Strukturiert arbeiten: In 7 Schritten zur strukturierten Arbeitsweise

Wie kann ich strukturiert arbeiten, ohne meinen ganzen Tag durchzuplanen und dadurch unflexibel zu werden?

In diesem Artikel zeige ich dir, was eine strukturierte Arbeitsweise auszeichnet und wie du deine Aufgaben in sieben Schritten sinnvoll planst und systematisch erledigst. Außerdem stelle ich dir praktische Methoden vor, mit denen du mehr Ordnung und Klarheit in deinen Arbeitsalltag bringst.

Was bedeutet strukturiertes Arbeiten?

Strukturiert zu arbeiten bedeutet, dass du deine Aufgaben planvoll und systematisch angehst: Du verschaffst dir zunächst einen Überblick, setzt Prioritäten, planst die nächsten Schritte und arbeitest sie möglichst konzentriert ab.

Eine strukturierte Arbeitsweise hilft dir dabei, auch bei vielen Aufgaben stets den Überblick zu behalten und deine Ziele mit weniger Zeit- und Energieverlust zu erreichen.

Dabei geht es nicht darum, jede Minute deines Tages im Voraus zu verplanen und deinen Plan anschließend um jeden Preis einzuhalten. Eine gute Struktur ist kein Korsett, sondern ein Gerüst, das dir Orientierung gibt und dich gleichzeitig flexibel bleiben lässt.

Warum Struktur deinem Gehirn die Arbeit erleichtert

Hast du dich schon einmal gefragt, warum du vor wichtigen Terminen nervös wirst, warum du beim Geruch von Essen Appetit bekommst und warum viele Menschen kurz vor dem Weckerklingeln von selbst aufwachen?

Weil dein Gehirn eine geniale Vorhersagemaschine ist.

Es reagiert nicht bloß auf das Geschehen. Es simuliert mögliche Zukunftsszenarien und bereitet deinen Geist und Körper schon im Voraus auf die wahrscheinlichsten Ereignisse vor. Dadurch kannst du schnell angemessen reagieren, ohne jedes Mal lange nachdenken zu müssen.

Was das mit Chaos und Struktur zu tun hat?

Sehr viel. Denn ein grundlegender Unterschied zwischen Chaos und Struktur ist der Grad der Vorhersagbarkeit. Wenn Struktur herrscht, weißt du ungefähr, was als Nächstes passieren wird und was von dir erwartet wird. Du musst nicht ständig neu überlegen, suchen und entscheiden. Dadurch sparst du Zeit und mentale Energie.

Die Vorteile einer strukturierten Arbeitsweise

Eine strukturierte Arbeitsweise macht dir die Arbeit auf unterschiedliche Weise leichter:

• Du behältst den Überblick: Aufgaben, Termine und wichtige Informationen gehen nicht mehr so leicht verloren.
• Du setzt bessere Prioritäten: Du reagierst nicht mehr nur auf das, was gerade am lautesten nach deiner Aufmerksamkeit schreit.
• Du arbeitest effizienter: Du verbringst weniger Zeit mit Suchen, Sortieren und vermeidbaren Entscheidungen.
• Du kannst dich besser konzentrieren: Wenn du weißt, was zu tun ist, musst du nicht während der Arbeit ständig neu planen.
• Du wirst zuverlässiger: Kunden, Kollegen und Vorgesetzte können sich darauf verlassen, dass du Vereinbarungen und Termine einhältst.
• Du hast weniger Stress: Eine klare Struktur entlastet dein Gedächtnis und gibt dir das Gefühl, deine Arbeit unter Kontrolle zu haben.

Struktur ist also kein Selbstzweck, sondern hilft dir dabei, deine Zeit und Energie für die Aufgaben zu nutzen, die wirklich wichtig sind.

In sieben Schritten strukturiert arbeiten

Es gibt nicht das eine perfekte System, das für jeden Menschen und jede Art von Arbeit gleichermaßen funktioniert. Meiner Erfahrung nach eignen sich die folgenden 7 Schritte als Grundgerüst, das du an deine persönliche Situation anpassen kannst.

1. Verschaffe dir einen vollständigen Überblick

Viele unstrukturiert arbeitende Menschen versuchen, ihre Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen im Kopf zu verwalten.

Das funktioniert aber nicht besonders gut.

Die Kapazität unseres Arbeitsgedächtnisses ist stark begrenzt. Darum können wir nur wenige Informationen gleichzeitig im Kopf jonglieren. Wenn du ständig an offene Aufgaben denken musst, fehlt dir diese mentale Kapazität bei deiner eigentlichen Arbeit. Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass du etwas Wichtiges vergisst.

Darum solltest du alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, an einem verlässlichen Ort außerhalb deines Kopfes festhalten: anstehende Aufgaben, laufende Projekte, Termine und Fristen, offene Fragen, Ideen, Dinge, auf die du wartest, und Verpflichtungen gegenüber anderen Menschen.

Ob du dafür Stift und Papier oder eine App benutzt, ist zweitrangig. Wichtig ist nur, dass du deinem System vertraust und regelmäßig hineinschaust.

Wenn du bislang kein solches System hast, nimm dir 20 bis 30 Minuten Zeit und schreibe alles auf, was dir im Kopf herumschwirrt. Du wirst vermutlich schon währenddessen merken, wie die innere Anspannung nachlässt.

2. Kläre das gewünschte Ergebnis

Eine Aufgabe wie „Website“, „Steuer“ oder „Präsentation“ ist nicht klar genug. Solche Stichwörter erinnern dich zwar an ein Thema, sagen dir aber nicht, was du konkret erreichen möchtest.

Frage dich bei jeder größeren Aufgabe: Welches Ergebnis soll am Ende vorliegen?

Aus „Präsentation“ könnte zum Beispiel werden: Eine fertige Präsentation mit 20 Folien, die ich meinem Kunden am Freitag schicken kann.

Aus „Website“ könnte werden: Die neue Angebotsseite ist veröffentlicht und kann auf dem Smartphone fehlerfrei aufgerufen werden.

Ein klares Wunschergebnis lenkt deine Gedanken. Du kannst besser beurteilen, welche Schritte notwendig sind und welche Tätigkeiten dich nur beschäftigen, ohne dich ans Ziel zu bringen.

Das gilt auch für deinen gesamten Arbeitstag. Frage dich morgens nicht nur, was du heute alles tun könntest. Frage dich: Was muss bis zum Feierabend passiert sein, damit ich mit dem Tag zufrieden bin?

3. Setze klare Prioritäten

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig.

Viele Menschen behandeln ihre To-do-Liste jedoch wie eine Speisekarte: Sie wählen nach Lust und Laune aus, worauf sie gerade Appetit haben. In der Regel sind das die Aufgaben, die schnell erledigt sind, Spaß machen oder besonders dringend erscheinen. Die wirklich wichtigen Aufgaben bleiben dagegen oft liegen.

Eine Lösung für dieses Problem ist das Eisenhower-Prinzip. Dabei werden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet:

1. Dringend und wichtig: Diese Aufgaben solltest du zeitnah erledigen.
2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben bringen dich langfristig voran. Plane feste Zeiten für sie ein, bevor sie dringend werden.
3. Dringend, aber nicht wichtig: Prüfe, ob du diese Aufgaben ablehnen, delegieren oder vereinfachen kannst.
4. Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben kannst du normalerweise streichen.

Sorge insbesondere dafür, dass der zweite Quadrant (wichtig, aber nicht dringend) nicht zu kurz kommt. Dort befinden sich häufig die Aufgaben und Projekte, die deine Probleme nachhaltig lösen und dich langfristig voranbringen.

Hilfreich ist außerdem das Pareto-Prinzip. Es besagt vereinfacht, dass ein kleiner Teil deiner Aktivitäten häufig einen großen Teil deiner Ergebnisse hervorbringt.

Frage dich deshalb: Welche wenigen Aufgaben haben aktuell den größten Einfluss auf meine Ergebnisse?

Lege anschließend deine sogenannten Big Three fest: die drei wichtigsten Aufgaben, die du an diesem Tag erledigen oder zumindest deutlich voranbringen möchtest.

Das bedeutet nicht, dass du den ganzen Tag nur drei Aufgaben erledigen darfst. Neben deinen Big Three kannst du selbstverständlich kleinere Aufgaben, Termine und Routinearbeiten einplanen. Die Begrenzung hilft dir lediglich dabei, deine wichtigsten Vorhaben im Blick zu behalten und zu verhindern, dass sie vom alltäglichen Kleinkram verdrängt werden.

4. Zerlege Projekte in konkrete nächste Schritte

Große und unklare Aufgaben erzeugen leicht Überforderung.

„Buch schreiben“, „neue Website erstellen“ oder „Steuererklärung machen“ sind keine Aufgaben, die du in einem Zug erledigen kannst. Es handelt sich um Projekte, die aus vielen einzelnen Schritten bestehen.

Wenn du ein solches Projekt auf deine To-do-Liste schreibst, musst du jedes Mal neu überlegen, wo du anfangen sollst. Diese zusätzliche Denkarbeit erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass du die Aufgabe aufschiebst.

Zerlege größere Vorhaben darum in konkrete nächste Schritte.

Statt „Präsentation vorbereiten“ könntest du zum Beispiel notieren:

1. Ziel und Zielgruppe der Präsentation festlegen.
2. Relevante Unterlagen zusammensuchen.
3. Kernaussage formulieren.
4. Grobe Gliederung erstellen.
5. Die ersten fünf Folien entwerfen.

Ein guter nächster Schritt ist so konkret, dass du ohne weiteres Nachdenken damit anfangen kannst. Im Idealfall enthält er ein Verb: anrufen, schreiben, recherchieren, entscheiden, prüfen oder entwerfen.

Wenn du trotzdem einen inneren Widerstand spürst, ist der Schritt vermutlich noch zu groß oder zu unklar. Zerlege ihn weiter, bis der Anfang leicht genug erscheint.

5. Plane deinen Arbeitstag realistisch

Viele Menschen erstellen lange To-do-Listen, entscheiden aber nicht, wann sie die einzelnen Aufgaben erledigen wollen.

Das führt dazu, dass der Arbeitstag vom Zufall bestimmt wird. Typischerweise schauen viele morgens zuerst nach ihren E-Mails – und lassen anschließend die eingegangenen Nachrichten darüber bestimmen, womit sie ihren Vormittag verbringen. Anspruchsvolle, aber nicht dringende Aufgaben werden auf später verschoben und bleiben schließlich liegen.

Wenn du strukturiert arbeiten willst, solltest du nicht nur festlegen, welche Aufgaben du erledigen möchtest, sondern auch, wann du sie erledigen willst.

Gehe bei der Planung folgendermaßen vor:

1. Trage zuerst alle festen Termine in deinen Kalender ein.
2. Reserviere dann Zeitblöcke für deine wichtigsten Aufgaben.
3. Verteile die übrigen Aufgaben auf die verbleibende Zeit.

Berücksichtige dabei, dass deine geistige Leistungsfähigkeit im Laufe des Tages schwankt. Nutze deine persönlichen Hochphasen für anspruchsvolle Denkaufgaben. Routinearbeiten wie E-Mails, Ablage und Organisation kannst du in Zeiten erledigen, in denen du dich weniger wach und konzentriert fühlst. Wenn du ähnliche Tätigkeiten zusammenfasst und nacheinander erledigst, musst du dich außerdem seltener gedanklich umstellen.

Verplane aber nicht jede Minute. Lasse ausreichend Puffer für Unvorhergesehenes und vergiss auch deine Pausen nicht. Wenn dein Kalender schon morgens keinerlei Spielraum enthält, kann eine einzige unerwartete Aufgabe deinen gesamten Plan zerstören.

Eine realistische Struktur schlägt jeden vermeintlich perfekten Plan, der nur auf dem Papier funktioniert.

6. Arbeite eine Aufgabe nach der anderen ab

Eine gute Planung kann ihre Wirkung nur entfalten, wenn du dich anschließend auf die jeweils vorgesehene Aufgabe konzentrierst. Genau das fällt vielen Menschen aber schwer. Sie versuchen, zwei oder noch mehr Dinge gleichzeitig zu erledigen – mit anderen Worten: Sie betreiben Multitasking.

Wir Menschen können uns aber nicht auf mehrere geistig anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig konzentrieren. Unser Gehirn simuliert parallele Verarbeitung, indem es ständig zwischen den Aufgaben hin und her wechselt.

Und das ist mit gravierenden Nachteilen verbunden: Bei jedem Wechsel muss dein Gehirn die Gedanken und Erinnerungen zur einen Aufgabe loslassen und sich auf die andere Aufgabe einstellen. Das verursacht sogenannte Wechselkosten: Du brauchst unter dem Strich länger, ermüdest schneller und machst mehr Fehler.

Entscheide darum vor Beginn eines Arbeitsblocks, auf welche eine Aufgabe du dich konzentrierten möchtest. Lege alles bereit, was du dafür brauchst, und schließe alles, was dich ablenken könnte. Wenn dir während der Arbeit eine andere Aufgabe einfällt, notiere sie, statt sie sofort zu erledigen.

Mit einer guten Struktur weißt du, was du wann erledigen willst. Ob du deinen Plan anschließend auch umsetzt, hängt jedoch davon ab, wie gut du dich konzentrieren kannst. Wenn dein mentaler Akku leer ist oder du ständig abgelenkt wirst, hilft selbst der beste Tagesplan nur begrenzt.

Konzentriertes Arbeiten ist für Wissensarbeiter von entscheidender Bedeutung. Gleichzeitig ist es in den vergangenen Jahren immer schwieriger geworden, über längere Zeit bei einer Sache zu bleiben. Denn die Bedingungen, unter denen wir arbeiten, haben sich grundlegend verändert.

Aus diesem Grund beschäftige ich mich seit mehr als zehn Jahren intensiv mit der Frage, wie wir unsere Konzentrationsfähigkeit erhalten und verbessern können. Dabei bin ich auf einige Erkenntnisse gestoßen, die mich selbst überrascht und meine eigene Arbeitsweise grundlegend verändert haben. Die wichtigsten davon stelle ich in meinem kostenlosen Webinar vor: „Die Kunst & Wissenschaft des konzentrierten Arbeitens“.

7. Überprüfe und verbessere dein System

Kein Arbeitssystem funktioniert auf Anhieb perfekt.

Vielleicht planst du regelmäßig zu viele Aufgaben ein oder unterschätzt, wie lange du für bestimmte Tätigkeiten brauchst. Vielleicht stellst du auch fest, dass du dich zu anderen Tageszeiten besser konzentrieren kannst, als du bislang angenommen hast.

Solche Erfahrungen zeigen dir, an welchen Stellen dein System noch nicht zu dir und deinem Arbeitsalltag passt. Nimm dir deshalb einmal pro Woche 15 bis 30 Minuten Zeit und beantworte die folgenden Fragen:

• Was ist in dieser Woche gut gelaufen?
• Wo habe ich den Überblick verloren?
• Welche wichtigen Aufgaben sind liegen geblieben?
• Welche Störungen und Ablenkungen sind wiederholt aufgetreten?
• Habe ich meine produktivsten Zeiten sinnvoll genutzt?
• Was möchte ich in der kommenden Woche anders machen?

Verändere anschließend nicht alles auf einmal. Wähle eine kleine Verbesserung aus und probiere sie in der nächsten Woche aus.

Auf diese Weise entwickelst du Schritt für Schritt eine strukturierte Arbeitsweise, die zu dir und deiner Arbeit passt.

Strukturierte Arbeitsweise: Zwei Beispiele aus dem Berufsalltag

Der Ausdruck „strukturierte Arbeitsweise“ taucht auch in vielen Stellenanzeigen auf. Arbeitgeber wünschen sich jemanden, der auch bei komplexen Aufgaben den Überblick behält, Prioritäten setzt und planvoll vorgeht.

Beispiel 1: Du übernimmst ein größeres Kundenprojekt

Angenommen, du sollst innerhalb von zwei Wochen ein Konzept für einen wichtigen Kunden erstellen.

Anstatt sofort mit der Arbeit anzufangen, klärst du zunächst, welches Ergebnis der Kunde erwartet und welche Anforderungen du berücksichtigen musst. Anschließend zerlegst du das Projekt in einzelne Arbeitsschritte, setzt Zwischenziele und planst ausreichend Zeit für die wichtigsten Aufgaben ein.

Während der Umsetzung hältst du den Fortschritt fest und überprüfst regelmäßig, ob du noch im Zeitplan liegst. Falls Probleme auftreten, erkennst du sie frühzeitig und kannst rechtzeitig reagieren.

Beispiel 2: Eine dringende Aufgabe kommt dazwischen

Angenommen, du hast deinen Arbeitstag geplant. Am Vormittag bittet dich dein Vorgesetzter, kurzfristig eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen.

Strukturiertes Arbeiten bedeutet in diesem Fall nicht, stur an deinem ursprünglichen Plan festzuhalten. Du klärst zunächst, wie dringend und wichtig die neue Aufgabe tatsächlich ist. Danach entscheidest du, welche deiner geplanten Aufgaben du verschieben kannst, und passt deinen Tagesplan entsprechend an.

Die beiden Beispiele zeigen: Eine strukturierte Arbeitsweise zeichnet sich dadurch aus, dass du deine Aufgaben durchdacht angehst und auch bei unvorhergesehenen Ereignissen den Überblick behältst.

Weitere Methoden für strukturiertes Arbeiten

Die folgenden Methoden können dir dabei helfen, die sieben Schritte im Alltag umzusetzen. Du brauchst nicht alle davon. Wähle die Werkzeuge aus, die ein konkretes Problem für dich lösen.

Aufgabenlisten und Kalender trennen

Auf deine Aufgabenliste gehören Dinge, die du grundsätzlich erledigen möchtest. In deinen Kalender gehören neben festen Terminen nur Aufgaben, die du zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten willst.

Wenn du jede Aufgabe in deinen Kalender einträgst, kann dein Plan schnell zu eng werden. Wenn du dagegen gar nicht festlegst, wann du deine Aufgaben erledigen willst, bleiben wichtige, aber nicht dringende Vorhaben leicht liegen.

Ich persönlich trage Aufgaben nur dann in meinen Kalender ein, wenn sie entweder zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen oder ich sie ohne festen Termin wahrscheinlich immer wieder aufschieben würde. Dabei verplane ich maximal zwei Drittel meiner verfügbaren Arbeitszeit, damit mir ausreichend Spielraum für Unvorhergesehenes bleibt.

Mit Zeitblöcken arbeiten

Reserviere zusammenhängende Zeitblöcke für wichtige Aufgaben. Ein Arbeitsblock kann je nach Aufgabe und Konzentrationsfähigkeit beispielsweise 30, 60 oder 90 Minuten lang sein.

Entscheidend ist weniger die exakte Länge als eine klare Grenze: Während des Blocks bearbeitest du nur die vorgesehene Aufgabe. Danach legst du eine Pause ein oder entscheidest bewusst, was als Nächstes kommt.

Ähnliche Aufgaben bündeln

Wenn du ähnliche Aufgaben nacheinander erledigst, musst du dich seltener umstellen. Bündele zum Beispiel: Telefonate, E-Mails, organisatorische Aufgaben, kleinere Besorgungen oder die Bearbeitung von Rechnungen. Dadurch sparst du Zeit und mentale Energie.

Den Posteingang strukturieren

Bei vielen Menschen quillt der Posteingang über, weil sie ihn gleichzeitig als Aufgabenliste und Archiv benutzen.

Ein einfaches System kann Abhilfe schaffen:

• Reserviere feste Zeiten für E-Mails.
• Bearbeite kurze Nachrichten direkt.
• Übertrage Aufgaben aus E-Mails in dein Aufgabensystem.
• Archiviere Nachrichten, die du nicht mehr im Posteingang brauchst.

Dein Ziel muss nicht zwangsläufig „Inbox Zero“ sein. Entscheidend ist, dass du weißt, welche Nachrichten noch eine Handlung erfordern und welche bereits erledigt sind.

Arbeitsplatz und Dateien organisieren

Ein strukturierter Arbeitsplatz unterstützt konzentriertes Arbeiten. Überlege dir, welche Gegenstände und Unterlagen du für deine aktuelle Aufgabe benötigst. Alles andere kannst du in Schränken, Schubladen oder Ordnern aufbewahren.

Auch dein digitales Arbeitsumfeld sollte einfach und nachvollziehbar aufgebaut sein:

• Verwende eine logische Ordnerstruktur.
• Nutze einheitliche Dateinamen.
• Lege häufig benötigte Ordner und Anwendungen als Favoriten ab.
• Räume regelmäßig auf.

Das Ziel ist, dass du benötigte Informationen schnell findest, ohne jedes Mal lange überlegen zu müssen.

Notizen strukturieren

Notizen sind ein mächtiges Werkzeug, um Informationen festzuhalten, Ideen zu entwickeln und Wissen zu organisieren. Doch ein kompliziertes Notizsystem kann selbst zum Zeitfresser werden.

Für den Anfang genügen meist wenige Regeln:

• Beginne jede Notiz mit einem klaren Titel.
• Halte fest, zu welchem Projekt oder Thema sie gehört.
• Notiere Entscheidungen und nächste Schritte.
• Verwende einheitliche Kategorien oder Schlagwörter.
• Überprüfe regelmäßig, welche Notizen du noch brauchst.

Ob du dafür Papier, OneNote, Notion, Evernote oder eine andere Anwendung benutzt, ist zweitrangig. Das beste System ist dasjenige, das du tatsächlich verwendest.

Strukturiert denken

Strukturiertes Arbeiten beginnt im Kopf.

Wenn du eine komplexe Aufgabe lösen oder eine wichtige Entscheidung treffen musst, ist gründliches Nachdenken gefragt. Wir Menschen neigen jedoch dazu, die Denkarbeit abzukürzen: Wir entscheiden vorschnell aus dem Bauch heraus oder hoffen darauf, dass uns die richtige Lösung schon irgendwann einfallen wird.

Bei komplexen Problemen führt das nicht immer zu guten Ergebnissen. Teile deinen Denkprozess darum in einzelne Schritte auf.

1. Problem oder Fragestellung definieren.
2. Relevante Informationen sammeln.
3. Mögliche Ursachen analysieren.
4. Verschiedene Lösungen entwickeln.
5. Vor- und Nachteile bewerten.
6. Eine Entscheidung treffen.
7. Den nächsten Handlungsschritt festlegen.

Diese Methoden helfen dir zusätzlich beim strukturierten Denken:

• Denke schriftlich: Halte deine Gedanken auf Papier oder am Bildschirm fest. So kannst du sie besser ordnen und verlierst nicht so schnell den Faden.
• Stelle Fragen: Fragen wie „Was ist das eigentliche Problem?“ oder „Welche Information fehlt mir noch?“ lenken deine Aufmerksamkeit.
• Nutze Denkmodelle: Methoden wie die 5-Why-Methode, Mindmaps oder Entscheidungsbäume geben deinem Denken eine Struktur.
• Sortiere deine Argumente: Bei Entscheidungen kann eine gewichtete Pro-und-Kontra-Liste hilfreich sein.
• Lege strategische Pausen ein: Wenn du Abstand gewinnst, erkennst du häufig Zusammenhänge, die dir bei angestrengtem Nachdenken entgangen sind. Bei besonders schwierigen Problemen oder Entscheidungen kann es sich darum lohnen, eine Nacht darüber zu schlafen. Am nächsten Tag siehst du die Sache oft klarer und dir fallen möglicherweise Lösungen ein, auf die du am Vortag nicht gekommen bist.

Strukturiertes Denken führt nicht automatisch zur richtigen Entscheidung. Es erhöht aber die Wahrscheinlichkeit, dass du wichtige Informationen und Zusammenhänge berücksichtigst.

Typische Fehler beim strukturierten Arbeiten

Struktur soll deine Arbeit erleichtern. Wenn dein System mehr Aufwand verursacht als Nutzen stiftet, läuft etwas falsch.

Du verplanst jede Minute

Kein Arbeitstag verläuft vollständig vorhersehbar. Plane darum Puffer ein und lasse bewusst Platz für unerwartete Aufgaben.

Du verwechselst Planung mit Arbeit

To-do-Listen zu schreiben und Pläne zu erstellen kann sich produktiv anfühlen. Deine eigentlichen Ziele erreichst du aber nur, wenn du deine Aufgaben tatsächlich erledigst.

Begrenze darum die Zeit, die du mit der Organisation deiner Arbeit verbringst.

Du verwendest zu viele Werkzeuge

Wenn deine Aufgaben über mehrere Apps, Notizbücher und Klebezettel verteilt sind, verlierst du trotz deiner Systeme den Überblick. Verwende möglichst wenige zentrale Werkzeuge.

Du planst nach Zeit statt nach Energie

Für anspruchsvolle Aufgaben brauchst du nicht nur ausreichend Zeit, sondern auch einen wachen und konzentrierten Kopf. Plane solche Aufgaben darum möglichst für Tageszeiten ein, in denen du geistig auf der Höhe bist. Routinearbeiten kannst du erledigen, wenn deine Konzentrationsfähigkeit nachlässt.

Du hältst an einem ungeeigneten System fest

Eine Methode, die für einen Kollegen funktioniert, muss nicht zu dir passen. Überprüfe dein System regelmäßig und ändere es, wenn es seinen Zweck nicht erfüllt.

Du willst alles gleichzeitig verbessern

Wenn du Arbeitsplatz, E-Mails, Aufgabenlisten, Kalender und Notizen gleichzeitig neu organisierst, erzeugst du zunächst noch mehr Chaos.

Gehe Schritt für Schritt vor. Beginne mit dem Bereich, der dir aktuell die größten Probleme bereitet.

Trotz Struktur flexibel bleiben

Dein Leben ist so unberechenbar, dass jeder Plan scheitern würde?

Kein Problem.

Dwight D. Eisenhower wird das folgende Zitat zugeschrieben:

„Pläne sind wertlos, aber Planen ist alles.“

Der wahre Wert eines Plans liegt in der Klarheit, die du durch den Planungsprozess gewinnst. Wenn du dir vorher Gedanken über deine Ziele, Prioritäten und nächsten Schritte gemacht hast, kannst du im Chaos besser improvisieren.

Eine gute Struktur hilft dir außerdem dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Du merkst schneller, dass ein Termin nicht zu halten ist, eine wichtige Information fehlt oder eine Aufgabe mehr Zeit benötigt als erwartet. Dann kannst du deinen Plan bewusst anpassen, statt dich nur von den Ereignissen treiben zu lassen.

Darum macht Planen auch dann Sinn, wenn später nicht alles nach Plan läuft.

Wie lerne ich, strukturiert zu arbeiten?

Versuche nicht, von heute auf morgen zu einem perfekt organisierten Menschen zu werden.

Suche dir zunächst eine konkrete Situation aus, in der dir Struktur fehlt. Vielleicht verlierst du regelmäßig den Überblick über deine Aufgaben. Vielleicht lässt du deinen Vormittag zu sehr von E-Mails bestimmen. Oder du schiebst größere Projekte auf, weil du nicht weißt, wo du anfangen sollst.

Wähle anschließend eine passende Maßnahme aus und teste sie mindestens eine Woche lang. Beobachte, was funktioniert und wo neue Probleme entstehen. Danach behältst du die Maßnahme bei, passt sie an oder probierst etwas anderes aus.

So entwickelst du nach und nach ein System, das zu deiner Arbeit, deinen Zielen und deiner Persönlichkeit passt.

PS:

Eine strukturierte Arbeitsweise sorgt für Klarheit. Damit du deinen Plan anschließend auch umsetzt, brauchst du außerdem die nötige Konzentration und mentale Energie.

In meinem kostenlosen Webinar „Die Kunst & Wissenschaft des konzentrierten Arbeitens“ zeige ich dir, wie du leichter bei den Aufgaben bleibst, die du dir vorgenommen hast, und weniger Zeit durch Ablenkungen und ständige Aufgabenwechsel verlierst.