Eine To-do-Liste ist schnell erstellt: Man schreibt die zu erledigenden Aufgaben auf einen Zettel – fertig! Eine solche To-do-Liste zu haben, ist besser, als gar keine Liste zu haben. Aber es geht noch deutlich besser.
Die perfekte To-do-Liste
Eine Grundvoraussetzung für effektives Arbeiten ist Klarheit. Zu jedem Zeitpunkt muss klar sein, was als Nächstes getan werden muss. To-dos, die schnell zusammengekritzelt wurden, sind oft unklar. Die Gründe dafür sind:
- Die Reihenfolge der To-dos ist ein Produkt des Zufalls.
- Die einzelnen Punkte sind häufig abstrakt formuliert. Das wirkt sich negativ auf die Motivation und Produktivität aus.
Drehen wir den Spieß um.
Eine effektive To-do-Liste muss drei Kriterien erfüllen
- Die To-dos sollten priorisiert sein, sodass die wichtigsten Aufgaben am Ende des Tages (oder bei Ertönen der Schlussglocke) in jedem Fall erledigt sind.
- Die To-dos sollten in der Reihenfolge auf der Liste stehen, in der sie tatsächlich abgearbeitet werden sollten.
- Die Liste sollte möglichst wenige To-dos enthalten, denn je länger die Liste ist, umso mehr schwindet die Motivation.
Was nicht auf eine To-do-Liste gehört
- Termine.
- Dinge, die man sowieso tun würde.
- Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt wären (diese sollte man lieber gleich erledigen, anstatt sie auf die Liste zu setzen).
- Aufgaben, bei denen man schon weiß, dass man sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht angehend wird, zum Beispiel, weil man sie für unnötig hält.
In 6 Schritten zur perfekten To-do-Liste
Ich persönlich plane schon am Abend vorher und stelle mir vor, dass ich nicht für mich, sondern für eine andere Person plane.
Es macht Sinn, die Planung der Aufgaben strikt von der Durchführung des Plans zu trennen.
Der Grund: Wenn Planung und Durchführung nicht getrennt sind, neigen wir Menschen dazu, einfach nur das zu planen, was wir gerne tun würden und Unangenehmes aufzuschieben oder unter den Tisch fallenzulassen. Wer hingegen beim Planen noch nicht an die Durchführung denkt, wird eher auch unangenehme Aufgaben einplanen.
Schritt #1: Ziele, Projekte und Aufgaben notieren
Nimm dir Stift und Papier und schreibe alle Ziele, Projekte und Aufgaben auf, die dir einfallen. Schreibe wirklich alles auf! Am Ende müssen wir zwischen Zielen, Projekten und Aufgaben unterscheiden, aber jetzt noch nicht.
Der Unterschied zwischen Zielen, Projekten und Aufgaben
Ein Ziel wäre zum Beispiel: „Gesünder leben”.
Ein entsprechendes Projekt wäre: „Bis Weihnachten fünf Kilo abnehmen.”
Eine passende Aufgabe (To-do) wäre: „Gemüse kaufen.”
Am Ende wollen wir immer ein Ziel erreichen, aber dieses setzt sich aus mehreren Projekten zusammen, die wiederum mehrere To-dos erfordern.
Schritt #2: Die Ziele finden
Als Nächstes müssen alle To-dos konkreten Projekten zugeordnet werden, die wiederum Zielen zugeordnet werden. Wir wollen keine Aufgaben haben, die keinem Projekt dienen. Außerdem wollen wir keine Projekte haben, die zu keinem (erstrebenswerten) Ziel führen.
Ergänze die fehlenden Projekte und Ziele oder streiche alle To-dos, die du keinem Projekt zuordnen kannst. (Außer es gibt einen triftigen Grund für die Aufgabe.)
Schritt #3: Die Projekte priorisieren
Nimm dir einen neuen Zettel und notiere alle Projekte. Ordne sie der Reihe nach, sodass das wichtigste Projekt ganz oben und das unwichtigste Projekt ganz unten steht.
Wie viele Projekte hast du? Wenn es mehr als 20 sind, streiche von unten her alle Projekte, bis es nur noch 20 sind. Nimm dir jetzt zwei neue Blätter und notiere die Überschriften „To-do-Liste” und „Not-To-do-Liste”.
Die Projekte an den Positionen eins bis fünf, sowie die entsprechenden Aufgaben, kommen auf die To-do-Liste und die Plätze sechs bis 20 kommen auf die Not-To-do-Liste. Natürlich geht es auch hier nicht um die Projekte, sondern um die konkreten Aufgaben, aber die hast du in Schritt #2 ja bereits den Projekten zugeordnet.
Alles, was auf der Not-To-do-Liste steht, ist von nun an strikt verboten!
Schritt #4: Die Aufgaben konkretisieren
Gehe die einzelnen Aufgaben der Reihe nach durch und überlege dir, ob sie so formuliert sind, dass ein Fremder sie durchführen könnte. Ein Fremder könnte einen „Blumenstrauß” für eine Freundin kaufen, aber bei einem „Geschenk” würde er sich schwertun. Ein Fremder könnte für Donnerstag 20 Uhr einen Tisch für vier Personen in einem bestimmten Restaurant reservieren, aber mit „Tisch reservieren” würde er sich schwertun.
Wenn du bestimmte Aufgaben noch nicht konkretisieren kannst, ist das nicht schlimm, aber du solltest es wissen, denn in diesem Fall entsteht ein neues To-do. Aus dem unkonkreten To-do „Tisch reservieren” entsteht das konkrete To-do „Abendessen mit Barbara und Michael planen.”
Es geht hier nicht darum, die Aufgaben an einen Fremden zu delegieren, sondern darum, Ungereimtheiten zu finden und Klarheit zu schaffen.
Schritt #5: Prioritäten und Dauer zuweisen
Zum jetzigen Zeitpunkt enthält deine Liste ein paar Dutzend Aufgaben, die deinen fünf wichtigsten Projekten zugeordnet sind. Zwei wichtige Dinge fehlen noch:
- Die Reihenfolge
- Die Dauer
Als Nächstes schätzen wir ab, wie lange wir in etwa brauchen werden, um die anstehenden Aufgaben durchzuführen. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, bei Zeitschätzungen auf der pessimistischen Seite zu bleiben. Wenn du vermutest, ein bis zwei Stunden für eine bestimmte Aufgabe zu brauchen, dann veranschlage zwei Stunden. (Das Leben ist ein Film, den wir zwar vorspulen, aber niemals zurückspulen können.)
Bringe deine Aufgaben nun in eine Reihenfolge, auch wenn das bei manchen Aufgaben unnötig scheint. Es kann Sinn machen, ähnliche Aufgaben direkt nacheinander zu bearbeiten. Es kann aber auch Sinn machen, genau das nicht zu tun.
Ein Beispiel: Für mich macht es keinen Sinn, mehrere Blogartikel hintereinander zu schreiben (mehr als ein Artikel pro Tag geht einfach nicht), aber es wäre klug, wenn ich alle Anfragen, die ich per E‑Mail erhalten habe, der Reihe bearbeiten würde.
Schritt #6 Verteile deine Aufgaben auf Zeitslots
(Dieser Schritt ist optional.)
Ob Schritt #6 sinnvoll ist, hängt von deiner persönlichen Situation und von deinen Aufgaben ab. Stichwort: Leistungskurve. Alle Menschen haben eine beste Zeit des Tages, zu der sie am leistungsfähigsten sind. Bei den meisten Menschen ist das der Vormittag. Hier sollten die anspruchsvollsten Aufgaben erledigt werden.
Aufgaben, die man jederzeit durchführen könnte, sollten ausdrücklich nicht zur produktivsten Zeit des Tages durchgeführt werden, denn das wäre Energieverschwendung.
Bei mir ist es so, dass ich vormittags sehr gut schreiben kann. Die Ideen sprudeln, das Schreiben fällt mir leicht. Nachmittags fällt mir das Schreiben deutlich schwerer, meine Gedanken schweifen eher ab und die guten Ideen bleiben aus. Es wäre dumm, meine tageszeitabhängige Leitungsfähigkeit bei der Aufgabenplanung nicht zu berücksichtigen.
In dem sehr zu empfehlenden Buch The ONE Thing* hat Gary Keller es so formuliert:
(„Sei am Vormittag ein (kreativer) Macher und am Nachmittag ein Manager!”)
Herzlichen Glückwunsch! Deine perfekte To-do-Liste ist jetzt fertig!
Fragen und Antworten (Q&A)
Sollte ich meine To-do-Liste handschriftlich führen oder lieber eine App verwenden?
Meine persönliche Meinung lautet: Verwende Stift und Papier! Erstens geht das meist schneller und zweitens besteht so nicht die Gefahr, jedes Mal nur noch schnell ein halbes Dutzend andere Dinge im Internet zu machen. Außerdem kannst du nur eine handschriftlich geführte To-do-Liste so positionieren, dass du sie ständig im Blick hast. Letztlich ist es aber eine Frage der persönlichen Präferenz.
(Hier findest du eine aktuelle Auflistung guter To-do-Listen-Apps.)
Was soll ich tun, wenn ich bei der nächsten Aufgabe nicht weiterkomme?
Ein To-do-Liste sollte eine Gedankenstütze sein, kein Gesetz, an das man sich strikt halten muss. Mache dich nicht zum Sklaven deiner To-do-Liste! Bei mir ist es meist so, dass ich nach einiger Zeit nur etwa die Hälfte der Punkte auf meiner Liste abgearbeitet habe. Dann mache ich mir eine neue Liste und übertrage nur einige der nicht erledigten Aufgaben auf die neue Liste. Manchmal überlege ich es mir nämlich anders und entscheide, dass ich bestimmte Dinge doch nicht machen möchte.
Das steckt dahinter: Die Psychologie der To-do-Liste
Wer seine To-do-Liste nach den oben beschriebenen 6 Schritten erstellt, profitiert von einigen psychologischen Effekten, auf die ich im Folgenden näher eingehen möchte.
Der Zeigarnick-Effekt wird ausgenutzt
Die Psychologin Bljuma Zeigarnick hatte beobachtet, dass sich die Kellner eines Restaurants die Bestellungen der Gäste gut merken konnten, solange diese noch aktuell waren. Sobald sie die Bestellungen aber aufgeschrieben oder an die Küche des Restaurants weitergeleitet hatten, waren sie aus den Köpfen der Keller verschwunden. Der Zeigarnick-Effekt war geboren.
Die Gehirne der Kellner schienen keinen Unterschied zwischen dem Erledigen und dem Aufschreiben einer Aufgabe zu machen. Daraus folgt: Durch simples Aufschreiben lassen sich störende Gedanken aus der Dauerschleife im Kopf entfernen. In Schritt #1 hatten wir sämtliche Projekte, Ziele und Aufgaben auf ein Blatt Papier geschrieben. Dadurch haben wir sie in gewisser Weise aus dem Bewusstsein gelöscht und dadurch Platz geschaffen.
Die Entscheidungsparalyse wird verhindert
Wenn wir vor zu vielen scheinbar gleichwichtigen Handlungsoptionen stehen, kann es zu einer sogenannten Entscheidungsparalyse kommen. Es handelt sich um eine Art geistigen Lähmung. Die Folge: Wir entscheidet sich für keine der an sich sinnvollen Handlungsoptionen und bleiben stattdessen untätig. Indem wir die Do-dos in derjenigen Reihenfolge notieren, in der wir sie abarbeiten, verhindern wir die Entscheidungsparalyse.
Prokrastination wird eingedämmt
Die Angewohnheit, unwichtige oder gar unnötige Aufgaben vor den wichtigen Aufgaben zu erledigen, wird als Prokrastination bezeichnet. Wenn unsere Do-dos vage formuliert sind, ist unsere Anfälligkeit für Prokrastination besonders hoch. Indem wir die To-dos so formulieren, dass sie sogar ein Fremder durchführen kann, verhindern wir Prokrastination.
P.S.: Wenn du diesen Artikel interessant fandest, sieh dir unbedingt auch meinen Übersichtsartikel über Selbstmanagement an. Dort findest du viele weitere nützliche Methoden und einleuchtende Prinzipien des Selbstmanagements, die dir garantiert dabei helfen werden, dein volles Potenzial zu entfalten.
Und falls du gerade keine Zeit hast, weil dir alles über den Kopf wächst, solltest du dir unbedingt mein Buch Erfolg durch Fokus & Konzentration bestellen. Für Lesemuffel gibt es auch eine Hörbuch-Version.
