Fokussiert arbeiten: 5 Schritte, mit denen du bei der Sache bleibst

Du hast dir fest vorgenommen, fokussiert zu arbeiten, um bei einem wichtigen Projekt voranzukommen. So weit dein Plan.

Die Realität sieht leider anders aus: Vielleicht checkst du morgens erst einmal deine E-Mails und kümmerst dich um dies und das. Nachdem du fertig bist und wieder auf die Uhr schaust, ist der halbe Vormittag vorbei – und dein wichtiges Projekt hast du noch nicht einmal angefasst.

Vielleicht fängst du auch an, unterbrichst die Arbeit aber schon nach kurzer Zeit wieder. Weil eine Nachricht aufgepoppt ist, dir spontan etwas eingefallen ist oder die Sache doch anstrengender ist, als du erwartet hattest.

Am Ende des Tages bist du deinem eigentlichen Ziel jedenfalls kaum näher gekommen. Frustriert fragst du dich:

Warum fällt es mir so verdammt schwer, ein wichtiges Projekt durchzuziehen? Was kann ich tun, um endlich fokussierter zu arbeiten?

In diesem Artikel stelle ich dir mein bewährtes Fünf-Schritte-System vor, mit dem du wichtige Projekte konsequent voranbringst.

Was bedeutet fokussiertes Arbeiten?

Im Alltag machen wir zwischen Fokus und Konzentration meist keinen Unterschied.

Wenn jemand sagt, dass er fokussiert arbeiten möchte, meint er meistens, dass er bei einer wichtigen Aufgabe bleiben möchte, ohne sich ablenken zu lassen oder Multitasking zu betreiben.

Das ist völlig verständlich. Meiner Erfahrung nach kann es aber hilfreich sein, diese beiden Begriffe zu unterscheiden:

• Konzentriert arbeiten bedeutet, dass du deine volle Aufmerksamkeit und mentale Energie in diesem Moment auf eine einzige Aufgabe richtest.
• Fokussiert arbeiten bedeutet, dass du über einen längeren Zeitraum immer wieder zu einem wichtigen Ziel zurückkehrst und konzentriert daran arbeitest, bis du es erreicht hast.

Mit anderen Worten:

„Konzentration gewinnt das nächste Spiel – Fokus gewinnt die Meisterschaft.“

Als Buchautor brauche ich Konzentration, um hier und jetzt einen komplizierten Gedanken auszuformulieren. Und ich brauche Fokus, um auch morgen, übermorgen und nächste Woche an meinem Buch weiterzuarbeiten, bis es fertig ist.

Wenn es dir vor allem darum geht, während eines einzelnen Arbeitsblocks mit deiner Aufmerksamkeit bei einer Aufgabe zu bleiben, findest du in meinem Artikel über konzentriertes Arbeiten konkrete Empfehlungen.

Fokussiertes Arbeiten hat drei Grundpfeiler:

1. Du weißt, was du erreichen willst und was als Nächstes zu tun ist.
2. Du kannst dich während der Arbeit auf deine Aufgabe konzentrieren.
3. Du kehrst regelmäßig zu deinem Vorhaben zurück.

Wenn dir nur einer dieser Grundpfeiler fehlt, wird es schwierig.

5 Schritte für fokussiertes Arbeiten

Wie schafft man es, eine wichtige Aufgabe nicht nur konzentriert zu beginnen, sondern auch konsequent zu Ende zu bringen?

Diese Frage beschäftigt mich seit mehr als zehn Jahren. Die fünf folgenden Schritte haben sich in meiner eigenen Arbeit und der meiner Kursteilnehmer als besonders nützlich erwiesen.

Die fünf Schritte bilden zusammen ein System: Du legst zuerst fest, was du erreichen möchtest und wann du daran arbeitest. Dann schaffst du die Voraussetzungen, um bei der Arbeit konzentriert zu bleiben. Zum Schluss sorgst du dafür, dass du dein Vorhaben konsequent weiterverfolgst.

1. Lege dein Etappenziel und den nächsten Schritt fest

„Heute arbeite ich an meiner Präsentation“ scheint auf den ersten Blick ein guter Plan zu sein. Tatsächlich bleibt aber offen, was du konkret tun willst und wann du damit fertig bist.

Was bedeutet „an der Präsentation arbeiten“? Willst du Informationen sammeln, eine Gliederung erstellen, die ersten fünf Folien gestalten oder die gesamte Präsentation abschließen?

Je unklarer dein Etappenziel ist, desto häufiger musst du deine Arbeit unterbrechen, um zu überlegen, was zu tun ist. Außerdem weißt du nicht, wann du für heute fertig bist. Es kann sich dann schnell so anfühlen, als ob deine Aufgabe gar kein Ende hätte. Andere Tätigkeiten, bei denen du schnell ein sichtbares Ergebnis erzielst, wirken dann umso verlockender.

Nimm dir darum für jeden Arbeitsblock ein überschaubares Etappenziel vor, das du in der verfügbaren Zeit tatsächlich erreichen kannst und das dein Projekt spürbar voranbringt. Zum Beispiel:

• „Am Ende steht die Gliederung der Präsentation.“
• „Am Ende ist der erste Entwurf des Angebots geschrieben.“
• „Am Ende habe ich die drei möglichen Anbieter miteinander verglichen.“

Ein klares Ziel sagt dir, wo du ankommen willst. Es sagt dir aber nicht automatisch, wo du anfangen sollst.

Frage dich deshalb: Was ist der nächste praktische Schritt?

Nicht: „Steuererklärung machen“, sondern: „Die benötigten Belege aus dem E-Mail-Postfach herunterladen.“

Nicht: „Website überarbeiten“, sondern: „Die bestehende Startseite durchgehen und alle unklaren Abschnitte markieren.“

Ein guter nächster Schritt ist so konkret formuliert, dass du ohne weitere Planung damit beginnen kannst.

2. Reserviere dein Fokusfenster zur richtigen Zeit

Wichtige Aufgaben werden oftmals in die Lücken zwischen Terminen, E-Mails und Alltagsorganisation geschoben. Mit anderen Worten: Sie bekommen nur die Zeit, die zufällig übrig bleibt.

Wenn ein Projekt wirklich wichtig ist, solltest du ihm einen festen Platz in deinem Arbeitstag geben. Reserviere ein Zeitfenster, in dem du nur an dieser Sache arbeitest.

Dabei spielt nicht nur die Länge des Fokusfensters eine Rolle, sondern auch seine Lage im Tagesverlauf. Eine Stunde ist nämlich nicht zu jeder Tageszeit gleich viel wert. Für anspruchsvolle Denkarbeit macht es einen großen Unterschied, ob du dich wach und klar fühlst oder ob dein mentaler Akku bereits zur Neige geht.

Wahrscheinlich weißt du bereits, wann du besonders leistungsfähig bist. Falls nicht, beobachte deine Hochs und Tiefs einige Tage lang. Wann fühlst du dich besonders wach und geistig klar?

Nutze deine leistungsfähigsten Zeiten für deine wichtigsten Denkaufgaben. Routinearbeiten wie E-Mails, Ablage und Organisation kannst du in Phasen erledigen, in denen du dich weniger leistungsfähig fühlst.

Wie lang sollte dein Fokusblock sein?

Das lässt sich nicht pauschal sagen.

Mein Tipp: Orientiere dich nicht an konkreten Zahlen, sondern an der Qualität deiner Arbeit. Wenn du Sätze plötzlich mehrfach lesen musst, um sie zu verstehen, du mehr Tippfehler machst oder einen immer stärkeren Drang verspürst, etwas anderes zu tun, ist es wahrscheinlich Zeit für eine Pause.

Als Einstieg kannst du die Pomodoro-Technik ausprobieren: Dabei arbeitest du 25 Minuten konzentriert und machst dann fünf Minuten Pause. Die 25 Minuten sind kein Naturgesetz. Probiere unterschiedliche Zeiträume aus und finde heraus, mit welchem Rhythmus du am besten arbeitest.

Wichtig ist, dass du dich in den Pausen tatsächlich erholst. Verbringe deine Pause möglichst nicht am Bildschirm, sondern steh auf, bewege dich, schau aus dem Fenster oder geh ein paar Minuten nach draußen.

Trage dein Fokusfenster am besten wie einen festen Termin in deinen Kalender ein. Wie du deine wichtigsten Aufgaben, feste Termine und ausreichende Puffer zu einem realistischen Tagesplan zusammenfügst, zeige ich dir in meinem Artikel über strukturiertes Arbeiten.

3. Verhindere äußere Ablenkungen im Voraus

Viele Menschen versuchen, Ablenkungen erst dann zu widerstehen, wenn sie bereits da sind. Das ist nicht nur unnötig anstrengend – es funktioniert auch oft nicht.

Eine neue Nachricht zieht deine Aufmerksamkeit auch dann auf sich, wenn du sie nicht beantwortest. Du musst dich entscheiden, sie zu ignorieren, und ein Teil deiner Gedanken bleibt möglicherweise bei der Frage hängen, was darin stehen könnte.

Es ist einfacher und effektiver, Ablenkungen gar nicht erst entstehen zu lassen.

Bevor du deinen Fokusblock beginnst:

• Schalte automatische Benachrichtigungen an deinen Geräten aus.
• Schließe Programme und Browser-Tabs, die du nicht brauchst.
• Lege dein Smartphone außer Sicht- und Griffweite.
• Lege benötigte Unterlagen bereit, damit du nicht mitten in der Arbeit danach suchen musst.

Für fokussiertes Arbeiten musst du nicht den ganzen Tag unerreichbar sein. Schütze dich lediglich während des zuvor eingeplanten Fokusfensters vor Unterbrechungen. Teile deinem Umfeld gegebenenfalls mit, bis wann du konzentriert arbeiten möchtest und ab wann du wieder erreichbar bist.

4. Sorge dafür, dass du dich nicht selbst ablenkst

Eine gute Planung kann ihre Wirkung nur entfalten, wenn du dich anschließend auf die jeweils vorgesehene Aufgabe konzentrierst. Genau das fällt vielen Menschen schwer. Sie versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen – mit anderen Worten: Sie betreiben Multitasking.

Wir Menschen können uns aber nicht auf mehrere geistig anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig konzentrieren. Unser Gehirn simuliert parallele Verarbeitung, indem es ständig zwischen den Aufgaben hin und her wechselt.

Und das ist mit gravierenden Nachteilen verbunden: Bei jedem Wechsel muss dein Gehirn die Gedanken und Erinnerungen zur einen Aufgabe loslassen und sich auf die andere Aufgabe einstellen. Das verursacht sogenannte Wechselkosten: Du brauchst unter dem Strich länger, ermüdest schneller und machst mehr Fehler.

Deshalb bist du unter dem Strich produktiver, wenn du während eines Fokusblocks bei der Aufgabe bleibst, die du dir vorgenommen hast.

Das heißt nicht, dass dir keine anderen Gedanken mehr in den Sinn kommen dürfen. Wahrscheinlich werden dir immer wieder Dinge einfallen, die du noch erledigen musst.

Notiere dir solche Gedanken, ohne sie weiterzuverfolgen. So musst du sie nicht im Kopf behalten, kannst aber später darauf zurückkommen.

5. Plane, wann und wie du weitermachst

Bis hierhin ging es vor allem darum, wie du dich während eines einzelnen Arbeitsblocks auf eine Aufgabe konzentrierst. Wichtige Projekte lassen sich aber selten in einer einzigen Sitzung abschließen.

Der eigentliche Fokus zeigt sich deshalb auch zwischen zwei Arbeitseinheiten.

Nimm dir am Ende deines Fokusblocks zwei Minuten Zeit und beantworte drei Fragen:

1. Was habe ich in diesem Arbeitsblock erreicht?
2. Was ist der nächste konkrete Schritt?
3. Wann arbeite ich weiter?

Halte außerdem Gedanken, Zwischenergebnisse und offene Fragen schriftlich fest. Dadurch findest du beim nächsten Mal schneller wieder in die Aufgabe zurück und musst nicht einen Teil deiner Arbeit gedanklich rekonstruieren.

Dieser kleine Abschluss verhindert, dass ein Projekt nach einem guten Start wieder vom Alltag verdrängt wird. Du lässt die Fortsetzung nicht dem Zufall über, sondern bereitest sie bereits vor.

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Mit diesen fünf Schritten schaffst du gute Voraussetzungen für fokussiertes Arbeiten. Ihre konsequente Umsetzung ist heute allerdings schwieriger als noch vor einigen Jahren. Das liegt nicht nur an dir, sondern auch an den Bedingungen, unter denen wir inzwischen arbeiten.

Warum fokussiertes Arbeiten heute so schwerfällt

Menschen haben sich schon immer ablenken lassen und wichtige Vorhaben aus den Augen verloren. Seit ein paar Jahren verändern sich aber die Bedingungen, unter denen wir arbeiten. Und durch die KI-Entwicklung gewinnt dieser Wandel derzeit noch einmal an Geschwindigkeit.

Es haben sich drei Fallen aufgetan, die es in früheren Zeiten so nicht gab.

1. Ablenkungen sind jederzeit verfügbar

Uns steht ein ganzes Universum an Informationen und Werkzeugen per Knopfdruck zur Verfügung. Das kann ein großer Vorteil sein. Es bedeutet aber auch, dass es in jedem Moment unzählige Alternativen zu unserer aktuellen Aufgabe gibt.

Die ständige Verfügbarkeit dieser Alternativen ruft immer wieder den Drang in uns hervor, die Tätigkeit zu wechseln oder nur kurz etwas nachzuschauen.

Das bringt uns in ein Dilemma: Sowohl der Versuch zu widerstehen als auch das Nachgeben verbrauchen mentale Energie. Deshalb entleert sich unser mentaler Akku in Gegenwart von Ablenkungen und Versuchungen besonders schnell.

2. Viele natürliche Regenerationspausen sind weggefallen

Heute können wir Informationen beschaffen und mit unseren Kunden und Kollegen kommunizieren, ohne zwischendrin von unserem Stuhl aufstehen zu müssen. Alles geht vom eigenen Rechner aus. Eine Aufgabe geht nahtlos in die nächste über.

Gleichzeitig werden immer mehr einfache Routineaufgaben von Tools übernommen. Dadurch wächst der Anteil geistig anspruchsvoller Arbeit: Wir müssen Probleme lösen, Entscheidungen treffen, Informationen einordnen und Ideen entwickeln.

Aufgrund dieser Arbeitsverdichtung gibt es in unserem Arbeitsalltag kaum noch natürliche Pausen in Form von Wartezeiten, notwendigen Ortswechseln und echten zwischenmenschlichen Interaktionen, in denen sich unser mentaler Akku wieder aufladen könnte.

3. Wir betreiben Multitasking, ohne es zu merken

Bei der Arbeit sind wir immer häufiger Manager und ausführende Person in einem. Wir müssen entscheiden, was zu tun ist, und es anschließend selbst umsetzen.

Wenn wir diese beiden Rollen nicht zeitlich voneinander trennen, betreiben wir Multitasking, ohne es zu merken: Statt eine Aufgabe konzentriert bis zum Ende auszuführen, wechseln wir immer wieder in den Planungsmodus, treffen eine Entscheidung und kehren anschließend zur Umsetzung zurück.

Der ständige Wechsel zwischen Planung und Umsetzung kosten Zeit und mentale Energie. Außerdem wird verhindert, dass wir in den Flow kommen und Befriedigung in unserer Arbeit finden.

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Aufgrund dieser drei Fallen entstehen Fokus und Konzentration heute nicht allein durch Disziplin. Du brauchst Arbeitsbedingungen, die es dir ermöglichen, bei der Sache zu bleiben.

Genau darum geht es in meinem kostenlosen Webinar „Die Kunst & Wissenschaft des konzentrierten Arbeitens“. Ich zeige dir, warum uns geistige Arbeit heute schneller erschöpft und wie du deine Arbeitsweise anpassen kannst, um auch unter den neuen Bedingungen konzentriert und fokussiert zu arbeiten.

Hier kannst du kostenlos am Webinar teilnehmen.