Wie man die Produktivität steigert (ohne länger zu arbeiten)

Das Wichtigste in Kürze

• Die Produktivität von Wissensarbeitern wird oft anhand der falschen Kriterien beurteilt. Sichtbare Geschäftigkeit ist ein schlechter Indikator für echte Produktivität und setzt die falschen Anreize.
• Produktive Wissensarbeit basiert auf 3 verschiedenen Verarbeitungs­prozessen: linearem Denken, kreativem Denken und Automatismen. Das lineare Denken ermöglicht Flexibilität, das kreative Denken findet Lösungen, die das lineare Denken nicht findet, und Automatismen bieten Effizienz.
• Bewusstes Denken ist eine begrenzte Ressource. Wir Menschen können nicht 8 Stunden pro Tag konzentriert mit dem Kopf arbeiten. Darum kann die Produktivität sogar steigen, wenn Wissensarbeiter von einem 8-Stunden-Arbeitstag zu einem optimierten 5-Stunden-Arbeitstag wechseln.
• Kreativität entsteht im Ruhezustand. Tagträume fördern die kreative Problemlösung. Wer nie abschaltet, verhindert wertvolle kreative Prozesse und ist trotz längerer Arbeitszeiten weniger produktiv.
• Zur nachhaltigen Steigerung der Produktivität braucht es Win-win-Lösungen. Arbeitnehmer wollen Zeit und Energie sparen, Arbeitgeber wollen die Produktivität erhöhen. Von einem optimierten 5-Stunden-Arbeitstag können beide Seiten profitieren.
• Die Produktivität kann systematisch gesteigert werden. Es geht nicht darum, noch mehr Stunden zu arbeiten, sondern zur richtigen Zeit das Richtige zu tun.

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Du möchtest produktiver arbeiten?

Ich zeige dir, wie du deine persönliche Produktivität steigern kannst.

Der Artikel richtet sich an Wissensarbeiter, die produktiver werden wollen, aber auch an Arbeitgeber, die sich produktivere Mitarbeiter wünschen.

Mein Name ist Dr. Jan Höpker. Als promovierter Biochemiker und Buchautor beschäftige ich mich seit vielen Jahren mit der wichtigsten Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten: Fokus und Konzentration.

Bevor wir zu den praktischen Ratschlägen zur Steigerung der Arbeitsproduktivität kommen, müssen wir über 2 Hürden sprechen, die dem Erfolg im Wege stehen:

1. Hürde: Fake-Produktivität
2. Hürde: Interessenk­onflikte zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern

Aber fangen wir ganz von vorne an…

Eine sehr kurze Geschichte der Produktivität

Anfang des 20. Jahrhunderts löste der Ingenieur Frederick Winslow Taylor mit seinem „Scientific Management“ eine wahre Produktivitätsexplosion in der Industrie aus. Sein revolutionärer Ansatz bestand darin, die zu erledigende Arbeit genau zu analysieren, sie in kleinste Schritte zu zerlegen, diese zu optimieren und das Ganze dann zu einem optimalen Arbeitsfluss zusammenzufügen.

So konnte die Produktivität um den Faktor 50 gesteigert werden.

Leider funktionierte das bislang nur bei manueller Arbeit.

Wissensarbeiter konnte davon nur träumen. Nicht einmal die Verbreitung des Computers führte zu einem deutlichen Anstieg ihrer Produktivität. Im Jahr 1987 stellte der Nobelpreisträger Robert Solow fest:

Das Computerzeitalter ist überall sichtbar – außer in der Produktivitätsstatistik.

Was ist bei Wissensarbeit anders?

Produktivität beschreibt das Verhältnis zwischen dem, was wir erreichen (Output) und dem Aufwand, den wir dafür betreiben (Input).

Die Wissensarbeit unterscheidet sich insofern von der manuellen Arbeit, als dass die Inputs und Outputs nicht so einfach gemessen werden können.

Das fängt schon damit an, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht mit der offiziellen Arbeitszeit übereinstimmt. Arbeitsbezogene Ideen kommen uns oft nicht im Büro, sondern zu Hause unter der Dusche. Und im Büro sind wir auch mal mit privaten Dingen beschäftigt.

Eine Umfrage unter 1.989 Büroangestellten hatte ergeben, dass die Befragten an einem typischen Arbeitstag nur 2 Stunden und 53 Minuten produktiv waren. Den größten Teil ihres Achtstundentages verbrachten sie mit privaten Dingen.

Außerdem ist Output nicht gleich Output.

In einen einzigen Satz, z.B. einen erfolgreichen Werbeslogan, können Hunderte Arbeitsstunden geflossen sein. Hingegen kann ein komplettes Buchmanuskript an einem einzige Tag mithilfe von generativer KI geschrieben worden sein.

All das macht es schwierig zu überprüfen, ob Wissensarbeiter ihr Bestes geben oder auf Kosten ihrer Arbeitgeber eine ruhige Kugel schieben.

Und wie so oft im Leben ist es nicht das Problem selbst, das uns ruiniert, sondern unser Umgang mit dem Problem.

Das bringt uns zur ersten Hürde, die wir überwinden müssen:

Fake-Produktivität (1. Hürde)

Da sie die tatsächliche Produktivität der Wissensarbeiter nicht messen können, beobachten viele Arbeitgeber stattdessen einen Stellvertreter, den sie für einen guten Indikator für Produktivität halten: sichtbare Geschäftigkeit.

• Wie viel Zeit verbringt die Person im Büro?
• Wie viele E-Mails schreibt sie?
• An wie vielen Meetings nimmt sie teil?

Vielleicht sogar: Wie gestresst sieht sie aus?

Kurz: Wie viel Wind wird erzeugt?

Doch wenn der bloße Anschein von Produktivität beobachtet und dann natürlich auch belohnt wird, dann hat das negative Auswirkungen auf die tatsächliche Produktivität.

Dazu eine wahre Geschichte:

Der kluge Hans

Der kluge Hans war ein Pferd, das rechnen konnte.

Da Hans aber nicht sprechen konnte, mussten ihm die Menschen dabei helfen, seine Rechenergebnisse zu kommunizieren. Dazu stellten sie Hans zuerst eine Aufgabe und nannten ihm dann verschiedene Antwortmöglichkeiten. Bei der richtigen Antwort klopfte Hans mit den Hufen auf den Boden und bekam dafür eine Belohnung.

Hans war die Attraktion.

Die Hater vermuteten, dass Hans‘ Besitzer, der Mathelehrer Wilhelm von Osten, den Menschen einen Streich spielte. Darum wurde eine Kommission eingesetzt, die der Sache auf den Grund gehen sollte. Doch zu deren Überraschung konnte Hans auch in Abwesenheit seines Besitzers rechnen.

Schließlich wurde das Rätsel doch noch gelöst…

Hans konnte nicht rechnen. Aber das Pferd konnte Körpersprache lesen. Und wenn ein Mensch die richtige Zahl nannte, dann änderte sich genau in diesem Moment dessen Körpersprache. Das verriet dem Pferd, dass es jetzt mit den Hufen klopfen musste, um die Belohnung zu erhalten.

Warum ich diese Geschichte erzähle?

Weil wir Menschen auch nur Belohnungen hinterherjagen.

Und an vielen Orten und in vielen Situationen wird kontraproduktives Verhalten belohnt und produktives Verhalten bestraft. Wer produktiver werden will, muss die Fehlanreize erkennen und bewusst gegensteuern.

Empfehlung: Mein Online-Videokurs Ab jetzt konzentriert und fokussiert arbeiten!

Interessen­konflikte zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern (2. Hürde)

Die Formel zur Berechnung der Produktivität lautet:

Produktivität = Output / Input

Demnach gibt es 2 grundverschiedene Wege, die Produktivität zu steigern:

1. Den Input reduzieren
2. Den Output erhöhen

Als Arbeitnehmer bevorzugst du den ersten Weg.

Solange dein Job nicht in Gefahr ist, gibt es keinen starken Anreiz, den Output zu erhöhen. Du hast aber immer einen starken Anreiz, deinen Input zu reduzieren, weil dir dann mehr Zeit und Energie für dein Privatleben bleibt.

Arbeitgeber bevorzugen den zweiten Weg.

Solange die Belegschaft tut, was sie tun soll, haben Arbeitgeber nichts davon, wenn die Angestellten mehr private Zeit und/oder Energie erhalten. Sie profitieren aber, wenn der Output steigt.

Es gibt nur einen Ausweg aus dieser Pattsituation:

Es braucht einen Win-Win

Wenn die Arbeitsproduktivität steigen soll, müssen beide Seiten profitieren.

Eine mögliche Lösung ist der 5-Stunden-Arbeitstag bei vollem Gehalt, aber unter der Bedingung, dass der Output steigt (oder zumindest nicht sinkt).

Richtig gehört!

Wenn es auch nur annähernd stimmt, dass durchschnittliche Wissensarbeiter an einem 8-Stunden-Arbeitstag nur 2 Stunden und 53 Minuten produktiv arbeiten, dann kann diese Rechnung aufgehen. Denn ein 5-Stunden-Arbeitstag bietet genug Zeit, um mehr als nur 2 Stunden und 53 Minuten produktiv zu sein.

Tatsächlich haben innovative Unternehmen aus verschiedenen Ländern gezeigt, dass der 5-Stunden-Arbeitstag keine unrealistische Kopfgeburt ist, sondern auch in der Praxis funktionieren kann.

Empfohlene Lektüre: Mein Buch In Teilzeit zum Millionär^*

In dem Buch stellen mein Co-Autor und ich viele erfolgreiche und gescheiterte Experimente mit dem 5-Stunden-Arbeitstag vor und zeigen, wie man mit weniger Zeiteinsatz einen höheren Output erzielen kann.

Das Buch richtet sich zwar an Unternehmer und Selbstständige, weil die ihre Arbeitszeit selbst bestimmen können, aber die vorgestellten Prinzipien und beschriebenen Methoden funktionieren auch für Angestellte.

Das Buch ist aktuell nur bei Amazon erhältlich.

Nachdem wir das geklärt hätten, können wir über das Wie der Produktivitätssteigerung sprechen.

Wie du als Wissensarbeiter produktiver arbeitest

Zum Thema persönliche Produktivität steigern existieren schon viele Artikel und Videos, in denen meist ein großes Buffet mit zahlreichen unzusammenhängenden Ratschlägen präsentiert wird. Das ist besser als nichts.

Systematische Lösungsansätze funktionieren aber besser.

Ich schlage darum vor, dass wir systematisch vorgehen und uns dabei an den 4 Schritten von Frederick Winslow Taylor orientieren:

1. Schritt: Die Arbeit analysieren
2. Schritt: Die Arbeit in kleinste Schritte zerlegen
3. Schritt: Die kleinsten Schritte optimieren
4. Schritt: Alles zu einem optimalen Arbeitsfluss zusammensetzen

Meine Empfehlung:

1. Schritt: Die Arbeit analysieren

Wissensarbeit ist Denkarbeit.

Das Gehirn registriert einen Input und erzeugt daraufhin einen Output.

Zwischen Input und Output findet Denken statt.

2. Schritt: Die Arbeit in kleinste Schritte zerlegen

Wissensarbeit hängt von 3 verschiedenen Verarbeitungs­prozessen ab:

• Automatismen
• bewussten, lineare Denkprozessen
• unbewusste, kreativen Denkprozessen

Das sind die kleinsten Schritte, aus denen die Wissensarbeit aufgebaut ist.

Schauen wir uns das einmal genauer an.

Automatismen

Automatismen sind Wenn-dann-Verknüpfungen, die ohne bewusstes Denken auskommen. Ein bestimmter Input ruft immer den gleichen Output hervor.

• Wenn ich eine neue Nachricht sehe, dann lese ich sie sofort
• Wenn ich aus der Pause zurück bin, dann checke ich meine Mails

Automatismen können auch Gedanken aktivieren und/oder Gefühle heraufbeschwören.

• Wenn 17 Uhr ist, dann denke ich an den baldigen Feierabend
• Wenn ich gelobt werde, dann freue ich mich

Die Stärke der Automatismen ist die hohe Effizienz und Zuverlässigkeit.

Ihre Schwäche ist die mangelnde Flexibilität.

Lineare Denkprozesse

Bei den linearen Denkprozessen werden die Outputs durch bewusstes Denken erzeugt.

Das bewusste Denken finden im sogenannten Arbeitsgedächtnis statt, einem Kurzzeitgedächtnis, in dem wir unsere Gedanken willentlich steuern und bearbeiten können. Dazu nutzen wir die sogenannten exekutiven Funktionen.

Klingt zu kompliziert?

Stell‘ dir das Arbeitsgedächtnis wie eine Bühne in einem Improvisationstheater vor. Der Denkprozess entspricht einer Szene, die dort aufgeführt wird. Die Schauspieler und Requisiten können entweder über die Sinne (Sehen, Hören usw.) oder aus deinem Langzeitgedächtnis auf die Bühne kommen.

Die exekutiven Funktionen sind wie ein Regisseur, der das Geschehen beobachtet und die Szene bei Bedarf unterbricht, um einzelne Schauspieler oder Requisiten zu entfernen und/oder die Szene von neuem beginnen zu lassen.

(Die Theater-Metapher stammt aus dem Buch Brain at Work von David Rock.)

Die Stärke der linearen Denkprozesse ist die hohe Flexibilität.

Ihre Schwäche ist die geringe Ausdauer des Regisseurs. Wenn wir zu viel wollen, versagen unsere exekutiven Funktionen. Darum ist es unmöglich, von morgens bis abends anspruchsvolle Denkarbeit zu verrichten.

Kreative Problemlösung

Das kreative System kommt zum Einsatz, wenn es ein Problem gibt, das nicht durch lineares Denken gelöst werden kann.

Dazu 2 Rätsel.

Rätsel 1:

Eine brennende Kerze soll so an einer Korkwand befestigt werden, dass kein Wachs auf den Boden tropft. Dazu stehen Streichhölzer und eine Pappschachtel mit Reißzwecken zur Verfügung.

Rätsel 2:

Auf dem Tisch vor dir liegen 6 gleich lange Stifte. Ordne sie so an, dass sich 4 gleichseitige Dreiecke ergeben.

Kreative Lösungen kommen uns spontan in den Sinn.

Kreativität hängt aber nicht vom Zufall ab. Es gibt Faktoren, die das kreative System (das sogenannte Default Mode Network) unterstützen und solche, die es behindern.

Dazu 2 Experimente.

Experiment 1:

Die Teilnehmer sollten sich innerhalb von 2 Minuten möglichst viele Nutzungsmöglichkeiten für einen Ziegelstein einfallen lassen.

Dann wurden sie in 3 Gruppen aufgeteilt:

• Gruppe 1 durfte 12 Minuten lang nichts tun
• Gruppe 2 musste 12 Minuten lang an einer einfachen Aufgabe arbeiten, die zum Tagträumen anregte
• Gruppe 3 musste 12 Minuten lang an einer schwierigen Aufgabe arbeiten, die volle Konzentration erforderte

Anschließend sollten weitere Nutzungsmöglichkeiten für den Ziegelstein gefunden werden. Gruppe 2 schnitt mit Abstand am besten ab.

Experiment 2:

Die Teilnehmer mussten Hunderte mühselige Rechenaufgaben des immer gleichen Typs lösen. Nach einer Weile wurden sie weggeschickt, um 12 Stunden später für eine weitere Sitzung zurückzukehren.

Es gab 2 Gruppen:

• Bei Gruppe 1 fiel die 12-stündige Pause auf eine Nacht.
• Bei Gruppe 2 fand die 12-stündige Pause tagsüber

Was man den Teilnehmer nicht gesagt hatte: Es gab einen geheimen Trick, mit dem die Aufgaben einfacher und schneller gelöst werden konnten. In Gruppe 1 wurde der Trick dreimal so häufig erkannt wie in Gruppe 2.

Die Experimente zeigen: Schlaf und Tagträume fördern die Kreativität.

Weitere günstige Faktoren sind:

• grüne Farbtöne
• interkulturelle Erfahrungen
• leichter Alkoholrausch

Ungünstig für die Kreativität sind:

• Stress
• Sorgen
• Probleme im Privatleben

Anfang des letzten Jahrhunderts hat Graham Wallas ein Modell vorgeschlagen, nach dem der kreative Prozess aus 4 Phasen besteht:

1. Phase: Vorbereitung. Zunächst müssen wir uns intensiv mit dem Problem befassen, um unser kreatives System mit Daten zu füttern.
2. Phase: Inkubation. Während wir schlafen oder im Wachzustand mit anderen Dingen beschäftigt sind, arbeitet das kreative System im Hintergrund an einer Lösung. Die Inkubationsphase kann Sekunden bis Tage dauern.
3. Phase: Illumination. Irgendwann taucht die fertige Lösung unerwartet in unserem Bewusstsein auf. Häufig passiert es nachts im Traum oder morgens unter der Dusche.
4. Phase: Überprüfung. Im letzten Schritt müssen wir prüfen, ob unsere Idee tatsächlich dazu geeignet ist, das Problem zu lösen.

In der Realität verläuft der kreative Prozess nicht immer linear. Mitunter müssen wir mehrere Runden drehen, bevor wir eine gute Lösung gefunden haben.

3. Schritt: Die kleinsten Schritte optimieren

Automatismen optimieren

Die Automatismen selbst brauchen nicht optimiert zu werden.

Jedoch sollten wir produktive Automatismen kultivieren und uns kontraproduktive Automatismen abgewöhnen.

Außerdem sollten wir uns Automatismen aneignen, die das bewusste, lineare Denken entlasten. Das nutzen wir nämlich nicht nur für die Bewältigung unserer Aufgaben, sondern auch zu deren Planung und Organisation. Und hier gibt es einiges, was wir in Form von Gewohnheiten und Routinen automatisieren können.

Empfohlene Lektüre: In 7 Schritten zu einer strukturierten Arbeitsweise

Lineare Denkprozesse optimieren

Bewusstes Denken ist eine knappe Ressource. Denn wir können jeden Tag nur eine begrenzte Zahl an bewussten Denkprozessen durchführen.

Etwas vereinfacht gesprochen liegt das daran, dass beim Denken sogenannte Aufmerksamkeitsrückstände in unserem Arbeitsgedächtnis zurückbleiben, die die nachfolgenden Denkprozesse stören. Und im Laufe eines Tages werden unsere exekutiven Funktionen mit zunehmendem Gebrauch immer schwächer, sodass es uns zunehmend schwerfällt, klar geradeaus zu denken.

Daran können wir wenig ändern.

Wir können und sollten aber dafür sorgen, dass das Arbeitsgedächtnis und die exekutiven Funktionen möglichst reibungslos funktionieren, indem wir Zustände meiden, die das Arbeitsgedächtnis und die exekutiven Funktionen schwächen.

Dazu zählen:

• Schlafmangel
• Stress
• starke negative Gefühle
• Blutzuckerspitzen

Empfohlene Lektüre: So gelingt geistige Arbeit ohne mentale Erschöpfung

Außerdem können und sollten wir dafür sorgen, dass ein möglichst geringer Anteil unseres täglichen Denk-Budgets an Ablenkungen verschwendet wird. Das erreichen wir, indem wir unseren Arbeitstag sinnvoll strukturieren und uns proaktiv vor internen und externen Ablenkungen schützen.

Empfehlung: Mein Online-Videokurs Ab jetzt konzentriert und fokussiert arbeiten!

Die kreative Problemlösung optimieren

Das kreative System profitiert von Schlaf und Tagträumen.

Pausen, in denen wir unsere Gedanken schweifen lassen, und einfache Routinetätigkeiten, die kein Denken erfordern, sind keine Zeitverschwendung, sondern wichtige Teile unserer Arbeit. Weil unser Gehirn im Hintergrund nach kreativen Lösungen sucht, auf die wir durch bewusstes Nachdenken niemals gekommen wären.

Leider sind viele ambitionierte Menschen in jeder freien Minute mit ihrem Smartphone beschäftigt und/oder hören während „toten Zeiten“ gewohnheitsmäßig Hörbücher und Podcasts, um sich weiterzubilden. Sie wären noch produktiver, wenn sie mehr Langeweile zulassen würden.

4. Schritt: Alles zu einem optimalen Arbeitsfluss zusammensetzen

Wissensarbeit ist komplex und erfordert alle 3 Systeme – Automatismen, lineares Denken und kreative Problemlösung. Der Schwerpunkt kann von Job zu Job und Aufgabe zu Aufgabe stark variieren.

Wenn die Systeme nahtlos ineinandergreifen, kannst du einen Flow-Zustand erreichen. Dann bist du so sehr in deine Arbeit vertieft, dass du das Zeitgefühl verlierst, maximal produktiv bist und bestmögliche Ergebnisse produzierst.

Fazit

Die Produktivität zu steigern bedeutet nicht, noch mehr Stunden zu arbeiten oder immer beschäftigt zu sein. Es geht darum, zur richtigen Zeit das Richtige zu tun.

Meine Empfehlung: