Das Eisen­hower-Prinzip – eine geniale Methode zum Prio­ri­sieren

Zuletzt aktua­li­siert am 26. Juni 2019 von Dr. Jan Höpker.

Das Eisen­hower-Prinzip ist ein Konzept des Zeit­ma­nage­ments, das dazu dient, schnell und einfach Prio­ri­täten zu setzen. Die anste­henden Aufgaben werden nach den beiden Kriterien Wich­tig­keit und Dring­lich­keit jeweils einer von vier Kate­go­rien zuge­ordnet, die anschlie­ßend in einer vorge­ge­benen Reihen­folge abge­ar­beitet werden. So soll vermieden werden, dass Aufgaben zu kurz kommen, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind.

Die Eisen­hower-Methode wurde nach Dwight D. Eisen­hower, dem 34. Präsi­denten der USA benannt. Ob dieser seine Methode selbst erfunden, geschweige denn ange­wendet hat, ist nicht bekannt. Wie dem auch sei, die Methode löst ein verbrei­tetes Problem, das Präsident Eisen­hower so formu­liert hat:

»Mein Problem ist, dass die meisten drin­genden Aufgaben nicht wichtig sind, während die meisten wichtigen Aufgaben nicht dringend sind.«

Dies ist insofern ein Problem für uns alle, als dass wir Menschen derart gestrickt sind, dass wir bevorzugt an denje­nigen Aufgaben arbeiten, die am lautesten an die Tür klopfen. Ob diese drin­genden Aufgaben wichtig sind, scheint uns dabei nicht sonder­lich zu inter­es­sieren.

Das bedeutet: Wer sich keine Gedanken über Zeit­ma­nage­ment macht, läuft Gefahr, die meiste Zeit des Tages an drin­genden, aber nicht wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Wichtige Aufgaben, die nicht an die Tür klopfen, kommen zu kurz, und wenn man diese zu lange vor sich herschiebt, werden sie zusätz­lich dringend werden. Doch dann ist die Kata­strophe bereits passiert.

Etwas konkreter: Wir alle wissen, dass wir uns um unsere Familie und Freunde, die Gesund­heit sowie um unsere finan­zi­elle Absi­che­rung im Alter kümmern sollten. Sehr viele Menschen kommen aber nicht dazu, weil ihnen ständig irgend­etwas Drin­gendes dazwi­schen­kommt:

  • Der Chef will die Präsen­ta­tion morgen auf dem Tisch haben.
  • Ein Vertreter (falls es so etwas noch gibt) hat an der Tür geklin­gelt.
  • Ein Bekannter hat etwas auf Facebook gepostet.

Tragisch ist, dass sich das Aufschieben der wichtigen Aufgaben irgend­wann negativ auf unsere Fähigkeit auswirken wird, die drin­genden Aufgaben zu erledigen. Mit anderen Worten: Es geht an die Substanz.

Wer körper­lich ein Wrack ist, sich einsam fühlt und obendrein von Sorgen finan­zi­eller Art gequält wird, kommt mit seinen Aufgaben verständ­li­cher­weise nicht voran. Am Ende wird noch weniger Zeit für die wichtigen, aber nicht drin­genden Aufgaben übrig sein. Man nennt das einen Teufels­kreis.

Die Lösung des Problems:

Das Eisen­hower-Prinzip

Nach dem Eisen­hower-Prinzip werden alle Aufgaben einer von insgesamt vier Kate­go­rien zuge­ordnet:

  1. Wichtig und dringend
  2. Wichtig, aber nicht dringend
  3. Dringend, aber nicht wichtig
  4. Nicht wichtig und auch nicht dringend

Diese vier Kate­go­rien bilden die soge­nannte Eisen­hower-Matrix:

Das Eisenhower-Prinzip (die Eisenhower-Matrix)

Die Eisen­hower-Matrix | Sämtliche Aufgaben können einer von vier Kate­go­rien (Quadranten) zuge­ordnet werden: (1) wichtig und dringend (2) wichtig, aber nicht dringend (3) dringend, aber nicht wichtig (4) nicht wichtig und nicht dringend.

App oder Papier?

Meiner Erfahrung nach macht es wenig Sinn, jede herein­kom­mende Aufgabe in eine Eisen­hower-App einzu­pflegen, um sich von seinem Computer oder Smart­phone Vorgaben machen zu lassen. Ich bevorzuge Papier. Eine optisch anspre­chende Vorlage zum Ausdru­cken gibt es auf dieser Webseite.

Der größte Nutzen der Eisen­hower-Matrix besteht für mich darin, den Kern des Zeit­ma­nage­ment-Problems zu erkennen, um nach­zu­denken und gege­be­nen­falls eine gute indi­vi­du­elle Lösung zu finden.

Wichtiges künstlich dringend machen

In einer perfekten Welt würden wir die vier Quadranten der Reihe nach bear­beiten: zuerst den ersten, dann den zweiten, dann den dritten und dann den vierten. Leider ist das mensch­liche Gehirn aber derart verdrahtet, dass wir den Drang verspüren, die Aufgaben des dritten Quadranten vor den Aufgaben des zweiten Quadranten zu bear­beiten. Wir haben sozusagen ein Moti­va­ti­ons­pro­blem.

Die beste Lösung besteht darin, die Aufgaben aus dem zweiten Quadranten in den ersten Quadranten zu verschieben. Mit anderen Worten:

Wir müssen die wichtigen Aufgaben künstlich dringend machen!

Eine fast perfekte Lösung sind Rituale mit fixem Termin. Zum Beispiel:

  • Immer Montag, Mittwoch und Freitag Sport treiben.
  • Den Sonntag grund­sätz­lich für die Familie reser­vieren.
  • Sams­tag­abend mit guten Freunden essen gehen.

Unwich­tiges drin­gendes dele­gieren?

Die Aufgaben aus dem dritten Quadranten (dringend, aber nicht wichtig) könnten an andere Menschen delegiert werden, zumindest wird diese Maßnahme häufig empfohlen. Zugegeben, die Idee ist verlo­ckend, aber sie ist auch ein wenig asozial, denn im Endeffekt gibt man das faule Ei an eine andere Person weiter, die dann vor dem gleichen Problem steht.

Aufgaben zu dele­gieren macht nur dann Sinn, wenn die Aufgabe von einer Person über­nommen wird, die in der Bear­bei­tung des entspre­chenden Aufga­ben­typs kompe­tenter ist, als man selbst. Geringere Kosten können auch ein gutes Argument sein.

Den Zustrom in den dritten Quadranten stoppen

Jeder Mensch hat sozusagen eine eigene Eisen­hower-Matrix. Aber die Eisen­hower-Matrices der einzelnen Menschen hängen mitein­ander zusammen. Aufgaben, die sich in meinen dritten Quadranten drängen (dringend aber nicht wichtig), kommen fast immer aus der Matrix einer anderen Person.

Wenn die entspreche Aufgabe aus dem ersten Quadranten der Matrix einer anderen Person kommt, dann stellt sie für diese Person einen Notfall dar, und es wäre ange­bracht, ihr zu helfen. Wenn die entspre­chende Aufgabe aber aus ihrem zweiten, dritten oder gar vierten Quadranten stammt, könnte es sinn­voller sein, einen Rigel vorzu­schieben.

Dazu ein paar Anre­gungen:

  • Einen Autore­sponder einsetzen: »Ich habe deine E‑Mail bekommen. Ich bekomme viele E‑Mails. Ich werde mich um deine Anfrage kümmern, falls ich die Zeit dafür finde. Wenn es wirklich wichtig ist, komm vorbei oder ruf mich an.« Wenn die Person nicht vorbei­kommt oder anruft, was häufig der Fall sein wird, kann ihre E‑Mail unbe­ant­wortet bleiben.
  • Sich klar machen, dass „Nein!“ ein voll­stän­diger Satz ist. Man muss nicht jedes Nein begründen.
  • Ganz wichtig: Selbst jemand sein, der anderen nicht mit unnötigen Anfragen und Aufgaben auf die Nerven geht.

Hier noch ein wichtiges Zitate von Präsident Eisen­hower:

»Pläne sind wertlos, aber Planung ist alles!«

Soll heißen: Am Ende kommt sowieso alles anders und die größere er beiden Hälften des Plans funk­tio­niert nicht. Das macht aber nichts, denn das Planen selbst erfüllt bereits einen Zweck: Man macht sich Gedanken und das ist niemals verkehrt!

Mehr zum Thema Zeit­ma­nage­ment

Wenn dir deine Zeit wertvoll ist, sieh dir meinen Über­sichts­ar­tikel über Zeit­ma­nage­ment an. Dort findest du weitere nützliche Methoden und einleuch­tende Prin­zi­pien des Zeit­ma­nage­ments, die dir garan­tiert dabei helfen werden, die wert­vollste Ressource von allen zu sparen: deine Zeit!

Und falls du gerade gar keine Zeit hast, weil dir alles über den Kopf wächst, solltest du dir unbedingt mein Buch Erfolg durch Fokus & Konzen­tra­tion bestellen. Für Lese­muffel gibt es auch eine Hörbuch-Version.

Ich wünsche dir viel Erfolg!
Jan Höpker

Dr. Jan Höpker - Foto Autorenbox

Über Dr. Jan Höpker

Eines Tages wachte ich auf und stellte fest, dass ich über viele spannende Themen nicht nur nichts wusste, sondern nicht einmal wusste, dass ich nichts über sie wusste (trotz Studium und Promotion). Seitdem lese ich viele schlaue Bücher und mache mir Gedanken, die ich auf dieser Webseite veröf­fent­liche.

Meine Artikel gehen in die Tiefe, weil ich für Ober­fläch­lich­keit keine Zeit habe. Warum die Seite HabitGym heißt? Weil es nicht darum geht, Dinge nur zu wissen, sondern Wissen auch anzu­wenden, was einiger Übung bedarf. Auch Geld ist nur ein Werkzeug, nicht mehr und nicht weniger. Zurzeit arbeite ich übrigens an meiner zweiten Million – die erste Million hat leider nicht geklappt ;)

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P.S.: Mitt­ler­weile habe ich selbst einige Bücher geschrieben (siehe hier).

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