Selbstmanagement ist sinnvoller als Zeitmanagement

Selbstmanagement und Zeitmanagement - Methoden

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, das eigene persönliche und berufliche Schicksal selbst in die Hand zu nehmen, anstatt sich dem Zufall hinzugeben.

Dieser Artikel stellt die besten Methoden des Selbstmanagements vor und erklärt, warum Selbstmanagement so viel sinnvoller als Zeitmanagement ist.

Wer in seinem Leben mehr als höchstens das Mittelmaß erreichen möchte, kommt nicht darum herum, sich zumindest ein wenig mit Selbstmanagement zu befassen.

Inhalt

Über die folgenden Links kannst du die Einleitung überspringen und gelangst direkt zu den einzelnen Zeitmanagement und Selbstmanagement Methoden.

Warum Selbstmanagement so wichtig ist

Ein immer größerer Teil der arbeitenden Bevölkerung befindet sich dauerhaft im Stress.

Einige sind bereits am Ende ihrer Kräfte angelangt und leiden unter den Symptomen der Überforderung, wie zum Beispiel chronischen Schlafstörungen.

Bei vielen der Betroffenen lassen sich die Probleme damit erklären, dass sie sich noch nie willentlich und bewusst weiterentwickelt haben.

Ihr Leben gleicht der Kugel in einem Flipperautomaten: Sie bekommen nur das, was der Zufall für sie vorgesehen hat – also nicht besonders viel.

Selbstmanagement und Zeitmanagement Tipps

Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement ist die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten.

Drei Dinge sind wichtig:

1. Selbstmanagement braucht ein Ziel

Wer etwas gestalten möchte, braucht einen Plan. Da Pläne niemals willkürlich sind, setzt Selbstmanagement die Existenz eines Ziels voraus.

Wer keine Ahnung hat, wer er ist und wo er hin möchte, kann sich nicht sinnvoll selbst managen.

2. Selbstmanagement gilt nicht 9-to-5 sondern immer

Selbstmanagement sollte nicht bloß auf den Beruf angewendet werden, sondern auf das gesamte Leben.

Selbstmanagement ist eine bestimmte Art zu denken und lässt sich nicht einfach nach Feierabend abschalten.

3. Selbstmanagement beginnt schon bei der Auswahl der Aufgaben

Selbstmanagement beginnt schon sehr viel früher, als die meisten Menschen glauben.

Viele Menschen beginnen damit, sich für das Selbstmanagement zu interessieren, weil sie eine anspruchsvolle Aufgabe zu meistern haben, die sie an ihre Grenzen führt.

Vom Selbstmanagement erhoffen sie sich, dass es ihnen dabei hilft, diese Aufgabe zu bewältigen.

Idealerweise beginnt Selbstmanagement aber schon viel früher: Es schließt die Berufs- und damit auch Aufgabenwahl mit ein.

Das bedeutet natürlich nicht, dass das Selbstmanagement diesen Menschen gar nicht weiterhelfen kann – Selbstmanagement ist immer hilfreich.

Seine volle Leistungsfähigkeit kann das Selbstmanagement allerdings nur dann entfalten, wenn es – bildlich gesprochen – auf der grünen Wiese bauen kann.

Selbstmanagement ist der wohl einzige Weg zur dauerhaften Selbstbestimmung.

Selbstmanagement und Zeitmanagement

Selbstmanagement ist insofern mit dem Zeitmanagement verwandt, als dass beide Disziplinen das gleiche Ziel haben: Die Selbstwirksamkeit und Umsetzungskompetenz zu erhöhen.

Zeitmanagement gibt es gar nicht

Einige Experten sind der Meinung, dass es so etwas wie Zeitmanagement gar nicht geben könne.

Da die Zeit auf der Erde mit der immer gleichen Geschwindigkeit voranschreitet, ist Zeit eine Konstante, die sich keinen Regeln, Gesetze oder Vorschriften fügt.

Wer mit der Zeit zusammenarbeiten möchte, muss sich an die Zeit anpassen, indem er sich ihr unterordnet. Zeit entzieht sich jedem Versuch, sie zu managen.

Man sollte also nicht die Zeit managen, sondern sich selbst.

Selbstmanagement und Selbstverantwortung

Eine Grundvoraussetzung von Selbstmanagement ist Selbstverantwortung, also die Übernahme von Verantwortung für die eigene Entwicklung.

Wer nicht dazu in der Lage ist selbst die Verantwortung für seine Entwicklung zu übernehmen, kann sich nicht selbst managen.

Laut Wikipedia ist Selbstmanagement eine Fähigkeit, die aus verschiedenen Teilkompetenzen besteht, die größtenteils durch den eigenen Willen (Volition) gesteuert werden.

Die Teilkompetenzen des Selbstmanagement

  • Selbstmotivation
  • Zielsetzung
  • Planung
  • Zeitmanagement
  • Organisation
  • Lernfähigkeit
  • Erfolgskontrolle durch Feedback

Bei Wikipedia erfährt man, dass unter anderem die folgenden Fähigkeiten zum Selbstmanagement gehören:

  • Sich selbst sinnvolle und authentische Ziele zu setzen
  • Einen Plan und eine Strategie zur (effizienten) Umsetzung zu erstellen
  • Den Plan konsequent umzusetzen
  • Regelmäßig den Fortschritt und die Ergebnisse zu kontrollieren
  • Aus dem Feedback Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz abzuleiten

Selbstmanagement und persönliche Entwicklung

Die Entwicklung von Selbstmanagement

Der Bestseller-Autor Stephen Covey beschreibt die Evolution des Selbstmanagements.

Seiner Ansicht nach lassen sich insgesamt vier Generationen des Selbstmanagement unterscheiden.

Die 1. Generation von Selbstmanagement

Hier stand das Zeitmanagement im Vordergrund.

Die eingesetzten Werkzeuge waren

  • Checklisten
  • Kalender
  • To-Do-Listen

Man versuchte, die eigene Produktivität durch bestimmte Arbeitsabläufe zu steigern.

Es ging darum, die äußeren Bedingungen im Sinne einer gesteigerten Produktivität zu gestalten.

Die eigene Stärken und Schwächen und die Persönlichkeit spielten dabei keine Rolle.

Die 2. Generation von Selbstmanagement

In der zweiten Generation wurde der Schwerpunkt auf die sinnvolle Planung von Projekten, Aufgaben und Meetings verlagert.

Dazu gehörte auch:

  • das Setzen von Prioritäten
  • der Fokus auf das Wesentliche

Meiner Einschätzung nach, entspricht das Selbstmanagement, das uns quasi zwischen den Zeilen in der Schule vermittelt wird, in etwa der zweiten Generation von Selbstmanagement: Die Schule nimmt gar keine (oder nur alibimäßig) Rücksicht auf die zum Teil stark unterschiedlichen Persönlichkeiten und Fähigkeiten der einzelnen Schüler und versucht, sie alle in eine einzige starre Form zu pressen.

Was nicht passt, wird passend gemacht

Das Problem der ersten und zweiten Generation des Selbstmanagements bestand insbesondere darin, dass das Selbstmanagement von außen Kräfte auf den Menschen richtete, die im Inneren des Menschen auf Gegenkräfte stießen oder diese heraufbeschworen.

So entstand Reibung, was dazu führte, dass die Leistungsfähigkeit des Menschen, mit der Zeit immer weiter sank. Die Menschen brannten aus.

Realistisch betrachtet handelte es sich bei den ersten beiden Generationen des Selbstmanagements gar nicht wirklich um Selbstmanagement, sondern vielmehr um eine Methode des geringsten Widerstandes, die es den Vorgesetzten und anderen Machthabern möglichst einfach machte.

Wir haben uns selbst ausgebeutet und sie haben davon profitiert.

Die individuellen Kräfte, die im Inneren eines Menschen wirken, dürfen vom Selbstmanagement nicht ignoriert werden.

Ab der dritten Generation werden diese Kräfte berücksichtigt.

Die 3. Generation von Selbstmanagement

In der dritten Generation berücksichtigt das Selbstmanagement die persönlichen Werte und Ziele des Individuums.

Hier wird also zum ersten Mal berücksichtigt, dass Menschen unterschiedlich sind.

Die 4. Generation von Selbstmanagement

In der vierten Generation konzentriert sich das Selbstmanagement auch auf die Verbesserung der Lebensqualität, indem es die Befriedigung von Grundbedürfnissen berücksichtigt.

Dieser Aspekt von Selbstmanagement basiert auf der Erkenntnis, dass Menschen für einen bestimmten Zweck und nicht bloß für ihren Lebensunterhalt arbeiten wollen.

Die 5. Generation von Selbstmanagement

Aktuell entsteht eine fünfte Generation des Selbstmanagements, deren Schwerpunkt auf der Selbstregulation und Umsetzungskompetenz liegt.

Im Einzelnen spielen die folgenden Fähigkeiten eine Rolle:

  • Steuerung der eigenen Gedanken und Fokus auf das Wesentliche
  • Zielgerichtete Beeinflussung der eigenen Gedanken und Gefühle
  • Aufschieben von Impulsen
  • Selbstmotivierung
  • Steigerung der eigenen Leistungsfähigkeit durch das Erlernen neuer Fähigkeiten aus einem eigenen Antrieb heraus

Selbstmanagement ist persönliche Entwicklung

Selbstmanagement ist nicht einfach nur eine Fähigkeit, die man einmal erlernt und dann bei Bedarf auf Knopfdruck anwendet.

Vielmehr gleicht das Erlernen von Selbstmanagement einer persönlichen Entwicklung, die niemals komplett abgeschlossen sein kann.

Selbstmanagement ist eine Metakompetenz

Selbstmanagement ist die Kompetenz, mit Kompetenzen umzugehen.

Nur wer diese Fähigkeit besitzt, kann die eigenen Kompetenzen beurteilen und sie situationsabhängig anpassen.

Selbstmanagement findet aus Metaebene statt

Ein Mensch kann mit seinem Denken zwei verschiedene Perspektive einnehmen: Die Ego-Perspektive und die Metaebene (man könnte auch Vogelperspektive dazu sagen).

Effektives Selbstmanagement setzt die Fähigkeit voraus, sich selbst aus einer Metaebene heraus zu betrachten.

Derjenige, der ausschließlich in der Ego-Perspektive lebt, übersieht die großen Zusammenhänge.

Selbstbetrug versperrt uns den Weg zum Selbstmanagement

Zu den größten Hürden des Selbstmanagements zählt der Glaube vieler Menschen, dass sie überhaupt keine Zeit haben, um sich ein effektives und effizientes System zur zeitlichen Entlastung ihrer selbst aufzubauen.

Weil sie ja so viel zu tun haben.

Die Geschichte des Wanderers und des Sägers, die in dem Buch Die 7 Wege zur Effektivität erzählt wird, verdeutlicht dieses verbreitete Problem sehr schön:

Ein Spaziergänger kommt in einem Wald an einem Waldarbeiter vorbei der schwer damit beschäftigt ist, einige Baumstämme zu zersägen. Für den Spaziergänger ist offensichtlich, dass der Säger mit einer stumpfen Säge arbeitet. Er spricht den Säger darauf an und fragt ihn, warum er denn nicht erst einmal seine Säge schärfe. Der Säger entgegnet ihm, dass er sehr wohl wisse, dass seine Säge stumpf sei, dass er aber offensichtlich keine Zeit habe, die Säge zu schärfen, weil er ja diese ganzen Baumstämme zersägen muss.

In vielen Situationen sind wir dieser Säger. Unseren Selbstbetrug zu erkennen, ist der erste Schritt zum Selbstmanagement.

Selbstmanagement und Fokus und Konzentration

Durch die Fokus-Brille betrachtet, geht es beim Selbstmanagement zunächst einmal darum, zu eliminieren, zu automatisieren und zu delegieren.

Sich auf sehr wenige oder gar nur eine einzige Aufgabe oder Tätigkeit zu fokussieren, bedeutet vor allem eines: Ablenkungen zu eliminieren.

All jene zweitrangigen To-Dos, die sich so hartnäckig um unsere Aufmerksamkeit bemühen, sollten möglichst vollständig aus unserem Fokus eliminiert werden.

Dies lässt sich am einfachsten mit einer Not-To-Do-Liste erreichen.

Was sich nicht einfach eliminieren lässt, kann möglicherweise automatisiert oder delegiert werden. Im digitalen Zeitalter bieten sich dafür viele gute Lösungen an.

Wer beispielsweise immer wieder die gleichen Fragen beantworten muss, kann diese Fragen einmalig in Form eines Videos beantworten und dieses Video all jenen Personen zur Verfügung stellen, die die entsprechende Frage stellen.

Sehr viele Aufgaben lassen sich außerdem an virtuelle Assistenten oder an speziell zu diesem Zweck gegründete Plattformen, wie zum Beispiel Fiverr, delegieren.

Zeit und Selbstmanagement Methoden

Zeitmanagement und Selbstmanagement – die Methoden

Wie wird man nun zu einem erfolgreichen Selbstmanager?

In der Praxis beruht ein funktionierendes Selbstmanagement auf (mindestens) zwei Grundlagen: Bewusstheit und Methoden. Beides geht Hand-in-Hand.

Die Bewusstheit entwickelt sich mit der Zeit automatisch und die Methoden lassen sich eins-zu-eins von den erfolgreichsten Menschen dieses Planeten kopieren.

Das Rad selbst komplett neu erfinden zu wollen, ist keine gute Idee.

Im Folgenden möchte ich einige praktikable Ansätze und Methoden vorstellen.

Zielsetzung

Ganz am Anfang steht das Ziel. Es existieren viele verschiedene Methoden der Zielsetzung.

Beliebt sind vor allem die sogenannten S.M.A.R.T Ziele, die sich im Projektmanagement großer Beliebtheit erfreuen.

Für persönliche Ziele sind diese jedoch höchstens in einer leicht abgewandelten Form zu gebrauchen, die in meinem Artikel über persönliche Ziele beschrieben ist.

Die Prinzipien (“the principles”) von Ray Dalio

Es ist grundsätzlich eine gute Idee, von Praktikern zu lernen, die mit ihrer Methode nachweislich großen Erfolg haben.

Das wohl raffinierteste Selbstmanagementsystem, das ich kenne, stammt von Ray Dalio, einem US-amerikanischen Hedgefonds-Manager und self-made Multimilliardär.

Sein System besteht aus sogenannten Prinzipien, die sich – vereinfacht gesprochen – mit den zehn Geboten aus der Bibel vergleichen lassen.

Mehr dazu in meinem Artikel über die Macht der Prinzipien.

Denken und Arbeiten trennen

Eines der meiner Meinung nach wichtigsten von insgesamt über 200 Prinzipien von Ray Dalio besagt, dass man Planung und Durchführung strikt trennen sollte. Erst erstellt man einen Plan und dann führt man ihn durch.

Beim Erstellen des Plans sollte man sich noch nicht damit befassen, wie es später sein wird, den Plan in die Tat umzusetzen.

Am besten ist es, sich bei der Erstellung des Plans vorzustellen, dass dieser für eine andere Person bestimmt ist. Auf diese Art und Weise verhindert man Selbstbetrug.

Die ALPEN-Methode

Das Erstellen eines Plans kann Teil der sogenannten ALPEN-Methode sein, die aus insgesamt fünf Schritten besteht:

  1. Aufgabe und Termine aufschreiben
  2. Die Dauer abschätzen beziehungsweise festlegen
  3. Pufferzeiten einplanen (In der Praxis braucht man etwa 50 % länger als gedacht)
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle

(Klicke hier um noch mehr über die ALPEN-Methode zu erfahren.)

Bevor man sich an die Planung und Durchführung des Plans macht, sollte man sich mit den Prioritäten auseinandersetzen.

Wer gut darin ist Prioritäten zu setzen, kann sehr viel Zeit sparen und dadurch auf lange Sicht deutlich mehr erreichen, als jemand, der nicht mit Prioritäten arbeiten.

Das Pareto-Prinzip

Dass es so wichtig ist, Prioritäten zu setzen, kann mit dem Pareto-Prinzip erklärt werden, welches auch als 80/20-Regel bekannt ist.

Vereinfacht gesprochen besagt das Pareto-Prinzip, dass sich 80 % der Resultate bereits mit 20 % des Aufwandes erreichen lassen.

Leider wird das Pareto-Prinzip von vielen Leuten zu sehr vereinfacht und auf Situationen angewendet, wo es gar keine Gültigkeit hat.

Mehr über das Pareto-Prinzip und seine korrekte Anwendung erfährst du in meinem Artikel über das Pareto-Prinzip.

Das Eisenhower Prinzip (oder Eisenhower-Matrix)

Das Eisenhower Prinzip beruht auf der Tatsache, dass man bestimmten Aufgaben die Attribute wichtig und dringend zuweisen kann.

Dadurch ergeben sich insgesamt vier Klassen von Aufgaben, denen man unterschiedliche Prioritäten zuweisen sollte.

In dem Buch Die 7 Wege zur Effektivität erklärt Stephen Covey, dass die meisten Menschen den dringenden aber nicht wichtigen Aufgaben intuitiv den Vorzug vor wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben geben.

Im Rahmen eines guten Selbstmanagements sollten diese beiden Prioritäten vertauscht werden.

(Klicke hier um mehr über das Eisenhower Prinzip erfahren.)

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse betrachtet nur eine Dimension und ist daher einfacher, aber weniger mächtig als das Eisenhower-Prinzip.

Die zu erledigen Aufgaben werden gemäß ihrer Wichtigkeit in drei Kategorien A, B und C eingeteilt.

A-Aufgaben: Sehr wichtige Aufgaben, die sofort erledigt werden sollten

B-Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben, die delegiert oder später erledigt werden

C-Aufgaben: Quasi unwichtige Aufgaben, die man entweder delegiert oder verwirft

(Klicke hier um mehr über die ABC-Analyse zu erfahren.)

Die Pomodoro Technik

Die Pomodoro-Technik zwingt einen dazu, regelmäßig Pausen einzulegen. Man stellt sich einen Timer auf 25 Minuten und macht dann 5 Minuten lang Pause.

Nach 4 Zyklen gönnt man sich eine Pause von 30 Minuten.

(Klicke hier, um mehr über die Pomodoro Technik zu erfahren.)

Eine Not-To-Do-Liste

Eine der wohl sinnvollsten Methoden zum Selbstmanagement ist die Not-To-Do-Liste, die all jene Projekte, Pläne und Tätigkeiten enthält, die uns am effektivsten von unseren wichtigsten To-Dos ablenken.

(Klicke hier um zu erfahren, wie auf eine elegante Art und Weise eine Not-To-Do-Liste erstellst.)

Fokus-Fragen

Eine Fokus-Frage ist eine Frage, die man an sich selbst stellt, um sich gedanklich wieder auf die richtige Bahn zu lenken, falls man mal vom Weg abgekommen ist.

Eine gute Fokus-Frage stammt aus dem Buch The ONE Thing von Gary Keller und lautet:

Welche eine Sache kann ich jetzt tun, damit in Zukunft alles einfacher wird?

Hier noch eine weitere mögliche Anwendung der Fokus-Frage: Bevor man einen Impuls, etwas zu tun, befolgt, sollte man sich fragen, ob diese Aufgabe überhaupt bearbeitet werden sollte.

Intuitiv arbeiten

Diese Idee stammt aus dem Buch Wie werde ich ein erfolgreicher Unternehmer von Stefan Merath.

Sinnhaft steht dort, dass unsere Intuition um einiges schneller arbeitet, als unser Verstand.

Im Endeffekt werden unsere Entscheidungen sowieso intuitiv getroffen, und der Verstand ist nur dazu da, die Intuition zu erklären und zu begründen.

Stefan Merath sagt, dass sich hier ein großer Geschwindigkeitsvorteil für Unternehmer ergibt, die ihre (intuitiven) Entscheidungen im Gegensatz zu Managern und Politikern nicht rechtfertigen und tausendfach absichern müssen.

Also können sie sich das Rationalisieren auch einfach sparen und direkt der Intuition folgen.

(Klicke den Link, um mehr über Intuition und Bauchentscheidungen zu erfahren.)

Selbstmanagement und Zeitmanagement Übungen

Wie man mit dem Selbstmanagement beginnen?

Bei umfangreichen Themen wie dem Selbstmanagement, ist es nicht ganz einfach, einen sinnvollen Einstieg zu finden.

Da gutes Selbstmanagement insbesondere von einer guten Selbstkenntnis und Selbstbeobachtung abhängt, empfiehlt es sich, zunächst diese beiden Grundlagen zu trainieren.

Vielen Menschen mangelt es an Fokus und Konzentration. Sie würden sich gerne selbst managen,  aber sie sind einfach zu unfokussiert.

Wenn du dich angesprochen fühlst, könnte mein Übersichtsartikel über Methoden zum  effektiven Steigern der Konzentration ein sinnvoller nächster Schritt für dich sein.

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