Pomodoro-Technik 2.0 – Jetzt noch effi­zi­enter arbeiten

Pomodoro-Technik 2.0 - noch effizienter ArbeitenJeder Schreib­tisch­täter macht irgend­wann die Erfahrung, dass Menschen einfach nicht für Excel-Tabellen und Emails gemacht sind.

Viel zu gerne lassen wir uns von allem Möglichen ablenken.

Wir haben eine lange Geschichte als Jäger und Sammler hinter uns. Auf alle möglichen Ablen­kungen sofort zu reagieren, war eine Lebens­ver­si­che­rung.

Gibt man uns ein System an die Hand, das uns die Verwal­tung unseres Fokus abnimmt, arbeiten wir deutlich effi­zi­enter. Aus genau diesem Grund erfreut sich eine einfache Selbst­ma­nage­ment-Methode aus den 1980er Jahren immer noch großer Beliebt­heit: Die Pomodoro-Technik.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde von dem Italiener Francesco Cirillo entwi­ckelt. Ihren Namen verdankt sie der Tatsache, dass Cirillo eine Eieruhr verwendet hat, die wie eine Tomate aussah (Pomodoro ist das italie­ni­sche Wort für Tomate).

5 prak­ti­sche Schritte

  1. Die Aufgaben des Tages schrift­lich formu­lieren und in 25-Minuten-Slots einteilen
  2. Den Wecker auf 25 Minuten stellen
  3. Die jeweilige Aufgabe bear­beiten, bis die 25 Minuten abge­laufen sind. Dann die Aufgabe auf der To-Do-Liste abhaken
  4. 5 Minuten Pause machen
  5. Die Schritte 2 bis 4 (Ein Zyklus ist ein Pomodoro) vier Mal wieder­holen und dann statt 5 Minuten 15 bis 20 Minuten Pause machen

Vermeide diesen verbrei­teten Fehler

Die Pomodoro-Technik funk­tio­niert nur wenn man sich in den Pausen nicht konzen­triert. Sich in den Pausen mit Emails, Social Media, Webseiten oder Videos zu befassen, ist im Prinzip das gleiche wie gar keine Pause zu machen.

Der Sinn von Pausen besteht darin, der Konzen­tra­ti­ons­fä­hig­keit die Möglich­keit zu geben, sich zu rege­ne­rieren. Wie ein bean­spruchter Muskel, kann sich auch die Konzen­tra­ti­ons­fä­hig­keit nur im entspannten Zustand erholen.

Die Pomodoro-Technik ist dazu in der Lage, die Effizienz und Effek­ti­vität (das ist der Unter­schied zwischen Effizienz und Effek­ti­vität) deutlich zu steigern.

Diesen Erfolg verdankt sie einer Reihe von Prin­zi­pien, die sich in zwei verschie­dene Schub­laden stecken lassen: Struktur und Aufrecht­erhal­tung der Konzen­tra­ti­ons­fä­hig­keit.

Die Pomodoro-Technik gibt Struktur

  • Man wird dazu gezwungen, die Arbeit zu planen, anstatt einfach blind drauflos zu arbeiten
  • Es findet eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit statt. Wenn die Uhr läuft, ist Arbeit.
  • Regel­mäßig Aufgaben abhaken zu können, ist moti­vie­rend
  • Da für jede Aufgabe nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, wird unnötiger Perfek­tio­nismus vermieden
  • Durch die durch die Planung geschaf­fene Klarheit und durch die feste Fest­le­gung werden Aufschie­be­ritis und Prokras­ti­na­tion erfolg­reich verhin­dert

Die Pomodoro-Technik hält die Konzen­tra­tion aufrecht

  • Sobald die Uhr läuft, stellt sich auto­ma­tisch ein Produk­ti­vi­täts-Mindset ein: „Ich ziehe das jetzt 25 Minuten lang durch, ohne mich ablenken zu lassen.“
  • Man wird dazu gezwungen, regel­mäßig Pausen zu machen, in denen sich die Konzen­tra­ti­ons­fä­hig­keit erholen kann

Im Vergleich zu anderen Zeit- und Selbst­ma­nage­ment-Methoden hat die Pomodoro-Methode den Vorteil, dass sie so einfach ist.

Die meisten Menschen sind nicht dazu in der Lage, die Pomodoro-Technik dauerhaft von morgens bis abends anzu­wenden, denn die gestei­gerte Effizienz hat ihren Preis: Man ermüdet vergleichs­weise schnell.

Gary Keller, Autor des sehr zu empfeh­lenden Buches The One Thing (*), empfiehlt die Zwei­tei­lung des Arbeits­tages:

Be a Maker in the Morning and a Manager in the Afternoon

Auf Deutsch (und in anderen Worten): Vormit­tags konzen­triert und ablen­kungs­frei am Projekt zu arbeiten, ist genug. Den Nach­mittag sollte man den Orga­ni­sa­ti­ons­auf­gaben widmen.

Leider hat die Pomodoro-Technik auch einige Schwach­stellen:

Kritik an der Pomodoro-Technik

Die Auftei­lung der Aufgaben auf die immer gleichen 25-minütige Zeitslots scheint will­kür­lich.

Mein Verdacht ist, dass der von Cirillo verwen­dete Timer ursprüng­lich für die Über­wa­chung der Kochzeit von Nudeln gedacht war, und maximal 25 Minuten stoppen konnte.

Wäre der Timer dazu in der Lage gewesen, 35 Minuten zu stoppen, würde die Empfeh­lung dann lauten, 35-minütige Zeitslots zu nutzen? Oder 45 Minuten?

Es geht mir nicht darum, dass 25 Minuten falsch sind, sondern darum, dass es meiner Meinung nach nicht optimal sein kann, die gleiche Anzahl von Minuten auf alle Sorten von Aufgaben und über den ganzen Tag hinweg anzu­wenden.

Es gibt zwei Grund­ver­schie­dene Typen von Aufgaben: Genau­ig­keits­auf­gaben und kreative Aufgaben.

Die Pomodoro-Technik eignet sich für Genau­ig­keits­auf­gaben

Beispiele für diesen Aufga­bentyp sind das Korrek­tur­lesen eines Textes oder das Über­tragen von Zahlen in eine Excel-Tabelle. Bei diesem Aufga­bentyp, kommt es auf Fehler­frei­heit an.

Der Konzen­tra­ti­ons­muskel ist bei diesem Aufga­bentyp dauerhaft stark gefordert und ermüdet entspre­chend schnell, während die Geschwin­dig­keit sinkt und  die Fehler­quote ansteigt.

Dieser Aufga­bentyp kommt ohne geistige Aufwärm­phase aus. Die Leis­tungs­fä­hig­keit ist von der ersten Minute an hoch.

Für kreative Aufgaben eignet sich die Pomodoro-Technik nur bedingt

Beispiele für diesen Aufga­bentyp sind das (freie) Schreiben von Texten oder das Anfer­tigen von Illus­tra­tionen.

Dieser Aufga­bentyp unter­scheidet sich in einigen Punkten von den Genau­ig­keits­auf­gaben:

  • Der Konzen­tra­ti­ons­muskel ermüdet deutlich langsamer.
  • Ein hohes Arbeits­tempo stellt sich erst nach einer mehr­mi­nü­tigen Aufwärm­phase ein und bleibt für eine längere Zeit auf diesem Niveau oder steigt mit der Zeit noch weiter an.

Genau­ig­keits­auf­gaben erfordern eine höhere Pausen­fre­quenz als kreative Aufgaben.

Genau­ig­keits­ar­beiten werden durch Pausen beschleu­nigt, während kreative Arbeiten durch (zu regel­mä­ßige) Pausen ausge­bremst werden.

Die Anzahl und Dauer der einzelnen Pomodori sollten unbedingt vom Aufga­bentyp abhängig gemacht werden.

Bei den Genau­ig­keits­auf­gaben kann es außerdem Sinn machen, die Dauer der Pomodori nach und nach zu verkürzen, also beispiels­weise  die Abfolge 35–25–25–15 anstelle der Abfolge 25–25–25–25 zu fahren.

Infografik - Klassische Pomodoro-Technik vs. Pomodoro-Technik 2.0

Die Pomodoro-Technik opti­mieren

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich meine Konzen­tra­ti­ons­fä­hig­keit im ablen­kungs­freien Zustand noch nicht am Maximum befindet.

Wenn ich ein spezi­elles Rauschen (siehe das Video unten) während der Arbeit leise über Kopfhörer höre, verbes­sert sich meine Konzen­tra­ti­ons­fä­hig­keit spürbar und ermüdet außerdem langsamer.

Durch die Länge von 45 Minuten eignet sich das Video gut als Timer.

(Warum sich die Konzen­tra­ti­ons­fä­hig­keit durch das Rauschen deutlich verbes­sern lässt, und vieles mehr, erkläre ich übrigens in meinem Buch Erfolg durch Fokus und Konzen­tra­tion.)

Eine weitere Möglich­keit, die Arbeits­ef­fi­zienz noch weiter zu steigern, ist das Bündeln von ähnlichen Aufgaben.

Apps zur Unter­stüt­zung der Pomodoro-Technik

In den letzten Jahren sind einige Apps zur prak­ti­schen Umsetzung der Pomodoro-Technik entwi­ckelt worden.

Timer-Apps

Konzen­tra­ti­ons­för­dernde Geräusche

P.S.: Wenn die Pomodoro-Methode inter­es­sant für dich ist, dann könnte auch 30 TAGE MOTIVIERTER FOKUS inter­es­sant für dich sein.

Ich wünsche viel Erfolg!
Jan

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2 Antworten auf Pomodoro-Technik 2.0 – Jetzt noch effi­zi­enter arbeiten

  1. CTRL-Life sagt:

    Inter­es­sante Methode und toller Artikel darüber!
    Prin­zi­piell habe ich die Erfahrung gemacht, dass mich Musik oder ähnliches eher ablenkt. Jedoch werde ich das «Rauschen» mal auspro­bieren:-)
    Grüße
    Dennis

    • Jan sagt:

      Hey Dennis,

      Danke Danke! Was echte Musik angeht, ist es bei mir ähnlich, insbe­son­dere Gesang lenkt mich ziemlich stark ab. Rauschen ist etwas völlig anderes. Kannst ja mal testen und berichten wie deine Erfah­rungen sind :)

      Viel Erfolg und viele Grüße,
      Jan

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