Wie du deine Produktivität am Schreibtisch um 50 % steigerst

An alle Wissensarbeiter und Schreibtischtäter, die ihre Produktivität steigern möchten: Was wäre es dir wert, 50 % produktiver zu sein? Es kostet dich kein Geld, aber du wirst dich von einer für wahr befundenen Lüge trennen müssen!

Was uns daran hindert, produktiv zu sein

Vermutlich bist du hier gelandet, weil du nach Methoden zum Steigern deiner Produktivität suchst. Vielleicht hast du schon andere Artikel zum Thema Produktivität gelesen, in denen dir 10, 20 oder gar 50 Tipps zur Produktivitätssteigerung vorgestellt wurden.

Vergiss diese Taktiken! Sie haben ihre Berechtigung, aber du wirst sie jetzt noch nicht mit Erfolg umsetzen können. Wenn du deine Produktivität wirklich steigern möchtest, brauchst du zunächst keine Taktiken (erst recht nicht ganz viele davon), sondern einen Paradigmenwechsel. Was meine ich damit?

Es gibt eine einzige Maßnahme, mit deren Hilfe du in Zukunft deutlich produktiver sein kannst.

Gleich vorab: Die Maßnahme, die ich dir gleich vorstellen werde, funktioniert nicht in allen Jobs. Die entscheidende Voraussetzung ist, dass du dir deine Zeit weitgehend selbst einteilen kannst. Insbesondere Studenten, Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer können profitieren.

Wer profitieren möchte, muss eine Unwahrheit, die fast alle Menschen für wahr halten, erkennen und hinter sich lassen. Wovon spreche ich?

Wir allen haben verinnerlicht, dass ein vollwertiger Arbeitstag (mindestens) acht Stunden Arbeit umfasst. Seit unserem ersten Schultag wurde uns eingetrichtert, dass Produktivsein bedeutet viel zu arbeiten.

Das ist falsch!

Die allermeisten Berufstätigen bemühen sich darum, acht Stunden pro Tag zu arbeiten. Dabei machen sie regelmäßig die Erfahrung, dass es ihnen schwerfällt, fokussiert und konzentriert bei der Sache zu sein.

Immer wieder verschwenden sie Zeit, weil sie …

• Ständig ihre E‑Mails oder die Timeline bei Facebook und Co. checken.
• Tagträumend vor sich hinstarren.
• Mit Kollegen tratschen.

Bitte verstehe mich nicht falsch: Pausen sind gut, aber wäre es nicht besser, wenn wir währenddessen kein schlechtes Gewissen hättest, weil wir der Meinung sind, dass wir eigentlich gerade arbeiten sollten?

Wie oft schieben wir unsere privaten Angelegenheiten auf die lange Bank, weil wir vor lauter Arbeit nicht dazu kommen? Und wie oft werden wir bei der Arbeit von unangenehmen Gedanken an diese unerledigten privaten Angelegenheiten abgelenkt?

Wie viel Energie verschwenden wir, um Vorgesetzten, Kollegen und uns selbst vorzutäuschen, wir seien produktiv, obwohl wir mal wieder nicht bei der Sache sind?

Falls du dich in diesen Punkten wiedererkannt hast, denkst du jetzt vielleicht, dass es nur dir so geht, während deine Kollegen acht Stunden pro Tag produktiv sein können. Du irrst dich! Allen geht es wie dir. Das Problem wird nicht eines Tages von selbst verschwinden. Schluss damit! Die Wahrheit lässt sich nicht länger leugnen:

Kein Mensch kann acht Stunden pro Tag produktiv mit dem Kopf arbeiten!

Die Faktenlage verdichtet sich. Immer mehr deutet darauf hin, dass Menschen deutlich weniger als acht Stunden pro Tag mit dem Kopf arbeiten sollten. Damit meine ich nicht, dass es angenehmer wäre, wenn wir weniger arbeiten würden, sondern, dass wir mit weniger Zeiteinsatz sogar mehr schaffen können! (Definitiv mittel- und langfristig, vielleicht sogar schon morgen.) Wie soll das gehen?

Zu den Details kommen wir gleich. Zuerst möchte ich meine Behauptung belegen.

Es gibt einen negativen Zusammenhang zwischen der Anzahl der in einem europäischen Land pro Person geleisteten Arbeitsstunden und dem Beitrag zum Bruttoinlandsprodukt der aus jeder geleisteten Arbeitsstunde kommt. Im Klartext heißt das:

In Ländern, in denen mehr gearbeitet wird, wird weniger geleistet

Die Arbeitsproduktivität eines Landes steigt mit abnehmender Arbeitszeit | Die Zahlen (Quelle der Zahlen) stammen aus dem Jahr 2005.

Es stimmt einfach nicht, dass wir produktiver sind, wenn wir mehr arbeiten. Das Gegenteil ist der Fall: Je mehr wir arbeiten, umso mehr sinkt unsere Produktivität.

Diese Erkenntnis ist nicht wirklich neu. Schon in den 1980er Jahren hatte der bekannte schwedische Psychologe K. Anders Ericsson herausgefunden, dass High Performer aus verschiedensten Disziplinen maximal vier Stunden pro Tag leistungsfähig sein können. Mehr geht einfach nicht.

Es gibt zig Beispiele von ultra-erfolgreichen Menschen, die mit wenig Zeitaufwand sehr viel geleistet haben:

• Der Nobelpreisträger James Watson war dafür bekannt, weniger als seine Kollegen zu arbeiten, um stattdessen Tennis zu spielen und sich mit Mädchen zu treffen.
• Charles Darwin, vielleicht der erfolgreichste Wissenschaftler überhaupt, schrieb keine drei Stunden pro Tag und brachte es dennoch auf 19 Bücher (und unzählige Briefe).
• Der Mathematiker Henri Poincaré brachte es auf vier Stunden pro Tag.
• Thomas Mann, einer der bedeutendsten Erzähler des 20. Jahrhunderts, schrieb nur vier bis fünf Stunden pro Tag.
• Charles Dickens: 5 Stunden.

Falls du jetzt denkst, dass das alles Genies waren, die einfach nicht lange arbeiten mussten, liegst du falsch! Viele von ihnen hatten versucht, länger zu arbeiten, aber ihre Ergebnisse verschlechterten sich dadurch.

Übrigens: Eine Vielzahl weiterer Beispiele beschreibt Alex Soojung-Kim Pang in seinem sehr zu empfehlenden Buch Rest – Why you get more done when you work less. Deutscher Titel: PAUSE – Tue WENIGER, erreiche MEHR* (Hier geht es zu meiner Zusammenfassung des Buches.)

Immer mehr innovative Firmen lassen weniger arbeiten – bei vollem Gehalt!

Es gibt zwei unterschiedliche Modelle:

• 5 Tage pro Woche à 5–6 Stunden (insgesamt 25 bis 30 Stunden)
• 4 Tage pro Woche à 8–10 Stunden (32 bis 40 Stunden total)

Hier werden die Modelle von insgesamt acht Firmen, darunter auch einige Firmen aus Deutschland, im Detail vorgestellt.

Professor Morten Hansen (ein Managementtheoretiker) drückt es wie folgt aus:

„Wir müssen von der falschen Überzeugung wegkommen, dass Leistung etwas mit der Arbeitsmenge zu tun hat.”

Warum leistet man mit weniger Arbeit mehr?

Der Mensch ist keine Maschine. Dauerhafte Produktivität ist ein mehrdimensionales Problem, das leider viel zu oft nur eindimensional betrachtet wird. Wir glauben, mehr Zeit würde automatisch mehr Produktivität bedeuten, aber das ist falsch!

Klar, wenn wir nur einen einzigen Tag zur Verfügung hätten, dann sollten wir die 24 Stunden maximal ausreizen. Erholen könnten wir uns in den Tagen danach. Wenn jedoch auf jeden Arbeitstag ein weiterer Arbeitstag folgt, funktioniert das nicht mehr.

Stephen Coveys Geschichte vom Säger zeigt, worum es geht:

Für mich geht die Geschichte vom Säger nicht weit genug. Wir brauchen die arbeitsfreie Zeit nicht nur, um uns zu erholen, d. h. um den Status quo zu erhalten, sondern auch, um uns weiterzuentwickeln.

In einer arbeitsfreien Woche könnte unser Säger eine Motorsäge entwickeln, mit deren Hilfe er seine zukünftige Produktivität deutlich steigern könnte. Die besten Ideen kommen uns nicht während der Arbeitszeit, sondern während wir mit etwas völlig anderem beschäftigt sind.

Wir können jede Minute unserer Zeit nur für eine Tätigkeit einsetzen. Für jede Minute, die wir länger arbeiten, fehlt uns diese Minute an einer anderen Stelle.

Wer über 40 Jahre alt ist, sollte einer Studie zufolge nicht mehr als 25 Stunden pro Woche arbeiten, um nicht an kognitiver Leistungsfähigkeit einzubüßen. Salopp ausgedrückt: Ab einem gewissen Alter macht zu viel Arbeit dumm. (Die Studie ist umstritten, weil sie alle untersuchten Personen in einen Topf geworfen hat. Vermutlich gilt die 25-Stunden-Grenze nicht für alle Berufe.)

Viele Menschen glauben, Produktivität und Kreativität seien so etwas wie Charaktereigenschaften. Ein Mensch sei entweder produktiv oder kreativ oder er sei es eben nicht. Das stimmt nicht!

Kreativität und Produktivität stellen sich bei jedem Menschen ein – vorausgesetzt die Bedingungen stimmen. Der denkbar schlechteste Ort für kreative Einfälle ist das Büro. Die denkbar schlechteste Bedingung ist Zwang. Wenn wir nur noch arbeiten, haben wir gar keine kreativen Einfälle mehr. Unsere Produktivität bricht ein. Ein Teufelskreis.

Der 8‑Stunden-Arbeitstag ist ein längst überholtes Relikt aus Zeiten, zu denen die Menschen noch vorwiegend mit Händen und Füßen gearbeitet haben. Studien haben gezeigt, dass die Produktivität bei leichter körperlicher Arbeit erst ab etwa 50 Wochenstunden einbricht, d. h. damals hat der 8‑Stunden-Arbeitstag gepasst.

Heute wird oft nur deswegen am traditionellen 8‑Stunden-Arbeitstag festgehalten, weil man schon immer acht Stunden pro Tag gearbeitet hat und/oder weil die meisten anderen Menschen ebenfalls acht Stunden arbeiten

Also einfach zwei bis drei Stunden früher in den Feierabend gehen und die Freizeit genießen? Ganz so einfach ist es leider nicht.

Wie gesagt, haben wir den 8‑Stunden-Arbeitstag verinnerlicht, d. h. wir haben unsere Arbeitsgewohnheiten daran angepasst. Wer von nun an nur noch 5 bis 6 Stunden pro Tag arbeiten möchte, ohne am Ende des Tages unterm Strich weniger geleistet zu haben, muss einige Dinge umlernen.

Das Ganze ist kein Hexenwerk – und es lohnt sich! (In den oben erwähnten Firmen hat die Umstellung auf den 6‑Stunden-Arbeitstag bzw. die 4‑Tage-Woche nur deswegen funktioniert, weil die entsprechenden Prozesse angepasst wurden.

Wer die Arbeit von ehemals acht Stunden in fünf bis sechs Stunden schaffen möchte, muss sich besser konzentrieren und fokussieren. Um das zu erreichen, muss man sich nicht mehr anstrengen, sondern vorausschauende Maßnahmen ergreifen, die wie Hebel auf die Produktivität wirken. Motto:

„Arbeite smart, nicht hart!”

• Die für die Arbeit zur Verfügung stehende Energie maximieren
• Ablenkungen im Voraus vermeiden
• Erholungspausen optimal einsetzen
• Motivation und Zielstrebigkeit erhöhen
• Work-Life-Integration

Wie man sich smartes Arbeiten angewöhnt

Einen Bauplan für eine ganzheitliche Strategie, mit der die Konzentration im Beruf und im Privatleben deutlich gesteigert werden kann, beschreibe ich in meinem Buch Erfolg durch Fokus & Konzentration.

30-TAGE-MOTIVIERTER-FOKUS ist eine leicht umsetzbare fertige Strategie, mit der du sofort beginnen kannst. (Die Anpassung an deine individuelle Situation dauert nur wenige Minuten.)

Übrigens: Laut einer Studie ist die Arbeitszeitbeschränkung die am besten funktionierende Maßnahmen gegen Aufschieberitis und Prokrastination. (Hier gibt es weiter wirksame Maßnahmen zum Überwinden von Prokrastination.)

10 Taktiken zur Produktivitätssteigerung

Erst jetzt, nachdem wir den Glaubenssatz „Viel Arbeit hilft viel” abgelegt haben, macht es Sinn, über Taktiken zur Produktivitätssteigerung (Produktivitätshacks) zu sprechen.

#1 Sorge für guten Eustress durch Arbeit im Stehen!

Es gibt guten Stress (Eustress) und schlechten Stress (Disstress). Während Letzterer die Produktivität verringert, wirkt sich Eustress positiv aus. Der einfachste und beste Weg, Eustress einzusetzen, ist im Stehen zu arbeiten. Eine an Call Center Mitarbeitern durchgeführt Studie kam zu dem Ergebnisse, dass die Produktivität der stehenden Mitarbeiter um 45 % höher war. Die Ergebnisse einer anderen Studie suggerieren eine um bis zu 20 % höhere geistige Leistungsfähigkeit beim Arbeiten im Stehen.

Aufgrund meiner persönlichen Erfahrung (während der Aufnahme der Hörbuch-Version von Erfolg durch Fokus & Konzentration stand ich eine ganze Woche lang jeweils sechs bis acht Stunden pro Tag) rate ich dazu, sich zunächst mit kurzen Sessions an das Stehen zu gewöhnen, und auf eine weiche Unterlage zu achten.

#2 Schlafe aus!

Wer seine tägliche Arbeitszeit um einige Stunden reduziert, sollte einen Teil dieser Zeit nutzen, um mehr zu schlafen. Wer sich gesunden Schlaf in ausreichender Menge gönnt, profitiert gleich mehrfach.

Zum einen ist man im ausgeschlafenen Zustand konzentrierter und neigt weniger zu Prokrastination und zum anderen wird man seltener krank, was sich stark positiv auf die langfristige Produktivität auswirkt. (Dass man im ausgeschlafenen Zustand weniger prokrastiniert, liegt unter anderem daran, dass man Willenskraft benötigt, um nicht zu prokrastinieren, und erschöpfte Willenskraft wird im Schlaf regeneriert.)

#3 Lasse digitale Ablenkungen gar nicht erst zu!

Die meisten Menschen wären überrascht, wenn sie wüssten, wie viel kostbare Zeit sie an digitale Ablenkungen wie Facebook, YouTube, WhatsApp und Co. verlieren. Mehrere Stunden pro Tag sind keine Seltenheit, sondern die Regel.

Laut einer Studie kommt es sogar noch schlimmer, denn unsere Gehirnleistung ist signifikant reduziert, wann immer sich unser Smartphone in Reichweite befindet.

(Die Ursache davon sind nicht etwa irgendwelche Strahlen. Der Mechanismus funktioniert wie folgt: Unbewusste Prozesse im Gehirn unterdrücken permanent den Impuls, das Smartphone in die Hand zu nehmen, um damit rumzuspielen. Diese Prozesse verbrauchen einen Teil der Gehirnressourcen.)

Es gibt eine Lösung: Dem Gehirn geht es nicht um das Smartphone an sich, sondern um die verführerischen Apps und Webseiten, die wir damit aufrufen können. Mithilfe von Apps wie Stay Focused lassen sich diese Apps und Webseiten vorübergehen sperren. Dadurch stehen mehr Gehirnressourcen für die aktuelle Aufgabe zur Verfügung, wodurch die Produktivität signifikant ansteigt.

(Auf dem PC/Mac lassen sich verführerische Webseiten mit dem sehr zu empfehlenden Tool Freedom* blockieren.)

#4 Überlasse Pausen nicht dem Zufall!

Zu wissen, dass regelmäßige Pausen sinnvoll sind und tatsächlich regelmäßig Pausen zu machen, sind zwei Paar Schuhe. Oft verzichten wir insbesondere in den Momenten auf eine Pause, in denen wir sie am nötigsten hätten.

Die Lösung: Pausen von vornherein fest einplanen, zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik.

#5 Kombiniere Stressabbau, Bewegung und Kreativität!

Wie schon gesagt, ist das Büro der denkbar schlechteste Ort für kreative Einfälle. Das Büro ist auch insofern ein „schlechter” Ort, als dass man dort viel zu viel sitzt.

Die Lösung: Kreative Waldspaziergänge, auf denen du dich laut mit dir selbst über ein zuvor festgelegtes Thema oder Problem unterhältst. Am besten du nimmst ein Diktiergerät mit, damit du deine Ideen nicht wieder vergisst.

Mir persönlichen fallen in einer Stunde im Wald immer(!) mehr nützliche Dinge ein, als in einer ganzen Woche vor dem Computer. Außerdem baue ich Stress ab und tue ich etwas für meine Gesundheit.

#6 Arbeite niemals ohne Ziel im Kopf!

Der zweite Weg in Stephen Coveys Weltbestseller Die 7 Wege zur Effektivität* lautet: „Schon am Anfang das Ende im Sinn haben”. Mit anderen Worten: niemals ohne Ziel arbeiten.

Das Ziel sollte sich nicht (nur) auf einem Blatt Papier, sondern im eigenen Kopf befinden. Man sollte das Ziel visualisieren, d. h. den Weg zum Ziel ganz konkret in Gedanken durchspielen.

Eine Methode, die nachweislich funktioniert, ist die sogenannte WOOP-Technik von Gabriele Oettingen aus dem Buch Die Psychologie des Gelingens*.

Ich bin kein großer Fan davon, jede Totzeit mit Arbeit zu füllen, aber die WOOP-Technik stellt da eine Ausnahme dar. Wartezeiten zu nutzen, um zu visualisieren, ist eine gute Idee.

#7 Automatisiere wiederkehrende Aufgaben!

Wer jeden Tag dreimal nur eine Minute Zeit spart, spart übers Jahr gerechnet mehr als einen ganzen Arbeitstag. Im Umkehrschluss: Es lohnt sich, bis zu einem Arbeitstag damit zu verbringen, Automatisierungen einzurichten, die einem täglich drei Minuten Zeit einsparen.

Natürlich muss man erst einmal herausfinden, welche automatisierbaren Routinetätigkeiten man regelmäßig durchführt. Dazu am besten zwei Wochen lang ein Aufgaben-Tagebuch führen.

Was sich lohnen könnte:

Schreibe E‑Mails vor!

Beantwortest du immer wieder die gleichen (An)Fragen per Email? Formuliere Standardmails, in die du nur noch den Namen des Empfängers und individuelle Details ergänzen musst.

PRO-Tipp: Richte mehrere Email-Adressen ein und setze jeweils einen Autoresponder ein, der bereits Antworten auf die häufigsten (An)Fragen enthält. Am Ende des Autoresponders nennst du eine weitere E‑Mail-Adresse, an die sich der Empfänger (noch einmal) wenden kann, falls seine Frage durch den Autoresponder noch nicht beantwortet wurde.

Nach und nach kannst du deine Autoresponder immer weiter optimieren und ergänzen, bis sie die wichtigsten Fragen besser beantworten, als eine individuelle Email, für die du dir nicht so viel Zeit nehmen könntest.

Nutze die Autokorrektur von Word!

Die Voreinstellungen der Autokorrekturfunktion von Word können ganz schön nervig sein. Aus DNA wird automatisch DANN gemacht. Zum Glück lassen sich die Voreinstellungen ändern und erweitern (Datei –> Optionen –> Dokumentprüfung –> Autokorrektur-Optionen).

Nutze diese Funktion, um dir die Schreibarbeit zu erleichtern, indem du ganze Sätze oder Textblöcke hinterlegst. Aus „mfg” kann von Word automatisch „mit freundlichen Grüßen” gemacht werden. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Lerne Shortcuts!

Lerne die Shortcuts (Tastenkombinationen für bestimmte Funktionen) der Programme, mit denen du am häufigsten arbeitest.

Investiere in bessere Hardware!

Eine der besten Investitionen ist die in einen großen Monitor, auf dem man zwei Programme nebeneinander anzeigen lassen kann.

#8 Diktiere, statt zu schreiben!

Hast du den Chrome-Browser und einen Google-Account? Falls nein: Beides ist kostenlos. Nutze die Diktierfunktion von Google Docs (unter Tools –> Spracheingabe). Du sprichst und Google schreibt. Ab und an unterlaufen Google ein paar kleinere Fehler, aber unterm Strich steht der Text deutlich schneller, als wenn du ihn komplett von Hand tippen müsstest. Ich nutze diese Funktion gerne für den Rohentwurf meiner Texte.

Ein positiver Nebeneffekt am Diktieren ist, dass man die Hände frei hat, zum Beispiel, um ein Buch zu halten oder um zu gestikulieren (falls einem das hilft).

#9 Nutze eine NOT-To-do-Liste!

Sinn und Funktion einer To-do-Liste dürften den meisten Menschen bekannt sein. Was die wenigsten kennen, geschweige denn nutzen, ist eine NOT-To-do-Liste. Anstelle von Dingen, die man tun möchte, enthält sie alle Dinge, die man nicht (mehr) tun möchte. Zum Beispiel: Facebook aufrufen, während der Arbeit Süßigkeiten naschen usw.

Diese Dinge auf einer NOT-To-do-Liste stehen zu haben, macht es deutlich einfach, sie nicht zu tun.

# 10 Setze Zeitmanagement-Methoden ein!

Erwäge den Einsatz von Zeitmanagement-Methoden wie zum Beispiel der Eisenhower-Methode, der ABC-Analyse oder der Pomodoro-Technik. Einen Überblick über die wichtigsten Zeitmanagement-Techniken findest du in meinem Übersichtsartikel zum Thema Zeitmanagement.

Fazit und ein abschließender Tipp zur Umsetzung

Es gibt viel Luft nach oben!

Wichtig ist, dass du zuerst deine Arbeitszeit reduzierst und erst dann die oben beschriebenen Taktiken zur Steigerung deiner Produktivität implementierst.
(30-TAGE-MOTIVIERTER-FOKUS kann dir dabei helfen.)