeitstempo stellt sich erst nach einer mehrminütigen Aufwärmphase ein und bleibt für eine längere Zeit auf diesem Niveau oder steigt mit der Zeit noch weiter an.

Genauigkeitsaufgaben erfordern eine höhere Pausenfrequenz als kreative Aufgaben.

Genauigkeitsarbeiten werden durch Pausen beschleunigt, während kreative Arbeiten durch (zu regelmäßige) Pausen ausgebremst werden.

Die Anzahl und Dauer der einzelnen Pomodori sollten unbedingt vom Aufgabentyp abhängig gemacht werden.

Bei den Genauigkeitsaufgaben kann es außerdem Sinn machen, die Dauer der Pomodori nach und nach zu verkürzen, also beispielsweise  die Abfolge 35–25–25–15 anstelle der Abfolge 25–25–25–25 zu fahren.

Infografik - Klassische Pomodoro-Technik vs. Pomodoro-Technik 2.0

Weitere Möglichkeiten zur Optimierung der Pomodoro-Technik

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich meine Konzentrationsfähigkeit im ablenkungsfreien Zustand noch nicht am Maximum befindet.

Wenn ich ein spezielles Rauschen (siehe das Video unten) während der Arbeit leise über Kopfhörer höre, verbessert sich meine Konzentrationsfähigkeit spürbar und ermüdet außerdem langsamer.

Durch die Länge von 45 Minuten eignet sich das Video gut als Timer.

(Warum sich die Konzentrationsfähigkeit durch das Rauschen deutlich verbessern lässt, und vieles mehr, erkläre ich übrigens in meinem Buch Erfolg durch Fokus und Konzentration.)

Eine weitere Möglichkeit, die Arbeitseffizienz noch weiter zu steigern, ist das Bündeln von ähnlichen Aufgaben.

Apps für die praktische Umsetzung der Pomodoro-Technik

In den letzten Jahren sind einige Apps zur praktischen Umsetzung der Pomodoro-Technik entwickelt worden.

Timer-Apps

Konzentrationsfördernde Geräusche

P.S.: Wenn die Pomodoro-Methode interessant für dich ist, dann könnte auch meine Strategie 30 TAGE MOTIVIERTER FOKUS interessant für dich sein.

5/5 (2)

Diesen Beitrag bewerten

Danke für's Teilen! 🙂
Facebooktwittergoogle_plusFacebooktwittergoogle_plus
(Klicke auf einen der Buttons, um diesen Artikel mit deinen Freunden zu teilen!)

Schreibe einen Kommentar

Please use your real name instead of you company name or keyword spam.