Das Eisen­hower-Prinzip – Wie man die 4 Quadranten kreativ meistert

Das Eisenhower-PrinzipDas Eisen­hower-Prinzip, im Folgenden auch als Eisen­hower-Methode bezeichnet, ist eine der bekann­testen Ideen des klas­si­schen Zeit­ma­nage­ments.

Sie wurde nach Dwight D. Eisen­hower, dem 34. Präsi­denten der USA benannt. (Ob Eisen­hower seine Methode selbst erfunden, geschweige denn ange­wendet hat, ist nicht bekannt.)

Das Eisen­hower-Prinzip hilft bei der Lösung eines verbrei­teten Problems. Eisen­hower selbst soll es folgen­der­maßen formu­liert haben:

«Mein Problem ist, dass die meisten drin­genden Aufgaben nicht wichtig sind, während die meisten wichtigen Aufgaben nicht dringend sind.»

Das Problem von uns Menschen ist, dass wir bevorzugt an denje­nigen Aufgaben arbeiten, die am lautesten an die Tür klopfen. Ob diese Aufgaben wichtig sind, spielt dabei erstmal keine große Rolle. Wer sich keine Gedanken über Zeit­ma­nage­ment macht, wird die meiste Zeit des Tages nur damit beschäf­tigt sein, an diesen drin­genden, aber nicht wichtigen Aufgaben zu arbeiten.

Das ist insofern schlecht, als dass es neben­diesen drin­genden Aufgaben auch wichtige Aufgaben gibt, die nicht an die Tür klopfen – zumindest nicht, solange sie «nur» wichtig sind. Irgend­wann werden diese Aufgaben dringend werden, aber dann ist es oft schon zu spät, etwas zu tun.

Wir alle wissen, dass wir uns um unsere Familie und Freunde, die Gesund­heit und um unsere finan­zi­elle Absi­che­rung im Alter kümmern sollten. Viele Menschen kommen leider nicht dazu, sich um diese wirklich wichtigen Dinge zu kümmern, da ihnen ständig irgend­etwas Drin­gendes dazwi­schen kommt.

  1. Der Chef möchte die (unnötige) Präsen­ta­tion morgen auf dem Tisch liegen haben.
  2. Die Zeugen Jehovas haben an der Tür geklin­gelt.
  3. Und so weiter.

Das tragische an diesem Problem ist, dass sich die aufge­scho­benen wichtigen Aufgaben irgend­wann negativ auf unsere Fähigkeit auswirken werden, die drin­genden Aufgaben zu erledigen.

Wer sich unfit und einsam fühlt und sich Sorgen um seine finan­zi­elle Situation macht, kommt mit der Erstel­lung der (unnötigen) Präsen­ta­tion nicht gut voran. Er wird länger brauchen, was dazu führt, dass am Ende noch weniger Zeit für die wichtigen, aber nicht drin­genden Aufgaben übrig ist. Man nennt das einen «Teufels­kreis» (ich weiß auch nicht, ob er so heißt, weil ihn der Teufel erfunden hat, aber es würde passen).

Die Lösung lautet:

Das Eisen­hower-Prinzip

Zugegeben, es wäre leicht über­trieben, zu behaupten, dass die Eisen­hower-Methode imstande ist, dieses Problem einfach zu lösen. Einfach wird es nämlich nicht. Die Eisen­hower-Methode ist nur das Hilfs­mittel. Lösen muss man das Problem schon selbst.

Nach dem Eisen­hower-Prinzip werden alle Aufgaben einer von insgesamt vier Kate­go­rien zuge­ordnet:

  1. Wichtig und dringend
  2. Wichtig, aber nicht dringend
  3. Dringend, aber nicht wichtig
  4. Nicht wichtig und auch nicht dringend

Diese vier Kate­go­rien bilden die soge­nannte Eisen­hower-Matrix:

Das Eisenhower-Prinzip (die Eisenhower-Matrix)

Die Eisen­hower-Matrix | Sämtliche Aufgaben können einer von vier Kate­go­rien (Quadranten) zuge­ordnet werden: (1) wichtig und drigend (2) wichtig, aber nicht dringend (3) drigend, aber nicht wichtig (4) nicht wichtig und nicht dringend.

Meiner Meinung nach sollte man nicht jede herein­kom­mende Aufgabe in irgend­eine Eisen­hower-App einpflegen, um sich von seinem Handy herum­kom­man­dieren zu lassen. Der Nutzen der Eisen­hower-Matrix besteht vielmehr darin, den Kern unseres Zeit­ma­nage­ment-Problems zu erkennen, um über ihn nach­zu­denken und gege­be­nen­falls eine gute indi­vi­du­elle Lösung zu finden.

In einer perfekten Welt würden wir die vier Quadranten der Reihe nach bear­beiten: Erst den ersten, dann den zweiten, dann den dritten und dann den vierten. (Wobei wir uns den vierten Quadranten auch einfach schenken könnten.)

Leider ist das Gehirn jedoch so verdrahtet, dass wir die Aufgaben aus dem dritten Quadranten vor den Aufgaben aus dem zweiten Quadranten bear­beiten. Dies ist unser größtes Problem und es sollte dringend gelöst werden.

Die meiner Meinung nach beste Lösung besteht darin, die Aufgaben aus dem zweiten Quadranten in den ersten Quadranten zu verschieben. Mit anderen Worten: Wir müssen sie künstlich dringend machen.

Eine fast perfekte Lösung sind Rituale mit fixem Termin:

  • Montag, Mittwoch und Freitag ist Sport!
  • Sonntag ist Ausflug mit der Familie!
  • Sams­tag­abend ist essen gehen mit Freunden!

In einem zweiten Schritt könnten die Aufgaben aus dem dritten Quadranten (dringend, aber nicht wichtig) an andere Menschen delegiert werden, zumindest wird diese Maßnahme häufig empfohlen.

Zugegeben, die Idee ist verlo­ckend, aber auf der anderen Seite ist sie oft asozial, denn damit gibt man das faule Ei an eine andere Person weiter, die dann vor dem gleichen Problem steht.

Meiner Meinung nach macht das Dele­gieren nur dann Sinn, wenn man die Aufgabe an eine andere Person weiter gibt, die in der Bear­bei­tung dieses Aufga­ben­typs kompe­tenter ist, als man selbst.

  • Die Steu­er­erklä­rung von einem Steu­er­be­rater machen lassen. (Nicht vom besten Freund, der einem noch einen Gefallen schuldet.)
  • Die Wohnung von jemandem putzen lassen, der das kann.
  • Und so weiter.

Ein dritter Punkt: Jeder Mensch hat seine eigene Eisen­hower-Matrix, aber die Eisen­hower-Matrices der einzelnen Menschen hängen mitein­ander zusammen. Aufgaben, die sich in meinen dritten Quadranten drängen (dringend aber nicht wichtig), kommen fast immer aus der Matrix einer anderen Person, die versucht, ihre Aufgaben an mich zu dele­gieren.

Wenn die entspreche Aufgabe aus dem ersten Quadranten einer anderen Person kommt, dann stellt sie für diese Person einen Notfall dar und wir sollten dieser Person in jedem Fall helfen. Wenn die entspre­chende Aufgabe aber aus dem zweiten, dritten oder vierten Quadranten einer anderen Person kommt, kann es sinn­voller sein, dieser Person beizu­bringen, ihre Aufgaben nicht mehr einfach bei uns abzuladen.

Dazu ein paar Anre­gungen:

  • Aus Prinzip keine Anfragen per Email beant­worten (zum Beispiel mit Autore­sponder: «Ich habe deine Email bekommen. Ich bekomme viele Emails. Ich werde mich um deine Anfrage kümmern, wenn ich die Zeit dafür finde. Wenn es wirklich wichtig ist, störe mich unter dieser Tele­fon­nummer: 555-NASE.» Wenn die Person nicht anruft, was fast immer der Fall ist, kann ihre Mail ungesehen gelöscht werden.)
  • Sich klar machen, dass „Nein!“ ein voll­stän­diger Satz ist. Man muss nicht jedes Nein begründen. (Am Anfang habe ich mich auch schlecht gefühlt, wenn ich den Zeugen Jehovas die Tür vor der Nase zuge­schlagen oder bei Werbe­an­rufen einfach wortlos aufgelegt habe. Irgend­wann fängt es aber an, Spaß zu machen.)
  • Ganz wichtig: Selbst eine Person sein, die andere Menschen nicht mit unnötigen Aufgaben nervt. («Wie man es in den Wald ruft, so …»)

Zum Schluss noch ein meiner Meinung nach ziemlich wichtiges Zitate von Eisen­hower:

«Pläne sind wertlos, aber Planung ist alles!»

Soll heißen: Am Ende kommt sowieso alles anders und die größere er beiden Hälften des Plans funk­tio­niert nicht. Das macht aber nichts, denn das Planen selbst erfüllt bereits einen Zweck: Man macht sich Gedanken und das kann niemals ein Fehler sein!

Wenn dir deine Zeit wichtig ist, solltest du dir als nächstes meinen Über­sichts­ar­tikel über Zeit­ma­nage­ment ansehen, denn dort wirst du weitere Methoden und Prin­zi­pien des Zeit­ma­nage­ment kennen­lernen.

Und wenn du gerade keine Zeit hast, dann bestelle dir zumindest mein Buch Erfolg durch Fokus & Konzen­tra­tion, damit du demnächst wieder mehr Zeit hast!

Ich wünsche viel Erfolg!
Jan

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Dr. Jan Höpker

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