Das Eisenhower-Prinzip ist ein Konzept des Zeitmanagements, das dazu dient, schnell und einfach Prioritäten zu setzen. Die anstehenden Aufgaben werden nach den beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit jeweils einer von vier Kategorien zugeordnet, die anschließend in einer vorgegebenen Reihenfolge abgearbeitet werden. So soll vermieden werden, dass Aufgaben zu kurz kommen, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind.
Die Eisenhower-Methode wurde nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA benannt. Ob dieser seine Methode selbst erfunden, geschweige denn angewendet hat, ist nicht bekannt. Wie dem auch sei, die Methode löst ein verbreitetes Problem, das Präsident Eisenhower so formuliert hat:
„Mein Problem ist, dass die meisten dringenden Aufgaben nicht wichtig sind, während die meisten wichtigen Aufgaben nicht dringend sind.”
Dies ist insofern ein Problem für uns alle, als dass wir Menschen derart gestrickt sind, dass wir bevorzugt an denjenigen Aufgaben arbeiten, die am lautesten an die Tür klopfen. Ob diese dringenden Aufgaben wichtig sind, scheint uns dabei nicht sonderlich zu interessieren.
Das bedeutet: Wer sich keine Gedanken über Zeitmanagement macht, läuft Gefahr, die meiste Zeit des Tages an dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Wichtige Aufgaben, die nicht an die Tür klopfen, kommen zu kurz, und wenn man diese zu lange vor sich herschiebt, werden sie zusätzlich dringend werden. Doch dann ist die Katastrophe bereits passiert.
Etwas konkreter: Wir alle wissen, dass wir uns um unsere Familie und Freunde, die Gesundheit sowie um unsere finanzielle Absicherung im Alter kümmern sollten. Sehr viele Menschen kommen aber nicht dazu, weil ihnen ständig irgendetwas Dringendes dazwischenkommt:
- Der Chef will die Präsentation morgen auf dem Tisch haben.
- Ein Vertreter (falls es so etwas noch gibt) hat an der Tür geklingelt.
- Ein Bekannter hat etwas auf Facebook gepostet.
Tragisch ist, dass sich das Aufschieben der wichtigen Aufgaben irgendwann negativ auf unsere Fähigkeit auswirken wird, die dringenden Aufgaben zu erledigen. Mit anderen Worten: Es geht an die Substanz.
Wer körperlich ein Wrack ist, sich einsam fühlt und obendrein von Sorgen finanzieller Art gequält wird, kommt mit seinen Aufgaben verständlicherweise nicht voran. Am Ende wird noch weniger Zeit für die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben übrig sein. Man nennt das einen Teufelskreis.
Die Lösung des Problems:
Das Eisenhower-Prinzip
Nach dem Eisenhower-Prinzip werden alle Aufgaben einer von insgesamt vier Kategorien zugeordnet:
- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Nicht wichtig und auch nicht dringend
Diese vier Kategorien bilden die sogenannte Eisenhower-Matrix:
Die Eisenhower-Matrix | Sämtliche Aufgaben können einer von vier Kategorien (Quadranten) zugeordnet werden: (1) wichtig und dringend (2) wichtig, aber nicht dringend (3) dringend, aber nicht wichtig (4) nicht wichtig und nicht dringend.
App oder Papier?
Meiner Erfahrung nach macht es wenig Sinn, jede hereinkommende Aufgabe in eine Eisenhower-App einzupflegen, um sich von seinem Computer oder Smartphone Vorgaben machen zu lassen. Ich bevorzuge Papier. Eine optisch ansprechende Vorlage zum Ausdrucken gibt es auf dieser Webseite.
Der größte Nutzen der Eisenhower-Matrix besteht für mich darin, den Kern des Zeitmanagement-Problems zu erkennen, um nachzudenken und gegebenenfalls eine gute individuelle Lösung zu finden.
Wichtiges künstlich dringend machen
In einer perfekten Welt würden wir die vier Quadranten der Reihe nach bearbeiten: zuerst den ersten, dann den zweiten, dann den dritten und dann den vierten. Leider ist das menschliche Gehirn aber derart verdrahtet, dass wir den Drang verspüren, die Aufgaben des dritten Quadranten vor den Aufgaben des zweiten Quadranten zu bearbeiten. Wir haben sozusagen ein Motivationsproblem.
Die beste Lösung besteht darin, die Aufgaben aus dem zweiten Quadranten in den ersten Quadranten zu verschieben. Mit anderen Worten:
Wir müssen die wichtigen Aufgaben künstlich dringend machen!
Eine fast perfekte Lösung sind Rituale mit fixem Termin. Zum Beispiel:
- Immer Montag, Mittwoch und Freitag Sport treiben.
- Den Sonntag grundsätzlich für die Familie reservieren.
- Samstagabend mit guten Freunden essen gehen.
Unwichtiges dringendes delegieren?
Die Aufgaben aus dem dritten Quadranten (dringend, aber nicht wichtig) könnten an andere Menschen delegiert werden, zumindest wird diese Maßnahme häufig empfohlen. Zugegeben, die Idee ist verlockend, aber sie ist auch ein wenig asozial, denn im Endeffekt gibt man das faule Ei an eine andere Person weiter, die dann vor dem gleichen Problem steht.
Aufgaben zu delegieren macht nur dann Sinn, wenn die Aufgabe von einer Person übernommen wird, die in der Bearbeitung des entsprechenden Aufgabentyps kompetenter ist, als man selbst. Geringere Kosten können auch ein gutes Argument sein.
Den Zustrom in den dritten Quadranten stoppen
Jeder Mensch hat sozusagen eine eigene Eisenhower-Matrix. Aber die Eisenhower-Matrices der einzelnen Menschen hängen miteinander zusammen. Aufgaben, die sich in meinen dritten Quadranten drängen (dringend aber nicht wichtig), kommen fast immer aus der Matrix einer anderen Person.
Wenn die entspreche Aufgabe aus dem ersten Quadranten der Matrix einer anderen Person kommt, dann stellt sie für diese Person einen Notfall dar, und es wäre angebracht, ihr zu helfen. Wenn die entsprechende Aufgabe aber aus ihrem zweiten, dritten oder gar vierten Quadranten stammt, könnte es sinnvoller sein, einen Rigel vorzuschieben.
Dazu ein paar Anregungen:
- Einen Autoresponder einsetzen: „Ich habe deine E‑Mail bekommen. Ich bekomme viele E‑Mails. Ich werde mich um deine Anfrage kümmern, falls ich die Zeit dafür finde. Wenn es wirklich wichtig ist, komm vorbei oder ruf mich an.” Wenn die Person nicht vorbeikommt oder anruft, was häufig der Fall sein wird, kann ihre E‑Mail unbeantwortet bleiben.
- Sich klar machen, dass „Nein!“ ein vollständiger Satz ist. Man muss nicht jedes Nein begründen.
- Ganz wichtig: Selbst jemand sein, der anderen nicht mit unnötigen Anfragen und Aufgaben auf die Nerven geht.
Hier noch ein wichtiges Zitate von Präsident Eisenhower:
„Pläne sind wertlos, aber Planung ist alles!”
Soll heißen: Am Ende kommt sowieso alles anders und die größere er beiden Hälften des Plans funktioniert nicht. Das macht aber nichts, denn das Planen selbst erfüllt bereits einen Zweck: Man macht sich Gedanken und das ist niemals verkehrt!
Mehr zum Thema Zeitmanagement
Wenn dir deine Zeit wertvoll ist, sieh dir meinen Übersichtsartikel über Zeitmanagement an. Dort findest du weitere nützliche Methoden und einleuchtende Prinzipien des Zeitmanagements, die dir garantiert dabei helfen werden, die wertvollste Ressource von allen zu sparen: deine Zeit!
Und falls du gerade gar keine Zeit hast, weil dir alles über den Kopf wächst, solltest du dir unbedingt mein Buch Erfolg durch Fokus & Konzentration bestellen. Für Lesemuffel gibt es auch eine Hörbuch-Version.
