In 5+1 Schritten zur perfekten To-Do-Liste

Eine To-Do-Liste zu erstellen, scheint auf den ersten Blick trivial zu sein: Man nimmt Zettel und Stift und schreibt die zu erle­di­genden Aufgaben auf. Fertig! Zugegeben, was so heraus­kommt, ist eine To-Do-Liste, aber keine besonders gute! Wie man es besser machen kann, erfährst du gleich nachdem wir uns ange­schaut haben, warum man es besser machen sollte.

To-Do-Liste

Es hat sich immer wieder gezeigt, dass wir Menschen dann am produk­tivsten und ener­gie­spa­rendsten arbeiten, wenn wir zu jedem Zeitpunkt zwei­fels­frei und ganz genau wissen, was wir als nächstes zu tun haben.

Um das zu demons­trieren, könnte man eineiige Zwillinge gegen­ein­ander antreten lassen. Einem Zwilling gibt man eine perfekte To-Do-Liste und der andere erhält eine schlechte To-Do-Liste. Ich bin davon überzeugt, dass der Zwilling mit der perfekten To-Do-Liste deutlich schneller und weniger gestresst im Ziel ankommen wird. Außerdem wird er am nächsten Arbeitstag moti­vierter sein, weil er eine posi­ti­vere Erfahrung gemacht hat.

Wer seine To-Do-Liste einfach aus dem Kopf runter­schreibt, wird nicht so recht wissen, was er zu tun hat, denn …

  • die Aufgaben stehen in der Reihen­folge auf der Liste, in der sie uns einge­fallen sind. Das ist aber nicht zwingend die optimale Reihen­folge. Mögli­cher­weise steht die wich­tigste Aufgabe ganz unten und am Ende kommen wir nicht mehr dazu, sie zu bear­beiten. Das wäre fatal.
  • Außerdem landen häufig Aufgaben auf To-Do-Listen, die abstrakt und unkonkret formu­liert sind, sodass nicht klar ist, wie genau die Aufgabe erledigt werden sollte. Zum Beispiel schreiben Menschen gerne so etwas wie: »Geschenk kaufen« auf ihre Listen. Hier kommt man ins Stocken und wird demo­ti­viert. Was genau soll man da jetzt kaufen?

Damit haben wir zwei Punkte gefunden, die eine perfekte To-Do-Liste erfüllen sollte:

  • Sie sollte eine Reihen­folge vorgeben, sodass zu jeden Zeitpunkt klar ist, welche eine Aufgabe als nächstes ansteht.
  • Sie sollte prio­ri­siert sein, sodass die wich­tigsten Aufgaben bei Ertönen der Schluss­glocke in jedem Fall erledigt sind.

Dazu kommen noch ein paar weitere Punkte. Die perfekte To-Do-Liste sollte möglichst wenige Punkte enthalte, denn je länger die Liste ist, umso mehr schwindet die Lust, an die Arbeit zu gehen. Folgendes gehört nicht auf die To-Do-Liste:

  • Termine (diese gehören in einen Kalender).
  • Dinge, die man sowieso tun würde (»Mittag­essen« usw.).
  • Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt wären (diese sollte man lieber gleich erledigen, anstatt sie auf die Liste zu setzen).
  • Aufgaben, bei denen man schon weiß, dass sie unwichtig sind, und dass man sie am Ende mit hoher Wahr­schein­lich­keit nicht bear­beiten wird.
Natürlich sollte die perfekte To-Do-Liste nur solche Aufgaben enthalten, die uns einem erstre­bens­werten Ziel näher bringen. Die hier beschrie­bene Zeit­ma­nage­ment­me­thode sollte daher erst an dritter Stelle kommen.

(Stelle #1: Ein erstre­bens­wertes (Lebens)Ziel finden. Stelle #2: Die optimalen Werkzeuge auswählen.).

In 5+1 Schritten zur perfekten To-Do-Liste

Es hat sich als Vorteil­haft erwiesen, die Planung der Aufgaben und die Durch­füh­rung des Plans zeitlich strikt zu trennen. So wird insbe­son­dere Selbst­sa­bo­tage verhin­dert.

Denn: Wer während der Durch­füh­rung plant, plant häufig einfach das, wonach ihm gerade ist. Wer sich jedoch im Vorfeld einen Plan macht, wird eher auch unan­ge­nehme Aufgaben einplanen.

Schritt #1: Ziele, Projekte und Aufgaben brain­stormen

Nimm dir Stift und Papier und schreibe alle Ziele, Projekte und Aufgaben auf, die dir einfallen. Schreibe wirklich alles auf! Am Ende müssen wir zwischen Zielen, Projekten und Aufgaben unter­scheiden (siehe grauer Kasten), aber jetzt noch nicht.

Ein Ziel wäre zum Beispiel: »Gesünder leben«.

Ein entspre­chendes Projekt wäre: »Bis Weih­nachten fünf Kilo abnehmen.«

Eine passende Aufgabe (To-Do) wäre: »Gemüse kaufen.«

Am Ende wollen wir immer ein Ziel erreichen, aber diese setzen sich meist aus mehreren Projekten zusammen, die wiederum mehrere To-Dos erfordern.

Schritt #2: Die Ziele finden

Als nächstes sollten alle To-Dos konkreten Projekten zuge­ordnet werden, die wiederum entspre­chenden Zielen zuge­ordnet werden sollten. Wir wollen keine Aufgaben haben, die keinem Projekt dienen. Außerdem wollen wir keine Projekte haben, die zu keinem Ziel führen.

Ergänze also die fehlenden Projekte und Ziele oder streiche die To-Dos, die du keinem Projekt nicht zuordnen kannst. (Außer es gibt einen triftigen Grund für die Aufgabe.)

Schritt #3: Die Projekte prio­ri­sieren

Nimm dir einen neuen Zettel und notiere alle Projekte. Ordne sie der Reihe nach, sodass das wich­tigste Projekt ganz oben und das unwich­tigste Projekt ganz unten steht.

Wie viele Projekte hast du? Wenn es mehr als 20 sind, streiche von unten her alle Projekte, bis es nur noch 20 sind. Nimm dir jetzt zwei neue Blätter und notiere die Über­schriften »To-Do-Liste« und »Not-To-Do-Liste«.

Die Projekte an den Posi­tionen eins bis fünf, sowie die entspre­chenden Aufgaben, kommen auf die To-Do-Liste und die Plätze sechs bis 20 kommen auf die Not-To-Do-Liste. Natürlich geht es auch hier nicht um die Projekte, sondern um die konkreten Aufgaben, aber die hast du in Schritt #2 ja bereits den Projekten zuge­ordnet.

Alles, was auf der Not-To-Do-Liste steht, ist von nun an strikt verboten!

Schritt #4: Die Aufgaben konkre­ti­sieren

Gehe die einzelnen Aufgaben der Reihe nach durch und überlege dir, ob sie so formu­liert sind, dass ein Fremder sie durch­führen könnte. Ein Fremder könnte einen Blumen­strauß für eine Freundin kaufen, aber bei einem Geschenk würde er sich schwertun. Ein Fremder könnte für Donnerstag 20 Uhr einen Tisch für vier Personen im Restau­rant Zum goldenen Anker reser­vieren. Mit »Tisch reser­vieren« würde er sich schwertun.

Wenn du bestimmte Aufgaben noch nicht konkre­ti­sieren kannst, ist das nicht schlimm, aber du solltest es wissen, denn in diesem Fall entsteht ein neues To-Do. Aus dem unkon­kreten To-Do »Tisch reser­vieren« entsteht das konkrete To-Do »Abend­essen mit Barbara und Michael planen.«

Es geht hier nicht darum, die Aufgaben an einen Fremden zu dele­gieren, sondern darum, Unge­reimt­heiten zu finden und Klarheit zu schaffen.

Schritt #5: Prio­ri­täten und Dauer zuweisen

Zum jetzigen Zeitpunkt enthält deine Liste ein paar Dutzend Aufgaben, die deinen fünf wich­tigsten Projekten zuge­ordnet sind. Zwei wichtige Dinge fehlen noch:

  • Die Reihen­folge
  • Die Dauer

Als nächstes schätzen wir ab, wie lange wir in etwa brauchen werden, um die anste­henden Aufgaben durch­zu­führen. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, bei Zeit­schät­zungen auf der pessi­mis­ti­schen Seite zu bleiben. Wenn du vermutest, ein bis zwei Stunden für eine bestimmte Aufgabe zu brauchen, dann veran­schlage zwei Stunden. (Das Leben ist ein Film, den wir zwar vorspulen, aber niemals zurück­spulen können.)

Bringe deine Aufgaben nun in eine Reihen­folge, auch wenn das bei manchen Aufgaben unnötig scheint. Es kann Sinn machen, ähnliche Aufgaben hinter­ein­ander zu bear­beiten. Es kann aber auch Sinn machen, genau das nicht zu tun.

Für mich macht es keinen Sinn, mehrere Blog­ar­tikel hinter­ein­ander zu schreiben (mehr als ein Artikel pro Tag geht einfach nicht), aber es wäre klug, wenn ich alle Anfragen, die ich per Email erhalten habe, der Reihe bear­beiten würde.

Schritt #6 Verteile deine Aufgaben auf Zeitslots

(Dieser Schritt ist optional.)

Ob Schritt #6 sinnvoll ist, hängt von deiner persön­li­chen Situation und von deinen Aufgaben ab. Stichwort: Leis­tungs­kurve. Alle Menschen haben eine beste Zeit des Tages, zu der sie am leis­tungs­fä­higsten sind. Bei den meisten Menschen ist das der Vormittag. Hier sollte die anspruchs­vollsten Aufgaben erledigt werden.

Aufgaben, die man jederzeit durch­führen könnte, sollten ausdrück­lich nicht zur produk­tivsten Zeit des Tages durch­ge­führt werden, denn das wäre Ener­gie­ver­schwen­dung.

Bei mir ist es so, dass ich vormit­tags sehr gut schreiben kann. Die Ideen sprudeln – das Schreiben fällt mir leicht. Nach­mit­tags fällt mir das Schreiben deutlich schwerer – meine Gedanken schweifen eher ab und die guten Ideen bleiben aus. Es wäre dumm, meine Tages­zeit­ab­hän­gige Leitungs­fä­hig­keit bei der Aufga­ben­pla­nung nicht zu berück­sich­tigen.

Gary Keller hat es so formu­liert:

»Be a Maker in the Morning and a Manager in the Afternoon!«

(»Sei am Vormittag ein (kreativer) Macher und am Nach­mittag ein Manager!«)

Herz­li­chen Glück­wunsch! Deine To-Do-Liste ist jetzt fertig!

Häufige Fragen

Sollte ich meine To-Do-Liste hand­schrift­lich führen oder lieber eine App verwenden?

Meine persön­liche Meinung lautet: Verwendet Stift und Papier! Erstens geht das meist schneller und zweitens besteht so nicht die Gefahr, jedes Mal nur noch schnell ein halbes Dutzend andere Dinge im Internet zu machen.

Außerdem kannst du nur eine hand­schrift­lich geführte To-Do-Liste so posi­tio­nieren, dass du sie ständig im Blick hast.

Letztlich ist es aber eine Frage der persön­li­chen Präferenz.

Was soll ich tun, wenn ich bei der nächsten Aufgabe nicht weiter­komme?

Ein To-Do-Liste sollte eine Gedan­ken­stütze sein, kein Gesetz, an das man sich strikt halten muss. Mache dich nicht zum Sklaven deiner To-Do-Liste!

Bei mir ist es meist so, dass ich nach einiger Zeit nur etwa die Hälfte der Punkte auf meiner Liste abge­ar­beitet habe. Dann mache ich mir eine neue Liste und übertrage nur einige der nicht erle­digten Aufgaben auf die neue Liste. Manchmal überlege ich es mir nämlich anders und entscheide, dass ich bestimmte Dinge doch nicht machen möchte.

Die Psycho­logie der To-Do-Liste

Wer seine To-Do-Liste nach den oben beschrie­benen 5+1 Schritten durch­führt, profi­tiert von einigen psycho­lo­gi­schen Phäno­menen, auf die ich im Folgenden näher eingehen möchte.

Der Zeigar­nick-Effekt wird ausge­nutzt

Die Psycho­login Bljuma Zeigar­nick hatte beob­achtet, dass sich die Kellner eines Restau­rants die Bestel­lungen der Gäste gut merken konnten, solange sie noch aktuell waren. Sobald sie die Bestel­lungen aber aufge­schrieben oder an die Küche des Restau­rants weiter­ge­leitet hatten, waren sie aus den Köpfen der Keller verschwunden. Der Zeigar­nick-Effekt war geboren.

Die Gehirne der Kellner schienen keinen Unter­schied zwischen dem Erledigen und dem Aufschreiben einer Aufgabe zu machen. Daraus folgt: Durch simples Aufschreiben lassen sich Gedanken aus der Dauer­schleife im Kopf entfernen.

In Schritt #1 hatten wir sämtliche Projekte, Ziele und Aufgaben auf ein Blatt Papier geschrieben. Dadurch haben wir sie in gewisser Weise aus unserem Kopf entfernt, sodass wir in nächster Zeit weniger an sie denken müssen.

Eine Methode, um vom Zeigar­nick-Effekt zu profi­tieren, besteht darin, ein Notizbuch für Projekt­ideen zu führen. Der Sinn besteht nicht darin, diese Ideen nicht zu vergessen, sondern, sie zu vergessen.

Wir führen das Notizbuch also nicht, um die darin notierten Projekte eines Tages durch­führen zu können, sondern, um sie aus dem Kopf zu bekommen, damit wir die wirklich wichtigen Aufgaben besser bear­beiten können. Natürlich kann man das Notizbuch hin und wieder zur Hand nehmen, um sich zu verge­wis­sern, dass darin tatsäch­lich nichts extrem wichtiges steht.

Die Entschei­dungs­pa­ra­lyse wird verhin­dert

Wenn ein Mensch vor zu vielen scheinbar gleich­wich­tigen Hand­lungs­op­tionen steht, kann es zu einer soge­nannten Entschei­dungs­pa­ra­lyse kommen, einer Art geistigen Lähmung. Man entscheidet sich für keine der sinn­vollen Hand­lungs­op­tionen und bleibt untätig.

Die Gefahr einer Entschei­dungs­pa­ra­lyse würde bestehen, wenn wir unser To-Dos nicht in eine Reihen­folge bringen würden.

Prokras­ti­na­tion wird verhin­dert

Die Ange­wohn­heit, unwich­tigen oder gar unnötigen Aufgaben die Priorität vor den wichtigen Aufgaben zu geben, wird als Prokras­ti­na­tion bezeichnet.

Zu Prokras­ti­na­tion kommt es immer dann, wenn ich keine Vorstel­lung habe, was mein nächster konkreter Schritt ist. Zu wissen, dass man Kunden suchen oder einen neuen Artikel schreiben sollte, ist nicht hilfreich, denn auf der Compu­ter­tas­tatur gibt es keine Taste mit der Aufschrift »Kunden suchen« oder »Artikel schreiben«.

Diese Ziele sind abstrakt und sie impli­zieren nicht die konkreten Schritte, die durch­ge­führt werden müssen. Wenn einem der nächste konkrete Schritt nicht bekannt ist, kann man ihn nicht gehen. Folglich tut man entweder gar nichts oder etwas anderes. Mit anderen Worten: man prokras­ti­niert.

Da wir die To-Dos in einer Weise aufge­schrieben haben, die sogar ein Fremder versteht, wird Prokras­ti­na­tion verhin­dert.

P.S. Wenn dir deine Zeit wichtig ist, dann schaue dir meinen Über­sichts­ar­tikel über Zeit­ma­nage­ment an. Dort wirst du weitere Methoden und Prin­zi­pien des Zeit­ma­nage­ments kennen­lernen, die dich noch produk­tiver machen werden.

Falls du gerade keine Zeit für weitere Artikel hast, dann bestelle dir doch zumindest kurz mein Buch Erfolg durch Fokus & Konzen­tra­tion, damit du demnächst wieder mehr Zeit hast!
Ich wünsche dir viel Erfolg!
Jan Höpker

Dr. Jan Höpker - Foto Autorenbox

Über Dr. Jan Höpker

Eines Tages wachte ich auf und stellte fest, dass ich über viele spannende Themen nicht nur nichts wusste, sondern nicht einmal wusste, dass ich nichts über sie wusste (trotz Studium und Promotion). Seitdem lese ich viele schlaue Bücher und mache mir Gedanken, die ich auf dieser Webseite veröf­fent­liche.

Meine Artikel gehen in die Tiefe, weil ich für Ober­fläch­lich­keit keine Zeit habe. Warum die Seite HabitGym heißt? Weil es nicht darum geht, Dinge nur zu wissen, sondern Wissen auch anzu­wenden, was einiger Übung bedarf. Auch Geld ist nur ein Werkzeug, nicht mehr und nicht weniger. Zurzeit arbeite ich übrigens an meiner zweiten Million – die erste Million hat leider nicht geklappt ;)

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P.S.: Mitt­ler­weile bin ich selbst Autor mehrerer Bücher (siehe hier).

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