Die Kunst, eine effektive To-do-Liste zu führen

Zuletzt aktua­li­siert am 25. Juni 2019 von Dr. Jan Höpker.

Eine To-do-Liste ist schnell erstellt: Man schreibt die zu erle­di­genden Aufgaben auf einen Zettel – fertig! Eine solche To-do-Liste zu haben, ist besser, als gar keine Liste zu haben. Aber es geht noch deutlich besser.

Die perfekte To-do-Liste

Eine Grund­vor­aus­set­zung für effek­tives Arbeiten ist Klarheit. Zu jedem Zeitpunkt muss klar sein, was als Nächstes getan werden muss. To-dos, die schnell zusam­men­ge­krit­zelt wurden, sind oft unklar. Die Gründe dafür sind:

  • Die Reihen­folge der To-dos ist ein Produkt des Zufalls.
  • Die einzelnen Punkte sind häufig abstrakt formu­liert. Das wirkt sich negativ auf die Moti­va­tion und Produk­ti­vität aus.

Drehen wir den Spieß um.

Eine effektive To-do-Liste muss drei Kriterien erfüllen

  • Die To-dos sollten prio­ri­siert sein, sodass die wich­tigsten Aufgaben am Ende des Tages (oder bei Ertönen der Schluss­glocke) in jedem Fall erledigt sind.
  • Die To-dos sollten in der Reihen­folge auf der Liste stehen, in der sie tatsäch­lich abge­ar­beitet werden sollten.
  • Die Liste sollte möglichst wenige To-dos enthalten, denn je länger die Liste ist, umso mehr schwindet die Moti­va­tion.

Was nicht auf eine To-do-Liste gehört

  • Termine.
  • Dinge, die man sowieso tun würde.
  • Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt wären (diese sollte man lieber gleich erledigen, anstatt sie auf die Liste zu setzen).
  • Aufgaben, bei denen man schon weiß, dass man sie mit hoher Wahr­schein­lich­keit nicht angehend wird, zum Beispiel, weil man sie für unnötig hält.

In 6 Schritten zur perfekten To-do-Liste

Ich persön­lich plane schon am Abend vorher und stelle mir vor, dass ich nicht für mich, sondern für eine andere Person plane.

Es macht Sinn, die Planung der Aufgaben strikt von der Durch­füh­rung des Plans zu trennen.

Der Grund: Wenn Planung und Durch­füh­rung nicht getrennt sind, neigen wir Menschen dazu, einfach nur das zu planen, was wir gerne tun würden und Unan­ge­nehmes aufzu­schieben oder unter den Tisch fallen­zu­lassen. Wer hingegen beim Planen noch nicht an die Durch­füh­rung denkt, wird eher auch unan­ge­nehme Aufgaben einplanen.

Schritt #1: Ziele, Projekte und Aufgaben notieren

Nimm dir Stift und Papier und schreibe alle Ziele, Projekte und Aufgaben auf, die dir einfallen. Schreibe wirklich alles auf! Am Ende müssen wir zwischen Zielen, Projekten und Aufgaben unter­scheiden, aber jetzt noch nicht.

Der Unter­schied zwischen Zielen, Projekten und Aufgaben

Ein Ziel wäre zum Beispiel: »Gesünder leben«.

Ein entspre­chendes Projekt wäre: »Bis Weih­nachten fünf Kilo abnehmen.«

Eine passende Aufgabe (To-do) wäre: »Gemüse kaufen.«

Am Ende wollen wir immer ein Ziel erreichen, aber dieses setzt sich aus mehreren Projekten zusammen, die wiederum mehrere To-dos erfordern.

Schritt #2: Die Ziele finden

Als Nächstes müssen alle To-dos konkreten Projekten zuge­ordnet werden, die wiederum Zielen zuge­ordnet werden. Wir wollen keine Aufgaben haben, die keinem Projekt dienen. Außerdem wollen wir keine Projekte haben, die zu keinem (erstre­bens­werten) Ziel führen.

Ergänze die fehlenden Projekte und Ziele oder streiche alle To-dos, die du keinem Projekt zuordnen kannst. (Außer es gibt einen triftigen Grund für die Aufgabe.)

Schritt #3: Die Projekte prio­ri­sieren

Nimm dir einen neuen Zettel und notiere alle Projekte. Ordne sie der Reihe nach, sodass das wich­tigste Projekt ganz oben und das unwich­tigste Projekt ganz unten steht.

Wie viele Projekte hast du? Wenn es mehr als 20 sind, streiche von unten her alle Projekte, bis es nur noch 20 sind. Nimm dir jetzt zwei neue Blätter und notiere die Über­schriften »To-do-Liste« und »Not-To-do-Liste«.

Die Projekte an den Posi­tionen eins bis fünf, sowie die entspre­chenden Aufgaben, kommen auf die To-do-Liste und die Plätze sechs bis 20 kommen auf die Not-To-do-Liste. Natürlich geht es auch hier nicht um die Projekte, sondern um die konkreten Aufgaben, aber die hast du in Schritt #2 ja bereits den Projekten zuge­ordnet.

Alles, was auf der Not-To-do-Liste steht, ist von nun an strikt verboten!

Schritt #4: Die Aufgaben konkre­ti­sieren

Gehe die einzelnen Aufgaben der Reihe nach durch und überlege dir, ob sie so formu­liert sind, dass ein Fremder sie durch­führen könnte. Ein Fremder könnte einen »Blumen­strauß« für eine Freundin kaufen, aber bei einem »Geschenk« würde er sich schwertun. Ein Fremder könnte für Donnerstag 20 Uhr einen Tisch für vier Personen in einem bestimmten Restau­rant reser­vieren, aber mit »Tisch reser­vieren« würde er sich schwertun.

Wenn du bestimmte Aufgaben noch nicht konkre­ti­sieren kannst, ist das nicht schlimm, aber du solltest es wissen, denn in diesem Fall entsteht ein neues To-do. Aus dem unkon­kreten To-do »Tisch reser­vieren« entsteht das konkrete To-do »Abend­essen mit Barbara und Michael planen.«

Es geht hier nicht darum, die Aufgaben an einen Fremden zu dele­gieren, sondern darum, Unge­reimt­heiten zu finden und Klarheit zu schaffen.

Schritt #5: Prio­ri­täten und Dauer zuweisen

Zum jetzigen Zeitpunkt enthält deine Liste ein paar Dutzend Aufgaben, die deinen fünf wich­tigsten Projekten zuge­ordnet sind. Zwei wichtige Dinge fehlen noch:

  • Die Reihen­folge
  • Die Dauer

Als Nächstes schätzen wir ab, wie lange wir in etwa brauchen werden, um die anste­henden Aufgaben durch­zu­führen. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, bei Zeit­schät­zungen auf der pessi­mis­ti­schen Seite zu bleiben. Wenn du vermutest, ein bis zwei Stunden für eine bestimmte Aufgabe zu brauchen, dann veran­schlage zwei Stunden. (Das Leben ist ein Film, den wir zwar vorspulen, aber niemals zurück­spulen können.)

Bringe deine Aufgaben nun in eine Reihen­folge, auch wenn das bei manchen Aufgaben unnötig scheint. Es kann Sinn machen, ähnliche Aufgaben direkt nach­ein­ander zu bear­beiten. Es kann aber auch Sinn machen, genau das nicht zu tun.

Ein Beispiel: Für mich macht es keinen Sinn, mehrere Blog­ar­tikel hinter­ein­ander zu schreiben (mehr als ein Artikel pro Tag geht einfach nicht), aber es wäre klug, wenn ich alle Anfragen, die ich per E‑Mail erhalten habe, der Reihe bear­beiten würde.

Schritt #6 Verteile deine Aufgaben auf Zeitslots

(Dieser Schritt ist optional.)

Ob Schritt #6 sinnvoll ist, hängt von deiner persön­li­chen Situation und von deinen Aufgaben ab. Stichwort: Leis­tungs­kurve. Alle Menschen haben eine beste Zeit des Tages, zu der sie am leis­tungs­fä­higsten sind. Bei den meisten Menschen ist das der Vormittag. Hier sollten die anspruchs­vollsten Aufgaben erledigt werden.

Aufgaben, die man jederzeit durch­führen könnte, sollten ausdrück­lich nicht zur produk­tivsten Zeit des Tages durch­ge­führt werden, denn das wäre Ener­gie­ver­schwen­dung.

Bei mir ist es so, dass ich vormit­tags sehr gut schreiben kann. Die Ideen sprudeln, das Schreiben fällt mir leicht. Nach­mit­tags fällt mir das Schreiben deutlich schwerer, meine Gedanken schweifen eher ab und die guten Ideen bleiben aus. Es wäre dumm, meine tages­zeit­ab­hän­gige Leitungs­fä­hig­keit bei der Aufga­ben­pla­nung nicht zu berück­sich­tigen.

In dem sehr zu empfeh­lenden Buch The ONE Thing* hat Gary Keller es so formu­liert:

(»Sei am Vormittag ein (kreativer) Macher und am Nach­mittag ein Manager!«)

Herz­li­chen Glück­wunsch! Deine perfekte To-do-Liste ist jetzt fertig!

Fragen und Antworten (Q&A)

Sollte ich meine To-do-Liste hand­schrift­lich führen oder lieber eine App verwenden?

Meine persön­liche Meinung lautet: Verwende Stift und Papier! Erstens geht das meist schneller und zweitens besteht so nicht die Gefahr, jedes Mal nur noch schnell ein halbes Dutzend andere Dinge im Internet zu machen. Außerdem kannst du nur eine hand­schrift­lich geführte To-do-Liste so posi­tio­nieren, dass du sie ständig im Blick hast. Letztlich ist es aber eine Frage der persön­li­chen Präferenz.

(Hier findest du eine aktuelle Auflis­tung guter To-do-Listen-Apps.)

Was soll ich tun, wenn ich bei der nächsten Aufgabe nicht weiter­komme?

Ein To-do-Liste sollte eine Gedan­ken­stütze sein, kein Gesetz, an das man sich strikt halten muss. Mache dich nicht zum Sklaven deiner To-do-Liste! Bei mir ist es meist so, dass ich nach einiger Zeit nur etwa die Hälfte der Punkte auf meiner Liste abge­ar­beitet habe. Dann mache ich mir eine neue Liste und übertrage nur einige der nicht erle­digten Aufgaben auf die neue Liste. Manchmal überlege ich es mir nämlich anders und entscheide, dass ich bestimmte Dinge doch nicht machen möchte.

Das steckt dahinter: Die Psycho­logie der To-do-Liste

Wer seine To-do-Liste nach den oben beschrie­benen 6 Schritten erstellt, profi­tiert von einigen psycho­lo­gi­schen Effekten, auf die ich im Folgenden näher eingehen möchte.

Der Zeigar­nick-Effekt wird ausge­nutzt

Die Psycho­login Bljuma Zeigar­nick hatte beob­achtet, dass sich die Kellner eines Restau­rants die Bestel­lungen der Gäste gut merken konnten, solange diese noch aktuell waren. Sobald sie die Bestel­lungen aber aufge­schrieben oder an die Küche des Restau­rants weiter­ge­leitet hatten, waren sie aus den Köpfen der Keller verschwunden. Der Zeigar­nick-Effekt war geboren.

Die Gehirne der Kellner schienen keinen Unter­schied zwischen dem Erledigen und dem Aufschreiben einer Aufgabe zu machen. Daraus folgt: Durch simples Aufschreiben lassen sich störende Gedanken aus der Dauer­schleife im Kopf entfernen. In Schritt #1 hatten wir sämtliche Projekte, Ziele und Aufgaben auf ein Blatt Papier geschrieben. Dadurch haben wir sie in gewisser Weise aus dem Bewusst­sein gelöscht und dadurch Platz geschaffen.

Die Entschei­dungs­pa­ra­lyse wird verhin­dert

Wenn wir vor zu vielen scheinbar gleich­wich­tigen Hand­lungs­op­tionen stehen, kann es zu einer soge­nannten Entschei­dungs­pa­ra­lyse kommen. Es handelt sich um eine Art geistigen Lähmung. Die Folge: Wir entscheidet sich für keine der an sich sinn­vollen Hand­lungs­op­tionen und bleiben statt­dessen untätig. Indem wir die Do-dos in derje­nigen Reihen­folge notieren, in der wir sie abar­beiten, verhin­dern wir die Entschei­dungs­pa­ra­lyse.

Prokras­ti­na­tion wird einge­dämmt

Die Ange­wohn­heit, unwich­tige oder gar unnötige Aufgaben vor den wichtigen Aufgaben zu erledigen, wird als Prokras­ti­na­tion bezeichnet. Wenn unsere Do-dos vage formu­liert sind, ist unsere Anfäl­lig­keit für Prokras­ti­na­tion besonders hoch. Indem wir die To-dos so formu­lieren, dass sie sogar ein Fremder durch­führen kann, verhin­dern wir Prokras­ti­na­tion.

P.S.: Wenn du diesen Artikel inter­es­sant fandest, sieh dir unbedingt auch meinen Über­sichts­ar­tikel über Selbst­ma­nage­ment an. Dort findest du viele weitere nützliche Methoden und einleuch­tende Prin­zi­pien des Selbst­ma­nage­ments, die dir garan­tiert dabei helfen werden, dein volles Potenzial zu entfalten.

Und falls du gerade keine Zeit hast, weil dir alles über den Kopf wächst, solltest du dir unbedingt mein Buch Erfolg durch Fokus & Konzen­tra­tion bestellen. Für Lese­muffel gibt es auch eine Hörbuch-Version.

Ich wünsche dir viel Erfolg!
Jan Höpker

Dr. Jan Höpker - Foto Autorenbox

Über Dr. Jan Höpker

Eines Tages wachte ich auf und stellte fest, dass ich über viele spannende Themen nicht nur nichts wusste, sondern nicht einmal wusste, dass ich nichts über sie wusste (trotz Studium und Promotion). Seitdem lese ich viele schlaue Bücher und mache mir Gedanken, die ich auf dieser Webseite veröf­fent­liche.

Meine Artikel gehen in die Tiefe, weil ich für Ober­fläch­lich­keit keine Zeit habe. Warum die Seite HabitGym heißt? Weil es nicht darum geht, Dinge nur zu wissen, sondern Wissen auch anzu­wenden, was einiger Übung bedarf. Auch Geld ist nur ein Werkzeug, nicht mehr und nicht weniger. Zurzeit arbeite ich übrigens an meiner zweiten Million – die erste Million hat leider nicht geklappt ;)

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P.S.: Mitt­ler­weile habe ich selbst einige Bücher geschrieben (siehe hier).

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