Wie du eine Maschine in Sachen Produktivität wirst (Teil 2)

Wie du eine Maschine in Sachen Produktivität wirst Teil 2

Im ersten Teil der Artikelserie zur Steigerung deiner Produktivität, ging es um die Basics und um das richtige Mindset.

Kurzzusammenfassung von Teil 1

  • Deine Produktivität kannst du steigern, indem du mit einfachen Maßnahmen (Mittagspause, Mittagsschlaf, Art des Mittagessens etc.) dafür sorgst, dass deine Leistungsfähigkeit möglichst oft möglichst hoch ist.
  • Außerdem kannst du deine Produktivität verbessern, indem du deine Aufgaben so über den Tag verteilt, dass du deine Leistungsfähigkeit nicht verschwendest. Du verschwendest deine Leistungsfähigkeit, wenn du in starken Zeiten nur einfache Routinetätigkeiten erledigst und dich deswegen in schwachen Zeiten mit anspruchsvollen Aufgaben herumschlagen musst.

Diese beiden Maßnehmen setzen voraus, dass du weißt, zu welchen Tageszeiten du leistungsfähig bist und wann das nicht der Fall ist. Du solltest dein eigenes Leistungsspektrum zumindest ungefähr kennen. Wenn du dir nicht sicher bist, schreibe dir einige Tage lang alle 15 Minuten auf, wie leistungsfähig du dich auf einer Skala von 1 bis 10 fühlst.

Konkrete Maßnahmen für mehr Produktivität

Jetzt geht es um konkrete Maßnahmen, die deine Produktivität noch weiter steigern.

Meiner Erfahrung nach gibt es 5 Kategorien, für produktivitätssteigernde Maßnahmen

  1. Maßnahmen, die deine Leistungsfähigkeit verbessern
  2. Maßnahmen, die verhindern dass du prokrastinierst
  3. Maßnahmen, die verhindern, dass du zu viel Zeit für dringende, aber unwichtige Aufgaben aufwendest
  4. Maßnahmen, die dafür sorgen dafür, dass du Zeit für die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben findest
  5. Maßnahmen, die dafür sorgen, dass deine Aufgaben einfacher werden

Man könnte die Produktivitätsmaßnahmen auch anders einteilen. Ich halte diese Einteilung allerdings für sinnvoll.

Warum braucht man Kategorien?

Es gibt sehr viele Möglichkeiten, wie du deine Produktivität verbessern kannst. Die unten stehende Liste enthält 48 solcher Maßnahmen. Du wirst nicht alle Punkte gleichzeitig umsetzen können. Ich möchte sogar bezweifeln, dass es Sinn macht, mehr als eine Maßnahme auf einmal umzusetzen bzw. auszuprobieren.

Wenn du deine Produktivität maximieren willst, musst du unter den 48 Maßnahmen die eine Maßnahme finden, die für dich den größten Nutzen bringt. Dabei helfen dir die Kategorien. Stell dir die folgende Frage:

„Warum bin ich nicht so produktiv wie ich sein könnte?“

Mit dieser Frage findest du diejenige Kategorie, die für dich am relevantesten ist.

Wenn du stundenlang bei Facebook rumhängst statt zu arbeiten, dann ist Kategorie Nr. 3 für dich der Schlüssel (Vielleicht ist auch mein Artikel über Motivation interessant für dich).

Wenn du den ganzen Tag beschäftigt bist, aber irgendwie nicht vorwärts kommst, dann solltest du dich mit den Kategorien Nr. 3 und 4 auseinandersetzen.

Ich halte es für sehr wichtig, dass man sich auf die Suche nach der erfolgversprechendsten Maßnahme begibt und nicht nach derjenigen Maßnahme, die sich am bequemsten umsetzen lässt.

Die Farbe deiner Wände und das Vorhandensein von Zimmerpflanzen können mit Sicherheit einen Einfluss auf deine Produktivität haben. Solange du aber täglich fünf Stunden bei Facebook oder auf YouTube verschwendest, spielt die Farbe deiner Wand keine große Rolle. Die Wände zu streichen und Pflanzen zu kaufen, wäre in diesem Fall nichts weiter als Prokrastination.

Liste der Maßnahmen

Ich habe versucht, die folgende Liste so zu sortieren, dass die sinnvollsten Maßnahmen möglichst weit oben stehen.

Die Zahlen in der eckigen Klammer geben an, zu welchen Kategorien (siehe oben) die entsprechende Maßnahme passt. Wenn du beispielsweise herausgefunden hast, dass Kategorie Nr. 3 deine wichtigste Baustelle ist, dann gehe die Liste von oben nach unten durch und beachte nur die Punkte, bei der eine „3“ in der Klammer auftaucht. Ziehe zunächst die Maßnahme in Betracht, die in der Liste am weitesten oben steht.

Allgemeine Maßnahmen

(1) Pflege einen gesunden Lebensstil [1]

Regelmässiger Sport und eine gesund Ernährung machen dich leistungsfähig. Insbesondere Sport kostet zwar auch Zeit, aber diese erhälst du mit Zins und Zinseszins zurück.

(2) Sorge für ausreichend erholsamen Schlaf [1]

Menschen, die in Arbeit versinken, reduzieren oft ihren Schlaf um mehr Zeit für die Arbeit zu gewinnen. Das ist keine gute Strategie.

Ausgeschlafene Menschen sind deutlich produktiver, auch wenn sie rein rechnerisch weniger Zeit zum Arbeiten haben.

(3) Erhole dich in der Mittagspause oder beim Mittagsschlaf  [1]

Wer keine Pausen macht, kann – rein rechnerisch – mehr arbeiten. Trotzdem wirst du am Endes Tages mehr geschafft haben wenn du regelmässige Pausen machst um deinen Akku wieder aufzuladen.

Ein Mittagsschlaf von 10-20 Minuten Länge kann Wunder bewirken.

(4) Iss das Richtige zu Mittag [1]

Mahlzeiten, die große Mengen einfacher Kohlenhydrate enthalten, lösen starke Schwankungen des Blutzuckerspiegels aus. Dies begünstigt das sogenannte „Mittagsloch“ oder „Mittagstief“.

Experimentiere mit deinem Mittagessen. Durch geeigneter Mahlzeiten kannst du das Mittagsloch entschärfen oder sogar komplett verhindern.

produktiv dank gesundem Lebensstil

(5) Nutze Routinen um deine Willenskaft zu schonen [1, 2, 4, 5]

Hast du schon einmal als Tourist eine fremde Großstandt besucht? Erinnerst du dich, wie lang dir die Tage vorkamen und wie erschöpft du am Abend warst?

Diese Erschöpfung kommt daher, dass man in fremder Umgebung keine Routinen hat. Alles ist neu. Jede Entscheidung muss bewusst getroffen werden. Bewusstes Entscheiden und Handeln führt dazu, dass du schnell ermüdest. Standardentscheidungen und gewohnte Handlungen sparen mentale Energie.

(6) Betreibe selektiven Perfektionismus [2, 3]

Menschen sind oft entweder perfektionistisch oder sie sind es nicht. Beides hat Vor- und Nachteile. Bei manchen Aufgaben ist Perfektionismus gut, bei anderen ist es unnötig und verschwendet Zeit.

Sei nur dann perfektionistisch, wenn es wirklich sinnvoll ist.

(7) Stelle dir motivierende Frage [1, 2]

Momente, in denen man mit seiner Aufgabe nicht weiter kommt, sind oft genau die Momente, in denen man anfängt zu prokrastinieren. Man guckt schnell bei Facebook vorbei und bleibt dort hängen.

Mach es dir zur Gewohnheit, in Situationen, in denen du nicht weiter kommst, Fragen zu stellen, die dir helfen, bei der Sache zu bleiben.

„Was kann ich jetzt tun um meinem Ziel näher zu kommen?“

(8) Vermeide Multitasking [1, 2]

Manche Leute glauben, dass sie ganz tolle Multitasker sind. Es ist aber wissenschaftlich erwiesen, dass Multitasking die Produktivität senkt und nicht erhöht. Dieser Effekt ist übrigens umso größer, je mehr die Leute davon überzeugt sind, gute Multitasker zu sein.

Maßnahmen, die nur in bestimmten Situationen angewendet werden können

(9) Kümmere dich nicht um Work-Life-Balance [1]

Auf die sogenannte „Work-Life-Balance“ zu achten, ist natürlich besser, als sich zu Tode zu arbeiten. Trotzdem ist die „Work-Life-Balance“ nicht optimal für die Produktivität.

Wenn du produktiv sein möchtest, kommt für dich vielleicht eine dritte Alternative in Frage: Nicht Hobbies und einen Beruf haben, sondern das Hobby zum Beruf haben. Nicht Freunde und Kollegen haben, sondern Kollegen haben, die auch Freunde sind. Dies ist der Lifestyle für maximale Produktivität.

(10) Arbeite nach einem festen Zeitplan [1, 2, 3, 4, 5]

Ein fester Zeitplan hat viele Vorteile.

  • Es ist immer klar, was zu tun ist
  • Pausen können nicht „vergessen“ werden, weil sie fester Bestandteil des Zeitplans sind
  • Mit der Zeit wird der Zeitplan zur Routine. Das spart Energie

(11) Reserviere Zeit für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben [4, 5]

Es gibt wichtige und weniger wichtige Aufgaben. Außerdem können Aufgaben dringend oder nicht dringend sein. Menschen tendieren dazu, dringenden Aufgaben Vorrang zu geben. Das kann dazu führend, dass wichtige, aber nicht dringende Aufgaben viel zu kurz kommen.

Wenn das auch bei dir der Fall ist, macht es Sinn, wichtige, aber nicht dringende Aufgaben künstlich dringend zu machen. Weise diesen Aufgaben einen Zeitraum zu, in dem sie ungestört erledigt werden können.

(12) Reduziere die Zeit, die du mit Emails verbringst [2, 3]

Emails können ein enormer Zeit- und Energiefresser sein.

Schaue so selten wie möglich in deine Email Postfach.

Email und Social Media verhindert Produktivität

(13) Reduziere die Zeit, die du mit Social Media und im Internet verbringst [2, 3]

Selbsterklärend.

(14) Erledige die wichtigsten Aufgaben in deiner produktivsten Zeit [1 ,5]

Im ersten Teil der Artikelserie hatte ich erklärt, dass die Fähigkeit zu Produktivität ungleich über den Tag verteilt ist. Die genaue Verteilung kann von Mensch zu Mensch unterschiedlich aussehen. Die meisten Menschen dürften aber morgens am effektivsten.

(15) Setze Prioritäten [2, 3, 4, 5]

Das Pareto-Prinzip sagt, dass du mit nur rund 20% deiner Aktivität 80% deiner Ergebnisse erzielst. Folglich macht es Sinn, dass du dich auf diese Aktivitäten konzentrierst. In der Theorie hört sich das sehr toll an. Der Teufel steckt hier im Detail.

(16) Nutze To-Do-Listen [2, 3, 4, 5]

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass To-Do-Listen dir dabei helfen können, produktivier zu werden. Wer seine Aufgaben – möglichst konkret formuliert – auf eine To-Do-Liste schreibt, muss weniger an diese Aufgaben denken und hat somit einen klaren Kopf für die Aufgaben, die er gerade erledigt.

(17) Schaue über den Tellerrand um dich zu inspirieren [1]

Die besten Ideen und Einfälle hat man oft (nur) dann, wenn man gerade nicht mit dem Problem beschäftigt ist.

(18) Lass dir von Anderen helfen [1, 3]

Manche Menschen glauben, dass sie alles allein schaffen können. Mit Hilfe von Anderen geht es aber oft schneller, besser und einfacher. Sich helfen zu lassen ist kein Zeichen von Schwäche. Im Gegenteil!

(19) Optimiere Routinetätigkeiten [1]

Gibt es Aufgaben/Handgriffe, die du immer und immer wieder machen musst? Wahrscheinlich lohnt es sich, diese zu optimieren um Zeit und Energie zu sparen. Natürlich musst du einmal Zeit und Energie investieren. Diese erhälst du hinterher aber mit Zins und Zinseszins wieder zurück.

(20) Halte Ordnung [1]

Ein ordentlicher Arbeitsplatz sorgt für auch für Ordnung im Kopf und lenkt nicht so sehr ab wie ein chaotischer Arbeitsplatz.

(21) Wende die Pomodoro-Technik an [2, 5]

Viele Menschen haben die Erfahrung gemacht, dass man für eine Aufgabe immer so lange braucht, wie man Zeit hat. Dieser Zusammenhang ist als Parkinson’sche Gesetz bekannt. Ohne Zeitdruck braucht man für Aufgaben daher sehr lange.

Die Lösung: Sorge künstlich für Zeitdruck. Überlege dir, wie lange du realistischerweise für eine Aufgabe brauchen wirst, wenn du sie zugüg, aber nicht gehetzt durchführen wirst. Stell dir dann einen Timer und erledige die Aufgabe in der vorgesehenen Zeit. Mit etwas Übung wirst du immer besser darin, dir realistische Zeitvorgaben zu setzen. Diese Technik ist auch bekannt als Pomodoro-Technik.

Mehr Produktivität durch die Pomodoro-Technik

(22) Bereite dich auf Meetings vor [1, 2, 3 ,4, 5]

Es gibt kaum eine größere Zeitverschwendung, als sich mit anderen Menschen zu einem Meeting zu verabreden, auf das sich niemand vorbereitet hat.

Bereite dich daher auf Meetings vor. Überlege dir, was dein Ziel ist und welche Punkte du ansprechen möchtest. Idealerweise lässt du deine Agenda den anderen Teilnehmern schon vor dem Meeting zukommen.

Ein entsprechendes How-To („Wie Sie eine Agenda für effektive Besprechungen gestalten„) findest du auf der Webseite ToolBlog von Stephan List.

(23) Schaue voraus [2, 3, 4, 5]

Was beim Autofahren gilt, gilt auch beim Arbeiten: Wer vorausschaut spart Energie und verhindert Unfälle.

(24) Erzähle anderen Menschen von deinen Plänen [1, 2]

Psychologen haben gezeigt, dass es uns leichter Fällt, an Aufgaben dranzubleiben und sie zügig zu Ende zu bringen, wenn wir das Gefühl haben, dass wir unter Beobachtung stehen und uns möglicherweise rechtfertigen müssen.

Sorge dafür, dass du dich beaufsichtigt fühlst, indem du Freunden oder Familienangehörigen mitteilst, was du bis wann erledigt haben möchtest.

(25) Formuliere dir Tagesziele [1, 2]

Zu Prokrastination kommt es meist dann, wenn einem nicht klar ist, was als nächstes zu tun ist. Das Fehlen von Zeitdruck verstärkt diesen Effekt noch zusätzlich.

Setze dir jeden Tag ein Ziel. So hast du Klarheit und eine Deadline.

(26) Erledige das Schlimmste zuerst [1, 5]

Aufgaben, die wir noch nicht erledigt haben, geistern uns so lange durch den Kopf, bis wir sie erledigen (oder auf eine To-Do-Liste schreiben).

Es macht Sinn, die schlimmsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Deine Gedanken sind dann nicht mehr vergiftet und du erhälst einen Schub Selbstvertrauen. Außerdem ist bei Arbeitsbeginn noch viel Willenskraft vorhanden . Je unangenehmer eine Aufgabe ist, umso mehr Willenskraft benötigt man, um mit der Aufgabe beginnen zu können.

(27) Konkretisiere deine To-Dos [1, 2, 5]

Dass To-Do-Listen helfen könnne, wurde weiter oben schon besprochen. Wichtig ist, dass du bei den To-Dos möglichst konkret bist. „Ein Geburtstagsgeschenkt für Mama kaufen“ ist zwar durchaus eine Aufgabe, aber die Formulierung ist noch sehr unkonkret. Besser wäre „um 14 Uhr im Blumenladen für Mama’s Geburtstag einen Blumenstraus kaufen“. Je konkreter eine Aufgabe ist, umso leichter kann sie erledgt werden und umso weniger belastet sie dich bevor du sie erledigt hast.

(28) Erledige ähnliche Aufgaben hintereinander [1, 5]

Jedes mal wenn du zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln musst brauchst du eine Weile, bis du in die neue Aufgabe „hineingefunden“ hast. Je ähnlicher sich zwei Aufgaben sind, umso weniger Zeit (und Energie) brauchst du für diesen Wechsel. Es macht also Sinn, möglichst ähnliche Aufgaben hintereinander zu bearbeiten und erst dann zum nächsten Aufgabentyp zu wechseln.

(29) Lerne „nein“ zu sagen [2, 3]

Du bist umso produktiver, je mehr du an deinen eigenen Zielen arbeitest. Lerne daher „nein“ zu sagen wenn andere versuchen, dich für ihre Ziele einzuspannen. Natürlich sollte man das alles nicht so schwarz-weiß sehen. Es gibt auch win-win-Situationen in denen du für das Ziel eines anderen arbeitest, während er an deinem Ziel arbeitet. „Nein“ sagen solltest du vor allem dann, wenn es für dich keine win-win-Situation ist.

(30) Fange morgens sehr früh an [1]

Regelmäßig berichten Menschen, dass sie vormittags besonders produktiv sind. Das trifft insbesondere dann zu, wenn man störende Kollegen hat, die früh morgens noch nicht auf der Arbeit sind.

Möglichst früh mit der Arbeit zu beginnen kann in diesem Fall eine gute Strategie sein um die Produktivität zu steigern.

(31) Optimiere deinen Entscheidungsfindungsprozess [1, 2, 5]

Ich bin bei meiner Recherche auf den Ratschlag gestoßen, dass man Entscheidungen mit Hilfe eines Timers treffen soll: Sich eine Minute Zeit nehmen, dann sofort eine Entscheidung treffen. Sicherlich gibt es Entscheidungen, bei denen diese Strategie genau die Richtige ist. Als pauschale Regel ist dieser Ratschlag meiner Meinung nach aber ziemlich gefährlich.

Die Produktivität lässt sich tatsächlich steigern, indem man sich bei Entscheidungen ein Zeitlimit setzt.

Außerdem macht es Sinn, sich zu überlegen, in welchen Situation man überhaupt immer wieder eine Wahl treffen möchte. Alternativ könnte man nämlich Standardentscheidungen formulieren, an die man sich hält, sofern es keinen triftigen Grund gibt, diese nicht zu tun. Barry Schwarz hat über dieses Thema ein ganzes Buch geschrieben. Titel: Anleitung zur Unzufriedenheit.

(32) Setze dir (und Anderen) eine Frist [1, 2, 5]

Wer sich selbst (und Anderen) eine Frist setzt, kommt schneller zum Ziel als ohne Frist.

Fristen setzen verbessert die Produktivität

(33) Nutze Belohnungen um dich zu konditionieren [1]

Produktivität lässt sich steigern, indem man produktive Gewohnheiten bildet. In einigen Fällen kann es hilfreich sein, Belohnungen einzusetzen um sich selbst zu motivieren.

(34) Erledige kleine Aufgaben sofort [1, 5]

Unerledigte Aufgaben geistern einem im Kopf herum. Wer ständig an unerledigte Aufgaben denken muss, wird demotiviert und unproduktiv.

Erledigte Aufgaben die weniger als 5-10 Minuten in Anspruch nehmen daher am besten immer sofort.

(35) Bereite noch am Abend die Aufgaben für den nächsten Tag vor [1, 2, 5]

Je klarer dir ist, was du zu tun hast, umso einfacher ist es, aktiv zu werden. Gleichzeitig sinkt die Gefahr für Prokrastination.

(36) Nutze dieses Konzentrations-Tool [1, 2]

Höre dieses Video sehr leise über Kopfhörer während du deine Aufgaben erledigst. Theoretisch solltest du dich nun besser konzentrieren können. Bei mir funktioniert es!

(37) Ziehe Energie aus deinen Ängsten [1, 3, 5]

Angst setzt Energie frei. Puls und Blutdruck steigen, Hormone werden freigesetzt. Nutze diesen Energieschub.

(38) Erledige Aufgaben absichtlich schlecht [unklar]

Angeblich lässt sich übertriebener Perfektionismus auf diese Weise bekämpfen. Die absichtlich schlecht erledigte Aufgabe sollte man natürlich niemandem zeigen.

(39) Delegiere!  [1, 2, 3, 4]

Du musst nicht immer alles selbst machen.

(40) Nutze deine Intuition [1, 2]

Die Inuition ist eine gute Entscheidungshilfe. Dies gilt aber nur für Situationen, mit denen deine Intuition vertraut ist.

(41) Nutze Kopfhörer um Umgebungsgeräusche zu minimieren [1]

Lärm lenkt dich von der Arbeit ab.

(42) Sorge regelmäßig für frische Luft [1]

Frische Luft macht dich wieder wach.

(43) Akzeptiere unproduktive Tage [2]

Der Mensch ist keine Maschine (auch wenn der Titel dieses Artikels etwas anderes verspricht). An machen Tagen geht einfach nichts.

Nutze diese Tage zum entspannen und um die Batterien wieder zu laden.

(44) Optimiere die Beleuchtung [1]

Licht kann einen großen Einfluss darauf haben, wie wach und damit produktiv du bist. Tageslicht macht dich wach. Dämmerlicht macht dich müde.

(45) Nutze Pflanzen für ein besseres Raumklima [1]

Pflanzen können das Raumklima verbessern und dadurch möglicherweise auch deine Produktivität verbessern.

(46) Setze Farben gezielt ein [1]

Farben haben eine Wirkung auf die Psyche. Der geschickte Einsatz von Farben kann deine Produktivität verbessern.

(47) Visualisiere deine Ziele als bereits erreicht [unklar]

Die Zukunft zu visualisieren kann hilfreich sein. Diese Technik kann aber auch nach hinten losgehen.

Visualisiere nur realistische Ziele. Das Visualisieren unrealistische Ziele ist kontraproduktiv. Das jedenfalls fand die Psychologin Gabriele Oettingen heraus. In ihrem Buch „Die Psychologie des Gelingens“ berichtet sie ausführlich über ihre Forschung zum Thema „Visualisieren“ und stellt außerdem eine Methode vor, die noch besser ist, als einfaches Visualisieren.

Visualisiere deine Ziele für mehr Produktivität

(48) Nutze deinen Arbeitsplatz ausschließlich zum arbeiten [unklar]

Wenn du deinen Arbeitsplatz nur zum Arbeiten nutzt, konditionierst du dich auf’s arbeiten.


Empfehlenswerte Bücher zum Thema Produktivität


48-mal produkiver sein

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ÜberJan

Jan hat sich gefragt, welches DIE EINE Fähigkeit ist, über die man den größten Unterschied in seinem Leben bewirken kann. Die nicht ganz überraschende Antwort: Fokus bzw. Konzentration. Den meisten Menschen mangelt es an Fokus und dem, der genug Fokus hat, dem steht die ganze Welt offen (langfristig) ... Jan ist promovierter Chemiker und seit Mai 2015 Betreiber des Blogs HabitGym - FITNESSSTUDIO FÜR DEIN LEBEN.

2 Antworten auf Wie du eine Maschine in Sachen Produktivität wirst (Teil 2)

  1. Hallo Jan,

    das nenne ich mal einen umfangreichen Beitrag! 🙂
    Mir gefällt die Idee mit den Kategorien!

    Wenn es um Produktivität gibt stelle ich mir gern eine bestimmte Frage um mich zu fokussieren. Sie stammt aus dem Buch „The One Thing“ von Gary Keller und lautet grob übersetzt:

    „Was ist die eine Sache die ich tun kann, durch die alles andere einfacher oder unnötig wird?“

    Heutzutage ist es sehr leicht von den wirklich wichtigen Dingen abgelenkt zu werden und diese Frage bringt meinen Fokus zurück dahin wo es wichtig ist.

    Beste Grüße und produktives Arbeiten!

    Stefan

    • Jan sagt:

      Hallo Stefan,

      Danke für deinen Kommentar. Diesen umfangreichen Artikel konnte ich nur schreiben, weil ich mich vorher über Produktivität schlau gemacht habe 🙂

      „The One Thing“ ist wirklich ein großartiges Buch.

      viele Grüße,
      Jan

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