Wie du deine Produk­ti­vität am Schreib­tisch um 50 % steigerst

Geschrieben am 8. Januar 2019 von Dr. Jan Höpker.

An alle Wissens­ar­beiter und Schreib­tisch­täter, die ihre Produk­ti­vität steigern möchten: Was wäre es dir wert, 50 % produk­tiver zu sein? Es kostet dich kein Geld, aber du wirst dich von einer für wahr befun­denen Lüge trennen müssen!

Produktivitaet steigern

Was uns daran hindert, produktiv zu sein

Vermut­lich bist du hier gelandet, weil du nach Methoden zum Steigern deiner Produk­ti­vität suchst. Viel­leicht hast du schon andere Artikel zum Thema Produk­ti­vität gelesen, in denen dir 10, 20 oder gar 50 Tipps zur Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rung vorge­stellt wurden.

Vergiss diese Taktiken! Sie haben ihre Berech­ti­gung, aber du wirst sie jetzt noch nicht mit Erfolg umsetzen können. Wenn du deine Produk­ti­vität wirklich steigern möchtest, brauchst du zunächst keine Taktiken (erst recht nicht ganz viele davon), sondern einen Para­dig­men­wechsel. Was meine ich damit?

Es gibt eine einzige Maßnahme, mit deren Hilfe du in Zukunft deutlich produk­tiver sein kannst.

Gleich vorab: Die Maßnahme, die ich dir gleich vorstellen werde, funk­tio­niert nicht in allen Jobs. Die entschei­dende Voraus­set­zung ist, dass du dir deine Zeit weit­ge­hend selbst einteilen kannst. Insbe­son­dere Studenten, Selbst­stän­dige, Frei­be­rufler und Unter­nehmer können profi­tieren.

Wer profi­tieren möchte, muss eine Unwahr­heit, die fast alle Menschen für wahr halten, erkennen und hinter sich lassen. Wovon spreche ich?

Wir allen haben verin­ner­licht, dass ein voll­wer­tiger Arbeitstag (mindes­tens) acht Stunden Arbeit umfasst. Seit unserem ersten Schultag wurde uns einge­trich­tert, dass Produk­tiv­sein bedeutet viel zu arbeiten.

Das ist falsch!

Die aller­meisten Berufs­tä­tigen bemühen sich darum, acht Stunden pro Tag zu arbeiten. Dabei machen sie regel­mäßig die Erfahrung, dass es ihnen schwer­fällt, fokus­siert und konzen­triert bei der Sache zu sein.

Immer wieder verschwenden sie Zeit, weil sie …

  • Ständig ihre E‑Mails oder die Timeline bei Facebook und Co. checken.
  • Tagträu­mend vor sich hinstarren.
  • Mit Kollegen tratschen.

Bitte verstehe mich nicht falsch: Pausen sind gut, aber wäre es nicht besser, wenn wir während­dessen kein schlechtes Gewissen hättest, weil wir der Meinung sind, dass wir eigent­lich gerade arbeiten sollten?

Wie oft schieben wir unsere privaten Ange­le­gen­heiten auf die lange Bank, weil wir vor lauter Arbeit nicht dazu kommen? Und wie oft werden wir bei der Arbeit von unan­ge­nehmen Gedanken an diese uner­le­digten privaten Ange­le­gen­heiten abgelenkt?

Wie viel Energie verschwenden wir, um Vorge­setzten, Kollegen und uns selbst vorzu­täu­schen, wir seien produktiv, obwohl wir mal wieder nicht bei der Sache sind?

Falls du dich in diesen Punkten wieder­erkannt hast, denkst du jetzt viel­leicht, dass es nur dir so geht, während deine Kollegen acht Stunden pro Tag produktiv sein können. Du irrst dich! Allen geht es wie dir. Das Problem wird nicht eines Tages von selbst verschwinden. Schluss damit! Die Wahrheit lässt sich nicht länger leugnen:

Kein Mensch kann acht Stunden pro Tag produktiv mit dem Kopf arbeiten!

Die Fakten­lage verdichtet sich. Immer mehr deutet darauf hin, dass Menschen deutlich weniger als acht Stunden pro Tag mit dem Kopf arbeiten sollten. Damit meine ich nicht, dass es ange­nehmer wäre, wenn wir weniger arbeiten würden, sondern, dass wir mit weniger Zeit­ein­satz sogar mehr schaffen können! (Definitiv mittel- und lang­fristig, viel­leicht sogar schon morgen.) Wie soll das gehen?

Zu den Details kommen wir gleich. Zuerst möchte ich meine Behaup­tung belegen.

Es gibt einen negativen Zusam­men­hang zwischen der Anzahl der in einem euro­päi­schen Land pro Person geleis­teten Arbeits­stunden und dem Beitrag zum Brut­to­in­lands­pro­dukt der aus jeder geleis­teten Arbeits­stunde kommt. Im Klartext heißt das:

In Ländern, in denen mehr gear­beitet wird, wird weniger geleistet

Arbeitsproduktivität - Arbeitszeit vs Produktivität pro Stunde

Die Arbeits­pro­duk­ti­vität eines Landes steigt mit abneh­mender Arbeits­zeit | Die Zahlen (Quelle der Zahlen) stammen aus dem Jahr 2005.

Es stimmt einfach nicht, dass wir produk­tiver sind, wenn wir mehr arbeiten. Das Gegenteil ist der Fall: Je mehr wir arbeiten, umso mehr sinkt unsere Produk­ti­vität.

Diese Erkenntnis ist nicht wirklich neu. Schon in den 1980er Jahren hatte der bekannte schwe­di­sche Psycho­loge K. Anders Ericsson heraus­ge­funden, dass High Performer aus verschie­densten Diszi­plinen maximal vier Stunden pro Tag leis­tungs­fähig sein können. Mehr geht einfach nicht.

Es gibt zig Beispiele von ultra-erfolg­rei­chen Menschen, die mit wenig Zeit­auf­wand sehr viel geleistet haben:

  • Der Nobel­preis­träger James Watson war dafür bekannt, weniger als seine Kollegen zu arbeiten, um statt­dessen Tennis zu spielen und sich mit Mädchen zu treffen.
  • Charles Darwin, viel­leicht der erfolg­reichste Wissen­schaftler überhaupt, schrieb keine drei Stunden pro Tag und brachte es dennoch auf 19 Bücher (und unzählige Briefe).
  • Der Mathe­ma­tiker Henri Poincaré brachte es auf vier Stunden pro Tag.
  • Thomas Mann, einer der bedeu­tendsten Erzähler des 20. Jahr­hun­derts, schrieb nur vier bis fünf Stunden pro Tag.
  • Charles Dickens: 5 Stunden.

Falls du jetzt denkst, dass das alles Genies waren, die einfach nicht lange arbeiten mussten, liegst du falsch! Viele von ihnen hatten versucht, länger zu arbeiten, aber ihre Ergeb­nisse verschlech­terten sich dadurch.

Übrigens: Eine Vielzahl weiterer Beispiele beschreibt Alex Soojung-Kim Pang in seinem sehr zu empfeh­lenden Buch Rest – Why you get more done when you work less. Deutscher Titel: PAUSE – Tue WENIGER, erreiche MEHR*

Immer mehr inno­va­tive Firmen lassen weniger arbeiten – bei vollem Gehalt!

Es gibt zwei unter­schied­liche Modelle:

  • 5 Tage pro Woche à 5–6 Stunden (insgesamt 25 bis 30 Stunden)
  • 4 Tage pro Woche à 8–10 Stunden (32 bis 40 Stunden total)

Hier werden die Modelle von insgesamt acht Firmen, darunter auch einige Firmen aus Deutsch­land, im Detail vorge­stellt.

Professor Morten Hansen (ein Manage­ment­theo­re­tiker) drückt es wie folgt aus:

»Wir müssen von der falschen Über­zeu­gung wegkommen, dass Leistung etwas mit der Arbeits­menge zu tun hat.«

Warum leistet man mit weniger Arbeit mehr?

Der Mensch ist keine Maschine. Dauer­hafte Produk­ti­vität ist ein mehr­di­men­sio­nales Problem, das leider viel zu oft nur eindi­men­sional betrachtet wird. Wir glauben, mehr Zeit würde auto­ma­tisch mehr Produk­ti­vität bedeuten, aber das ist falsch!

Klar, wenn wir nur einen einzigen Tag zur Verfügung hätten, dann sollten wir die 24 Stunden maximal ausreizen. Erholen könnten wir uns in den Tagen danach. Wenn jedoch auf jeden Arbeitstag ein weiterer Arbeitstag folgt, funk­tio­niert das nicht mehr.

Stephen Coveys Geschichte vom Säger zeigt, worum es geht:

Ein Spazier­gänger kommt an einem Mann vorbei, der gerade dabei ist, einen Baum zu zersägen. Der Säger sägt und sägt und sägt. Der Spazier­gänger sieht sofort, dass die Säge stumpf ist. Er spricht den Säger an:

»Ihre Säge ist ja total stumpf!«

Daraufhin der Säger:

»Ja ich weiß, aber ich muss fertig werden und habe deswegen keine Zeit, die Säge zu schärfen!«

Für mich geht die Geschichte vom Säger nicht weit genug. Wir brauchen die arbeits­freie Zeit nicht nur, um uns zu erholen, d. h. um den Status quo zu erhalten, sondern auch, um uns weiter­zu­ent­wi­ckeln.

In einer arbeits­freien Woche könnte unser Säger eine Motorsäge entwi­ckeln, mit deren Hilfe er seine zukünf­tige Produk­ti­vität deutlich steigern könnte. Die besten Ideen kommen uns nicht während der Arbeits­zeit, sondern während wir mit etwas völlig anderem beschäf­tigt sind.

Wir können jede Minute unserer Zeit nur für eine Tätigkeit einsetzen. Für jede Minute, die wir länger arbeiten, fehlt uns diese Minute an einer anderen Stelle.

Wer über 40 Jahre alt ist, sollte einer Studie zufolge nicht mehr als 25 Stunden pro Woche arbeiten, um nicht an kogni­tiver Leis­tungs­fä­hig­keit einzu­büßen. Salopp ausge­drückt: Ab einem gewissen Alter macht zu viel Arbeit dumm. (Die Studie ist umstritten, weil sie alle unter­suchten Personen in einen Topf geworfen hat. Vermut­lich gilt die 25-Stunden-Grenze nicht für alle Berufe.)

Viele Menschen glauben, Produk­ti­vität und Krea­ti­vität seien so etwas wie Charak­ter­ei­gen­schaften. Ein Mensch sei entweder produktiv oder kreativ oder er sei es eben nicht. Das stimmt nicht!

Krea­ti­vität und Produk­ti­vität stellen sich bei jedem Menschen ein – voraus­ge­setzt die Bedin­gungen stimmen. Der denkbar schlech­teste Ort für kreative Einfälle ist das Büro. Die denkbar schlech­teste Bedingung ist Zwang. Wenn wir nur noch arbeiten, haben wir gar keine kreativen Einfälle mehr. Unsere Produk­ti­vität bricht ein. Ein Teufels­kreis.

Der 8‑Stunden-Arbeitstag ist ein längst über­holtes Relikt aus Zeiten, zu denen die Menschen noch vorwie­gend mit Händen und Füßen gear­beitet haben. Studien haben gezeigt, dass die Produk­ti­vität bei leichter körper­li­cher Arbeit erst ab etwa 50 Wochen­stunden einbricht, d. h. damals hat der 8‑Stunden-Arbeitstag gepasst.

Heute wird oft nur deswegen am tradi­tio­nellen 8‑Stunden-Arbeitstag fest­ge­halten, weil man schon immer acht Stunden pro Tag gear­beitet hat und/oder weil die meisten anderen Menschen ebenfalls acht Stunden arbeiten

Also einfach zwei bis drei Stunden früher in den Feier­abend gehen und die Freizeit genießen? Ganz so einfach ist es leider nicht.

Wie gesagt, haben wir den 8‑Stunden-Arbeitstag verin­ner­licht, d. h. wir haben unsere Arbeits­ge­wohn­heiten daran angepasst. Wer von nun an nur noch 5 bis 6 Stunden pro Tag arbeiten möchte, ohne am Ende des Tages unterm Strich weniger geleistet zu haben, muss einige Dinge umlernen.

Das Ganze ist kein Hexenwerk – und es lohnt sich! (In den oben erwähnten Firmen hat die Umstel­lung auf den 6‑Stunden-Arbeitstag bzw. die 4‑Tage-Woche nur deswegen funk­tio­niert, weil die entspre­chenden Prozesse angepasst wurden.

Wer die Arbeit von ehemals acht Stunden in fünf bis sechs Stunden schaffen möchte, muss sich besser konzen­trieren und fokus­sieren. Um das zu erreichen, muss man sich nicht mehr anstrengen, sondern voraus­schau­ende Maßnahmen ergreifen, die wie Hebel auf die Produk­ti­vität wirken. Motto:

»Arbeite smart, nicht hart!«

  • Die für die Arbeit zur Verfügung stehende Energie maxi­mieren
  • Ablen­kungen im Voraus vermeiden
  • Erho­lungs­pausen optimal einsetzen
  • Moti­va­tion und Ziel­stre­big­keit erhöhen
  • Work-Life-Inte­gra­tion

Work-Life-Inte­gra­tion anstelle von Work-Life-Balance

Unter Work-Life-Balance versteht man einen ausge­wo­genen Zustand, bei dem sich Job und Privat­leben in Einklang befinden, aber vonein­ander getrennt sind: Es gibt einen großen Zeitblock Arbeit pro Arbeitstag.

Bei der Work-Life-Inte­gra­tion greifen Job und Privat­leben inein­ander. Es gibt nicht mehr einen einzigen Zeitblock Arbeit pro Tag, sondern beliebig viele Blöcke, die von privaten Blöcken unter­bro­chen werden können, in denen man zum Beispiel Kinder von Schule abholt, Einkäufe erledigt, Sport treibt oder eine länger Siesta macht.

Das Ganze hat natürlich Vor- und Nachteile. Ein Vorteil der Work-Life-Inte­gra­tion ist, dass man Totzeiten im Beruf und Privat­leben nutzen kann.

Wie man sich smartes Arbeiten angewöhnt

Einen Bauplan für eine ganz­heit­liche Strategie, mit der die Konzen­tra­tion im Beruf und im Privat­leben deutlich gestei­gert werden kann, beschreibe ich in meinem Buch Erfolg durch Fokus & Konzen­tra­tion.

30-TAGE-MOTIVIERTER-FOKUS ist eine leicht umsetz­bare fertige Strategie, mit der du sofort beginnen kannst. (Die Anpassung an deine indi­vi­du­elle Situation dauert nur wenige Minuten.)

Übrigens: Laut einer Studie ist die Arbeits­zeit­be­schrän­kung die am besten funk­tio­nie­rende Maßnahmen gegen Aufschie­be­ritis und Prokras­ti­na­tion. (Hier gibt es weiter wirksame Maßnahmen zum Über­winden von Prokras­ti­na­tion.)

10 Taktiken zur Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rung

Erst jetzt, nachdem wir den Glau­bens­satz »Viel Arbeit hilft viel« abgelegt haben, macht es Sinn, über Taktiken zur Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rung (Produk­ti­vi­täts­hacks) zu sprechen.

#1 Sorge für guten Eustress durch Arbeit im Stehen!

Es gibt guten Stress (Eustress) und schlechten Stress (Disstress). Während Letzterer die Produk­ti­vität verrin­gert, wirkt sich Eustress positiv aus. Der einfachste und beste Weg, Eustress einzu­setzen, ist im Stehen zu arbeiten. Eine an Call Center Mitar­bei­tern durch­ge­führt Studie kam zu dem Ergeb­nisse, dass die Produk­ti­vität der stehenden Mitar­beiter um 45 % höher war. Die Ergeb­nisse einer anderen Studie sugge­rieren eine um bis zu 20 % höhere geistige Leis­tungs­fä­hig­keit beim Arbeiten im Stehen.

Aufgrund meiner persön­li­chen Erfahrung (während der Aufnahme der Hörbuch-Version von Erfolg durch Fokus & Konzen­tra­tion stand ich eine ganze Woche lang jeweils sechs bis acht Stunden pro Tag) rate ich dazu, sich zunächst mit kurzen Sessions an das Stehen zu gewöhnen, und auf eine weiche Unterlage zu achten.

#2 Schlafe aus!

Wer seine tägliche Arbeits­zeit um einige Stunden reduziert, sollte einen Teil dieser Zeit nutzen, um mehr zu schlafen. Wer sich gesunden Schlaf in ausrei­chender Menge gönnt, profi­tiert gleich mehrfach.

Zum einen ist man im ausge­schla­fenen Zustand konzen­trierter und neigt weniger zu Prokras­ti­na­tion und zum anderen wird man seltener krank, was sich stark positiv auf die lang­fris­tige Produk­ti­vität auswirkt. (Dass man im ausge­schla­fenen Zustand weniger prokras­ti­niert, liegt unter anderem daran, dass man Willens­kraft benötigt, um nicht zu prokras­ti­nieren, und erschöpfte Willens­kraft wird im Schlaf rege­ne­riert.)

#3 Lasse digitale Ablen­kungen gar nicht erst zu!

Die meisten Menschen wären über­rascht, wenn sie wüssten, wie viel kostbare Zeit sie an digitale Ablen­kungen wie Facebook, YouTube, WhatsApp und Co. verlieren. Mehrere Stunden pro Tag sind keine Selten­heit, sondern die Regel.

Laut einer Studie kommt es sogar noch schlimmer, denn unsere Gehirn­leis­tung ist signi­fi­kant reduziert, wann immer sich unser Smart­phone in Reich­weite befindet.

(Die Ursache davon sind nicht etwa irgend­welche Strahlen. Der Mecha­nismus funk­tio­niert wie folgt: Unbe­wusste Prozesse im Gehirn unter­drü­cken permanent den Impuls, das Smart­phone in die Hand zu nehmen, um damit rumzu­spielen. Diese Prozesse verbrau­chen einen Teil der Gehirn­res­sourcen.)

Es gibt eine Lösung: Dem Gehirn geht es nicht um das Smart­phone an sich, sondern um die verfüh­re­ri­schen Apps und Webseiten, die wir damit aufrufen können. Mithilfe von Apps wie Stay Focused lassen sich diese Apps und Webseiten vorüber­gehen sperren. Dadurch stehen mehr Gehirn­res­sourcen für die aktuelle Aufgabe zur Verfügung, wodurch die Produk­ti­vität signi­fi­kant ansteigt.

(Auf dem PC/Mac lassen sich verfüh­re­ri­sche Webseiten mit dem sehr zu empfeh­lenden Tool Freedom* blockieren.)

#4 Überlasse Pausen nicht dem Zufall!

Zu wissen, dass regel­mä­ßige Pausen sinnvoll sind und tatsäch­lich regel­mäßig Pausen zu machen, sind zwei Paar Schuhe. Oft verzichten wir insbe­son­dere in den Momenten auf eine Pause, in denen wir sie am nötigsten hätten.

Die Lösung: Pausen von vorn­herein fest einplanen, zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik.

#5 Kombi­niere Stress­abbau, Bewegung und Krea­ti­vität!

Wie schon gesagt, ist das Büro der denkbar schlech­teste Ort für kreative Einfälle. Das Büro ist auch insofern ein »schlechter« Ort, als dass man dort viel zu viel sitzt.

Die Lösung: Kreative Wald­spa­zier­gänge, auf denen du dich laut mit dir selbst über ein zuvor fest­ge­legtes Thema oder Problem unter­hältst. Am besten du nimmst ein Diktier­gerät mit, damit du deine Ideen nicht wieder vergisst.

Mir persön­li­chen fallen in einer Stunde im Wald immer(!) mehr nützliche Dinge ein, als in einer ganzen Woche vor dem Computer. Außerdem baue ich Stress ab und tue ich etwas für meine Gesund­heit.

#6 Arbeite niemals ohne Ziel im Kopf!

Der zweite Weg in Stephen Coveys Welt­best­seller Die 7 Wege zur Effek­ti­vität* lautet: »Schon am Anfang das Ende im Sinn haben«. Mit anderen Worten: niemals ohne Ziel arbeiten.

Das Ziel sollte sich nicht (nur) auf einem Blatt Papier, sondern im eigenen Kopf befinden. Man sollte das Ziel visua­li­sieren, d. h. den Weg zum Ziel ganz konkret in Gedanken durch­spielen.

Eine Methode, die nach­weis­lich funk­tio­niert, ist die soge­nannte WOOP-Technik von Gabriele Oettingen aus dem Buch Die Psycho­logie des Gelingens.

Die WOOP-Technik

Die Wirk­sam­keit der WOOP-Technik kommt daher, dass man sich nicht bloß mit den wünschens­werten Zielen, sondern auch mit etwaigen Hinder­nissen und mit einem konkreten Plan zur Ziel­er­rei­chung beschäf­tigt.

Die WOOP-Technik besteht aus insgesamt 4 Schritten, die in der richtigen Reihen­folge durch­laufen werden müssen: Wish – Outcome – Obstacle – Plan. (Auf Deutsch: Wunsch – Ergebnis – Hindernis – Plan.)

Wish/Wunsch: Was wünsche ich mir wirklich? Der Wunsch sollte im Bereich des Möglichen liegen, aber er sollte auch eine Heraus­for­de­rung darstellen. Ein Wunsch könnte zum Beispiel darin bestehen, innerhalb von drei Monaten ein Buch zu schreiben.

Outcome/Ergebnis: In diesem Schritt stellt man sich das Ergebnis in seiner vollen Pracht vor dem geistigen Auge vor. Wie fühlt es sich an, das fertige Buch in den Händen zu halten. Wie fühlt es sich an, von anderen Menschen dafür gelobt zu werden? Bei diesem Schritt geht es darum, ein möglichst positives Gefühl zu erzeugen. Es muss sich richtig gut anfühlen. Moti­va­tion ist eine rein emotio­nale Ange­le­gen­heit.

Obstacle/Hindernis: In diesem Schritt geht es darum, sich die Hinder­nisse, die zwischen dem Ist- und dem Wunsch­zu­stand liegen, so genau und detail­liert wie möglich vorzu­stellen.  Hier geht es darum, den wahren Kern des Problems zu finden. Das Erkennen der Hinder­nisse in Kombi­na­tion mit dem Wunsch wird die eigene Wahr­neh­mung der Situation verändern. Der Vorgang nennt sich “mentales Kontras­tieren“. Auf das Schreiben bezogen, könnte das Hindernis zum Beispiel darin bestehen, bestimmte Ablen­kungen aus dem Weg zu räumen.

Plan: Zuletzt muss man einen wenndann …-Plan entwi­ckeln, mit dem sich die größten Hinder­nisse umgehen lassen.

Man sollte diese vier Schritte immer wieder durch­gehen. Auf diese Weise bekommt man einen realis­ti­schen Blick auf die eigenen Ziele und Chancen und erhält die nötige Moti­va­tion, um das Ziel zu erreichen.

Ich bin kein großer Fan davon, jede Totzeit mit Arbeit zu füllen, aber die WOOP-Technik stellt da eine Ausnahme dar. Warte­zeiten zu nutzen, um zu visua­li­sieren, ist eine gute Idee.

#7 Auto­ma­ti­siere wieder­keh­rende Aufgaben!

Wer jeden Tag dreimal nur eine Minute Zeit spart, spart übers Jahr gerechnet mehr als einen ganzen Arbeitstag. Im Umkehr­schluss: Es lohnt sich, bis zu einem Arbeitstag damit zu verbringen, Auto­ma­ti­sie­rungen einzu­richten, die einem täglich drei Minuten Zeit einsparen.

Natürlich muss man erst einmal heraus­finden, welche auto­ma­ti­sier­baren Routi­ne­tä­tig­keiten man regel­mäßig durch­führt. Dazu am besten zwei Wochen lang ein Aufgaben-Tagebuch führen.

Was sich lohnen könnte:

Schreibe E‑Mails vor!

Beant­wor­test du immer wieder die gleichen (An)Fragen per Email? Formu­liere Stan­dard­mails, in die du nur noch den Namen des Empfän­gers und indi­vi­du­elle Details ergänzen musst.

PRO-Tipp: Richte mehrere Email-Adressen ein und setze jeweils einen Autore­sponder ein, der bereits Antworten auf die häufigsten (An)Fragen enthält. Am Ende des Autore­spon­ders nennst du eine weitere E‑Mail-Adresse, an die sich der Empfänger (noch einmal) wenden kann, falls seine Frage durch den Autore­sponder noch nicht beant­wortet wurde.

Nach und nach kannst du deine Autore­sponder immer weiter opti­mieren und ergänzen, bis sie die wich­tigsten Fragen besser beant­worten, als eine indi­vi­du­elle Email, für die du dir nicht so viel Zeit nehmen könntest.

Nutze die Auto­kor­rektur von Word!

Die Vorein­stel­lungen der Auto­kor­rek­tur­funk­tion von Word können ganz schön nervig sein. Aus DNA wird auto­ma­tisch DANN gemacht. Zum Glück lassen sich die Vorein­stel­lungen ändern und erweitern (Datei –> Optionen –>  Doku­ment­prü­fung –> Auto­kor­rektur-Optionen).

Nutze diese Funktion, um dir die Schreib­ar­beit zu erleich­tern, indem du ganze Sätze oder Text­blöcke hinter­legst. Aus »mfg« kann von Word auto­ma­tisch »mit freund­li­chen Grüßen« gemacht werden. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Lerne Shortcuts!

Lerne die Shortcuts (Tasten­kom­bi­na­tionen für bestimmte Funk­tionen) der Programme, mit denen du am häufigsten arbeitest.

Inves­tiere in bessere Hardware!

Eine der besten Inves­ti­tionen ist die in einen großen Monitor, auf dem man zwei Programme neben­ein­ander anzeigen lassen kann.

#8 Diktiere, statt zu schreiben!

Hast du den Chrome-Browser und einen Google-Account? Falls nein: Beides ist kostenlos. Nutze die Diktier­funk­tion von Google Docs (unter Tools –> Sprach­ein­gabe). Du sprichst und Google schreibt. Ab und an unter­laufen Google ein paar kleinere Fehler, aber unterm Strich steht der Text deutlich schneller, als wenn du ihn komplett von Hand tippen müsstest. Ich nutze diese Funktion gerne für den Rohent­wurf meiner Texte.

Ein positiver Neben­ef­fekt am Diktieren ist, dass man die Hände frei hat, zum Beispiel, um ein Buch zu halten oder um zu gesti­ku­lieren (falls einem das hilft).

#9 Nutze eine NOT-To-do-Liste!

Sinn und Funktion einer To-do-Liste dürften den meisten Menschen bekannt sein. Was die wenigsten kennen, geschweige denn nutzen, ist eine NOT-To-do-Liste. Anstelle von Dingen, die man tun möchte, enthält sie alle Dinge, die man nicht (mehr) tun möchte. Zum Beispiel: Facebook aufrufen, während der Arbeit Süßig­keiten naschen usw.

Diese Dinge auf einer NOT-To-do-Liste stehen zu haben, macht es deutlich einfach, sie nicht zu tun.

# 10 Setze Zeit­ma­nage­ment-Methoden ein!

Erwäge den Einsatz von Zeit­ma­nage­ment-Methoden wie zum Beispiel der Eisen­hower-Methode, der ABC-Analyse oder der Pomodoro-Technik. Einen Überblick über die wich­tigsten Zeit­ma­nage­ment-Techniken findest du in meinem Über­sichts­ar­tikel zum Thema Zeit­ma­nage­ment.

Fazit und ein abschlie­ßender Tipp zur Umsetzung

Es gibt viel Luft nach oben!

Wichtig ist, dass du zuerst deine Arbeits­zeit redu­zierst und erst dann die oben beschrie­benen Taktiken zur Stei­ge­rung deiner Produk­ti­vität imple­men­tierst. (30-TAGE-MOTIVIERTER-FOKUS kann dir dabei helfen.)

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Dr. Jan Höpker - Foto Autorenbox

Über Dr. Jan Höpker

Eines Tages bin ich aufge­wacht und habe fest­ge­stellt, dass ich über viele spannende Dinge nicht nur nichts wusste, sondern dass ich nicht einmal wusste, dass ich nichts wusste (trotz Studium und Promotion). Seitdem lese ich viele Bücher und mache mir Gedanken, die ich auf dieser Webseite veröf­fent­liche.

Meine Artikel gehen in die Tiefe, weil ich für Ober­fläch­lich­keit keine Zeit habe. Warum die Seite HabitGym heißt? Weil es nicht darum geht, Dinge nur zu wissen, sondern Wissen auch anzu­wenden, was einiger Übung bedarf. Auch Geld ist nur ein Werkzeug, nicht mehr und nicht weniger. Zurzeit arbeite ich übrigens an meiner zweiten Million – die erste Million hat leider nicht geklappt ;)

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