Konzentriert arbeiten: So bleibst du länger bei einer Aufgabe

Du möchtest eine schwierige Aufgabe erledigen und setzt dich hoch motiviert an deinen Schreibtisch, um konzentriert daran zu arbeiten.

Ein paar Minuten später bist du mit deinen Gedanken ganz woanders. Du checkst deine E-Mails, liest irgendetwas im Internet oder erledigst spontan etwas anderes, das dir gerade eingefallen ist. Als du endlich zu deiner ursprünglichen Aufgabe zurückfindest, musst du dich erst wieder orientieren.

So geht es bis zum Feierabend weiter. Du arbeitest, kommst aber kaum voran.

Warum fällt es dir so schwer, über längere Zeit konzentriert zu arbeiten? Und was kannst du konkret tun, um mit deiner Aufmerksamkeit bei einer Aufgabe zu bleiben? Darum geht es in diesem Artikel.

Ich zeige dir, welche Rahmenbedingungen konzentriertes Arbeiten begünstigen und wie du deinen nächsten Arbeitsblock so vorbereitest, dass du nicht ständig den Faden verlierst.

Was bedeutet konzentriertes Arbeiten?

Konzentriert arbeiten bedeutet, dass du deine Aufmerksamkeit und mentale Energie im Hier und Jetzt auf eine einzige Aufgabe richtest. Du lässt dich nicht ablenken und wechselst nicht ständig zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her.

Im Alltag machen wir zwischen Fokus und Konzentration meist keinen großen Unterschied. Meiner Erfahrung nach kann es aber hilfreich sein, diese beiden Begriffe zu unterscheiden.

• Konzentration brauchst du, um dich hier und jetzt ganz auf eine Aufgabe einzulassen.
• Fokus brauchst du, um über mehrere Tage, Wochen oder Monate immer wieder zu einem wichtigen Projekt zurückzukehren.

Mit anderen Worten:

„Konzentration gewinnt das nächste Spiel – Fokus gewinnt die Meisterschaft.“

Als Buchautor brauche ich Konzentration, um meine Gedanken auszuformulieren. Und ich brauche Fokus, um mein Buch über mehrere Wochen Kapitel für Kapitel zu schreiben, bis es fertig ist.

Geht es dir vor allem darum, ein größeres Projekt über einen längeren Zeitraum voranzubringen? Dann findest du in meinem Artikel über fokussiertes Arbeiten ein bewährtes Fünf-Schritte-System für konsequentes Dranbleiben.

In diesem Artikel geht es dagegen um den einzelnen Arbeitsblock. Was kannst du konkret tun, damit du für eine begrenzte Zeit mit deiner Aufmerksamkeit bei einer anspruchsvollen Aufgabe bleibst?

Warum fällt konzentriertes Arbeiten heute so schwer?

Konzentration lässt sich nicht einfach beschließen oder erzwingen. Du kannst aber die Bedingungen so gestalten, dass es dir deutlich leichter fällt.

Dabei kommt es vor allem auf drei Dinge an:

1. Du brauchst ein klares Ziel für deine Aufmerksamkeit.
2. Du musst äußere und innere Ablenkungen möglichst klein halten.
3. Du brauchst ausreichend mentale Energie für deine Aufgabe – also die nötige geistige Leistungsfähigkeit, um deine Aufmerksamkeit zu steuern, Informationen im Kopf zu behalten und schwierige Entscheidungen zu treffen.

Diese Bedingungen herzustellen, ist in den vergangenen Jahren schwieriger geworden. Die Gründe dafür sind:

Ablenkungen sind überall und jederzeit verfügbar

Noch nie zuvor konnten wir per Knopfdruck auf so viele Informationen, Werkzeuge und Unterhaltungsmöglichkeiten zugreifen wie heute. Das kann ein großer Vorteil sein. Es bedeutet aber auch, dass es in jedem Moment unzählige Alternativen zu unserer aktuellen Aufgabe gibt.

Aufgrund der ständigen Verfügbarkeit dieser Alternativen haben wir oft den Drang, kurz irgendetwas zu checken oder zwischendurch zu erledigen.

Dabei kann man nur verlieren. Dem Drang zu widerstehen, ist mental anstrengend. Und wenn du dem Drang nachgibst, verlierst du den Faden und wirst dich später erneut in deine Aufgabe hineindenken müssen. Beides kostet mentale Energie.

Wir wechseln ständig zwischen Aufgaben

Viele Wissensarbeiter haben sich angewöhnt, mehrere Dinge parallel zu tun. Sie schreiben an einem Text, beantworten zwischendurch kurz eine Nachricht, suchen eine Information und kehren dann wieder zum Text zurück.

Sie haben das Gefühl, auf diese Weise schneller voranzukommen. Tatsächlich ist unsere Aufmerksamkeit jedoch nicht teilbar. Sie wechselt nur schnell zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her. Und bei jedem Aufgabenwechsel fallen Wechselkosten an: Wir brauchen unter dem Strich länger, ermüden schneller und machen mehr Fehler.

Geistige Arbeit ist anspruchsvoller geworden

Immer mehr einfache Routineaufgaben sind inzwischen automatisiert. Dadurch wächst der Anteil der geistig anspruchsvollen Arbeit, bei der wir Probleme lösen, Entscheidungen treffen und neue Ideen entwickeln müssen.

Gleichzeitig können wir von unserem Rechner aus nahezu ohne Unterbrechung an Meetings teilnehmen, Informationen beschaffen, Dokumente bearbeiten und mit anderen Menschen kommunizieren. Darum gibt es heute kaum noch natürliche Pausen, die sich früher durch Wartezeiten und notwendige Ortswechsel ergeben haben. Eine geistig anspruchsvolle Aufgabe geht häufig direkt in die nächste über.

Darum ist mentale Energie für Wissensarbeiter zu einem entscheidenden Engpass geworden.

Genau darüber spreche ich in meinem kostenlosen Webinar „Die Kunst & Wissenschaft des konzentrierten Arbeitens“. Ich zeige dir, warum uns geistige Arbeit heute so schnell erschöpft und wie du deine Arbeitsweise anpassen kannst, um auch unter den neuen Bedingungen konzentriert und fokussiert zu arbeiten.

Hier kannst du kostenlos am Webinar teilnehmen.

So bereitest du konzentriertes Arbeiten vor

Mit zwei oder drei Stunden konzentrierter Arbeit lässt sich häufig mehr erreichen als an einem ganzen Arbeitstag voller Ablenkungen und Unterbrechungen. Entscheidend ist jedoch, dass du nicht einfach auf Konzentration hoffst, sondern deinen Arbeitsblock entsprechend vorbereitest.

1. Entscheide dich für eine konkrete Aufgabe

„An der Präsentation arbeiten“ ist noch keine klare Aufgabe. Was willst du konkret tun? Willst du Informationen sammeln, eine Gliederung erstellen, fünf Folien gestalten oder die gesamte Präsentation vollenden?

Wenn du dir über solche Fragen erst während der Arbeit Gedanken machst, wechselst du ständig zwischen Planung und Ausführung hin und her. Das ist eine Form von Multitasking, die viele Wissensarbeiter nicht auf dem Schirm haben.

Beantworte deshalb vor Arbeitsbeginn diese beiden Fragen:

1. Was möchte ich in diesem Arbeitsblock erreichen?
2. Was ist der erste konkrete Schritt?

Ein mögliches Ergebnis wäre: „Am Ende steht die Gliederung der Präsentation.“ Der erste Schritt könnte lauten: „Ich öffne meine Notizen und markiere die fünf wichtigsten Aussagen.“

Je klarer deine Antworten sind, desto weniger Entscheidungen musst du während der Arbeit treffen.

2. Wähle eine geeignete Tageszeit

Eine Stunde deiner Zeit ist zu unterschiedlichen Tageszeiten unterschiedlich viel wert. Für anspruchsvolle Denkarbeit macht es einen großen Unterschied, ob du dich wach und klar fühlst oder ob dein mentaler Akku bereits zur Neige geht.

Reserviere deine leistungsfähigsten Zeiten für anspruchsvolle Denkaufgaben und erledige einfache Routineaufgaben bewusst außerhalb dieser Zeiten. So nutzt du deine geistige Leistungsfähigkeit besser aus.

Falls du deine leistungsfähigsten Zeiten noch nicht kennst, beobachte eine Weile lang, wann dir Aufgaben wie Schreiben, Analysieren, Konzipieren oder das Treffen schwieriger Entscheidungen am leichtesten fallen.

3. Bereite deinen Arbeitsplatz vor

Viele Menschen versuchen, Ablenkungen erst dann zu widerstehen, wenn sie bereits da sind. Das ist unnötig anstrengend und funktioniert oft nicht besonders gut.

Einfacher ist es, die Ablenkung gar nicht erst entstehen zu lassen.

Bevor du mit der Arbeit beginnst:

• Schalte automatische Benachrichtigungen an deinen Geräten aus.
• Schließe Programme und Browser-Tabs, die du nicht brauchst.
• Lege dein Smartphone außer Sicht- und Griffweite.
• Lege alle benötigten Unterlagen bereit.
• Teile deinem Umfeld gegebenenfalls mit, bis wann du ungestört arbeiten möchtest und ab wann du wieder erreichbar bist.

Du musst nicht den ganzen Tag unerreichbar sein. Es genügt, deinen vorgesehenen Arbeitsblock zuverlässig vor vermeidbaren Unterbrechungen zu schützen.

4. Lege Stift und Papier für Ideen bereit

Nicht alle Ablenkungen kommen von außen. Häufig unterbrechen wir uns auch selbst, weil uns während der Arbeit irgendein Gedanke kommt, auf den wir aufspringen.

Vielleicht hast du plötzlich eine Idee, wie du ein Problem in einem anderen Projekt lösen könntest. Oder du musst plötzlich an eine E-Mail denken, die du noch nicht beantwortet hast. Oder dir fällt etwas ein, was du noch kaufen musst.

Solche Gedanken lassen sich nicht verhindern. Du musst ihnen aber auch nicht sofort nachgehen.

Lege darum Stift und Papier bereit und notiere alle wichtigen Gedanken, die nichts mit deiner aktuellen Aufgabe zu tun haben. So musst du sie nicht im Kopf behalten und kannst später auf sie zurückkommen.

So bleibst du während der Arbeit konzentriert

Eine gute Vorbereitung schafft günstige Bedingungen. Während der Arbeit kommt es jetzt darauf an, deine Aufmerksamkeit immer wieder zur vorgesehenen Aufgabe zurückzuführen.

Arbeite nur an einer Aufgabe (Monotasking)

Wir Menschen können gleichzeitig gehen und uns unterhalten. Wir können aber nicht gleichzeitig einen anspruchsvollen Text schreiben und einem Meeting folgen.

Wenn du zwei geistig fordernde Aufgaben scheinbar parallel erledigst, wechselst du in Wirklichkeit ständig zwischen ihnen hin und her. Bei jedem Wechsel geht ein Teil deines Gedankengangs verloren und du musst dich neu orientieren.

Darum bleibe für die Dauer deines Arbeitsblocks bei der einen Aufgabe, die du dir vorgenommen hast. Das gilt auch dann, wenn eine dazwischenkommende Aufgabe nur zwei Minuten zu dauern scheint. Notiere sie auf einem Zettel und kümmere dich später darum.

Reagiere nicht auf jeden ablenkenden Impuls

Wenn du den Impuls hast, kurz etwas nachzuschauen oder außerplanmäßig deine Mails zu checken, bedeutet das nicht, dass du diesem Drang folgen musst.

Nimm ihn einfach nur wahr und notiere gegebenenfalls, was du tun möchtest. Wende dich dann wieder deiner Aufgabe zu. Häufig verschwindet der Impuls dann nach kurzer Zeit von selbst.

Solche Impulse können aber auch ein Hinweis sein, dass du eine Pause brauchst. Wenn du merkst, dass du immer unruhiger wirst oder die Qualität deiner Arbeit nachlässt, zwinge dich nicht mit aller Kraft zum Weiterarbeiten, sondern lege eine Pause ein.

Finde nach Unterbrechungen schnell zurück

Unterbrechungen lassen sich nicht in jedem Fall verhindern. Manchmal ruft ein Kunde mit einem dringenden Problem an, dein Kind braucht deine Aufmerksamkeit, oder ein technisches Problem zwingt dich dazu, die Arbeit zu unterbrechen.

Wenn du noch einige Sekunden Zeit hast, bevor du reagieren musst, notiere vor der Unterbrechung kurz, woran du gerade gearbeitet hast, was dein letzter Gedanke war und womit du nach der Unterbrechung konkret weitermachen möchtest.

Eine solche Gedächtnisstütze erleichtert dir den Wiedereinstieg. Du musst dann nicht erst rekonstruieren, was du getan hast und was du als Nächstes tun wolltest.

Wie lange kann man konzentriert arbeiten?

Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Wie lange du konzentriert bei einer Aufgabe bleiben kannst, hängt von der Aufgabe, der Tageszeit, deiner Übung und deiner verfügbaren mentalen Energie ab.

Mein Tipp: Orientiere dich nicht an starren Zeitvorgaben, sondern an der Qualität deiner Arbeit.

Wenn du Sätze plötzlich mehrfach lesen musst, um sie zu verstehen, mehr Tippfehler machst oder einen immer stärkeren Drang verspürst, etwas anderes zu tun, ist es Zeit für eine Pause.

Wenn du dazu neigst, zu wenige Pausen zu machen, kannst du die Pomodoro-Technik ausprobieren: Dabei arbeitest du 25 Minuten konzentriert und machst dann eine fünfminütige Pause. Dann folgt die nächste Runde. Nach vier Durchgängen folgt üblicherweise eine längere Pause.

Die 25 Minuten sind kein Naturgesetz. Probiere unterschiedliche Zeiträume aus und finde heraus, mit welchem Rhythmus du am besten arbeitest.

Wichtig ist, dass du dich in den Pausen tatsächlich erholst. Verbringe deine Pausen möglichst nicht am Bildschirm, sondern steh auf, bewege dich, schau aus dem Fenster oder geh ein paar Minuten nach draußen.

Kann man acht Stunden konzentriert arbeiten?

Acht Stunden anspruchsvolle Denkarbeit sind unrealistisch – zumindest für die meisten Menschen. Das bedeutet aber nicht, dass du an einem achtstündigen Arbeitstag nur wenige Stunden produktiv sein kannst.

In den meisten Jobs stehen neben anspruchsvollen Denkaufgaben auch noch andere Tätigkeiten auf dem Plan: Routineaufgaben, Organisation, Kommunikation, Besprechungen usw. Wenn du deine geistig anspruchsvollsten Aufgaben zu den Zeiten erledigst, zu denen du am wachsten und leistungsfähigsten bist, kannst du dich in den schwächeren Phasen um die weniger fordernden Tätigkeiten kümmern.

Ich selbst arbeite seit einigen Jahren nur noch so. Meine Produktivität und Lebensqualität haben sich dadurch spürbar verbessert.

Was tun, wenn du dich trotzdem nicht konzentrieren kannst?

Wenn deine Konzentration immer wieder abbricht, bringt es wenig, dir einfach mehr Disziplin vorzunehmen. Versuche stattdessen herauszufinden, an welcher Voraussetzung es gerade fehlt.

Diese fünf Fragen können dir dabei helfen:

1. Ist deine Aufgabe klar? Weißt du, was du in diesem Arbeitsblock erreichen willst und womit du anfangen möchtest?
2. Wirst du von außen gestört? Lenken dich Nachrichten, Menschen, Geräusche oder sichtbare Gegenstände ab?
3. Lenkst du dich selbst ab? Verfolgst du spontane Gedanken und springst auf neue Aufgaben, statt sie für später zu notieren?
4. Hast du genug mentale Energie? Bist du ausgeschlafen und fühlst du dich wach? Ist deine Aufgabe für deine aktuelle Tagesform geeignet?
5. Brauchst du eine Pause? Wann hattest du deine letzte Pause? Wirst du immer unruhiger und lässt die Qualität deiner Arbeit nach, obwohl die übrigen Bedingungen stimmen?

Deine Antworten zeigen dir, wo du ansetzen solltest. Konzentrationsprobleme haben nicht immer dieselbe Ursache, deshalb hilft auch nicht in jeder Situation dieselbe Maßnahme.

Wenn es dir an mentaler Energie fehlt, weil du zu wenig geschlafen hast, wird dir eine aufgeräumte Arbeitsumgebung auch nicht viel nützen. Und wenn die Aufgabe unklar ist, hilft es wenig, dich zum Anfangen zu zwingen.

Konzentriertes Arbeiten passiert nicht auf Knopfdruck. Du kannst aber die richtigen Bedingungen schaffen und dir Verhaltensweisen angewöhnen, die es dir deutlich leichter machen.

PS:

In meinem kostenfreien Webinar „Die Kunst & Wissenschaft des konzentrierten Arbeitens“ zeige ich dir, warum mentale Energie heute häufig der entscheidende Engpass ist und wie du deine Arbeitsweise an die veränderten Bedingungen anpassen kannst.