Zeitmanagement: 15 smarte Methoden & Prinzipien

Du möchtest dein Zeitmanagement verbessern? Warum eigentlich? Eine gute Antwort auf diese Frage zu haben, ist wichtig, denn viele Menschen bemühen sich aus den falschen Gründen um ein besseres Zeitmanagement und schießen sich damit selbst ins Knie.

Warum Zeitmanagement?

• Ein gutes Zeitmanagement wird dich in allen Lebensbereichen effizienter machen.
• Du wirst deine Aufgaben und Projekte schneller erledigen können. Du wirst früher am Ziel sein.
• Dadurch wirst du weniger Stress haben. Das Burn-out wird sich ein anderes Opfer suchen müssen.
• Neben einer höheren Produktivität wirst du auch einen Zugewinn an Zufriedenheit und Lebensqualität verzeichnen können.

Sich ein gutes Zeitmanagement anzueignen, ist eine der lukrativsten Investitionen überhaupt!

Das klingt erst einmal gut. Es ist aber nur dann sinnvoll, wenn du das richtige Ziel anpeilst. Wer in die falsche Richtung läuft, wird mit einem besseren Zeitmanagement nur noch schneller in die falsche Richtung laufen. Wer Zeitmanagement für die falschen Ziele verwendet, wird noch mehr Stress erleiden und noch unzufriedener werden.

Ein weiterer Fallstrick besteht darin, dass die meisten bekannten Zeitmanagementmethoden aus dem letzten Jahrhundert stammen und von einem Menschenbild ausgehen, dass nicht mehr zeitgemäß ist. Später mehr dazu.

Zeitmanagement sollte erst an dritter Stelle kommen

An Stelle #1 steht die Auswahl des richtigen Ziels.

An Stelle #2 kommt die Auswahl der richtigen Werkzeuge.

Erst an Stelle #3 kommt das Zeitmanagement ins Spiel.

Um es in den Worten des Management-Gurus Peter Drucker zu sagen:

„Effektivität kommt vor Effizienz!“

(Es ist wichtig, diese beiden Begriffe unterscheiden zu können. Klicke hier, um zu erfahren, was der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität ist.)

Gehen wir davon aus, dass du ein richtig gutes Ziel verfolgst, und dass du die richtigen Werkzeuge ausgewählt hast.

(Falls du dir unsicher bist: Gute Werkzeuge und eine verdammt gute Methode zur Auswahl guter Lebensziele findest du in meinem Buch Erfolg durch Fokus & Konzentration.)

Meine Definition von Zeitmanagement

Bevor wir zu den konkreten Methoden kommen, sollten wir darüber sprechen, was beim Zeitmanagement überhaupt gemanagt wird. Der Begriff „Zeitmanagement” ist nämlich irreführend.

Mit Ausnahme weniger Orte im Universum, an denen menschliches Leben gar nicht möglich wäre, vergeht die Zeit immer und überall gleich schnell. Beim Zeitmanagement wird daher nicht die Zeit, sondern die nutzbare Energie gemanagt.

Mit Zeit hat Zeitmanagement nur insofern etwas zu tun, als dass die Menge der nutzbaren Energie bei uns Menschen zeitabhängig ist. Sie hängt von der Tageszeit und davon ab, wie viel Energie wir in den letzten Minuten und Stunden bereits verbraucht haben.

Der Sinn von Zeitmanagement besteht nicht darin, alle uns aufgetragenen Aufgaben – ähnliche wie beim Videospiel Tetris – lückenlos auf den Arbeitstag zu verteilen!

Der Sinn von Zeitmanagement besteht vielmehr darin, die zur Verfügung stehende Energie möglichst wirksam einzusetzen!

Ein gutes Zeitmanagement sollte uns nicht dazu befähigen, an einem achtstündigen Arbeitstag (noch) mehr zu erledigen, sondern die Arbeit von acht Stunden in nur fünf Stunden zu erledigen, um die restliche Zeit des Tages mit sinnvollen Tätigkeiten zu verbringen!

Die 6 Gegner des Zeitmanagements

Jeder Held braucht einen Bösewicht, sonst ist die Geschichte langweilig. Gegen welchen Bösewicht kämpft das Zeitmanagement? Ich halte es für wichtig, sich die folgenden Zusammenhänge bewusst zu machen, um zu verstehen, worauf die unten beschriebenen Zeitmanagementmethoden abzielen.

Gegner #1 | Die Fokussierungsillusion

Wenn sich eine Aufgabe gerade in unserem Fokus befindet, dann halten wir sie für wichtiger, als sie tatsächlich ist. Und eine Aufgabe, die sich gerade nicht in unserem Fokus befindet, halten wir für weniger wichtig, als sie tatsächlich ist. Die Folge ist, dass wir uns zu lange mit unseren Aufgaben beschäftigen. Wir neigen zu Perfektionismus, der oft unnötig ist.

Viele Menschen machen den Fehler, einfach drauflos zu arbeiten, um spontan nach Lust und Laune zu entscheiden, welche Aufgaben sie als Nächstes bearbeiten.

Gegner #2 | Dringendes verdrängt Wichtiges

Dieser Gegner ergibt sich unmittelbar aus der Fokussierungsillusion. Dringende, aber unwichtige Aufgaben gelangen leichter in unseren Fokus, als wichtige, aber nicht dringende Aufgaben.

Die folgende Geschichte vom Säger zeigt, wohin das führt:

Ein Spaziergänger kommt an einem Mann vorbei, der gerade dabei ist, einen Baum zu zersägen. Der Säger sägt und sägt und sägt. Der Spaziergänger sieht sofort, dass die Säge stumpf ist. Er spricht den Säger an:

„Ihre Säge ist ja total stumpf!”

Daraufhin der Säger:

„Ja ich weiß, aber ich muss fertig werden und habe deswegen keine Zeit, die Säge zu schärfen!”

Ganz schön dumm, oder?

Ich bin davon überzeugt, dass wir alle häufiger dieser Säger sind, als uns bewusst ist.

Gegner #3 | Unklarheit

Vor jeder Handlung führt das Gehirn eine Simulation des entsprechenden Verhaltens durch, um festzustellen, wie wir uns fühlen würden, wenn wir die Handlung tatsächlich durchführen würden. Bei positiven Gefühlen wird anschließend Motivation für diese Handlung erzeugt, und bei negativen Gefühlen wird die Durchführung der Handlung blockiert.

Wenn eine Handlung unkonkret oder abstrakt ist, kann sie nicht simuliert werden, was bedeutet, dass die Motivation ausbleibt.

Mein Gehirn kann mich dazu motivieren, meiner Freundin Blumen zu kaufen, aber es wird mich nicht dazu motivieren können, ihr ein Geschenk zu kaufen. „Geschenk kaufen” ist nicht konkret genug. Streng genommen, kann man ein Geschenk nirgends kaufen, man kann nur Blumen, Bücher, Pralinen usw. kaufen.

Wenn eine Aufgabe unkonkret auf meiner To-do-Liste steht, dann wird sich die Durchführung so lange verzögern, bis ich sie konkreter formuliert habe.

Gegner #4 | Ein falsches Verständnis der Funktionsweise des Menschen

Wir Menschen neigen unbewusst dazu, aus der Funktionsweise von technischen Geräten, mit denen wir regelmäßig arbeiten, auf die Funktionsweise des Menschen zu schließen. Etwas vereinfacht gesprochen, verwechselte man den Menschen früher mit einer Dampfmaschine, während man den Menschen heute mit einem Computer verwechselt.

Früher ging man davon aus, dass Menschen fast ununterbrochen in Fabriken und Bergwerken arbeiten können, während man heute noch häufig davon ausgeht, dass Menschen dazu in der Lage sind, Informationen dauerhaft zu speichern und Algorithmen exakt nach Vorgabe durchzuführen.

Tatsächlich deutet vieles darauf hin, dass Menschen nicht einmal dazu in der Lage sind, dauerhaft länger, als etwa fünf Stunden täglich effizient und konzentriert zu arbeiten.

Gegner #5 | Ein falsches Verständnis von Komplexität

Dass wir nichts von Komplexität verstehen, erkennt man daran, dass wir uns immer wieder darüber wundern, dass Großprojekte, wie zum Beispiel Stuttgart 21, BER und die Elbphilharmonie, mehr Zeit und Geld verschlingen, als von den Verantwortlichen veranschlagt wurde.

Diese Tatsache sollte uns nicht wundern. Was uns wundern sollte, ist, dass wir uns immer wieder erneut darüber wundern. Nicht diejenigen Projekte, die „überraschend” teurer werden und mehr Zeit verschlingen, sind Anomalien, sondern die Projekte, die genau nach Plan laufen. Wir alle werden ständig zu Opfern des sogenannten Planungsfehlschlusses. Warum sollte es bei öffentlichen Projekten anders laufen?

Was auch immer wir tun, es können (und werden) immer unvorhergesehene Dinge passieren. Unvorhergesehene Dinge haben die Eigenschaft, dass man sie nicht vorhersehen kann.

(An diejenigen, die der Meinung sind, dass man Unvorhergesehenes einplanen sollte: „Würdest du beim Hausbau von vornherein 20 % extra bezahlen, ohne zu wissen, wofür das Geld genau bestimmt ist? Würdest du wollen, dass die Politiker so mit „deinen” Steuergeldern umgehen? Mir scheint es durchaus sinnvoll zu sein, dass Unvorhergesehenes erst im Nachhinein abgerechnet wird. Man sollte aber mit Unvorhergesehenem rechnen.)

Gegner #6 | Wir verwechseln Arbeit mit Geschäftigkeit

Viele Menschen kennen das: Lieber tun wir irgendetwas, als den Anschein zu erwecken, nichts zu tun zu haben. Über die Gründe lässt sich nur spekulieren. Mir gefällt die Idee, dass wir dieses Verhalten in der Schule gelernt haben. In der Schule wurden wir weniger bestraft, wenn wir die Hausaufgaben falsch gemacht hatten, als wenn wir sie gar nicht gemacht hatten.

Diese sechs Gegner können von Zeitmanagement besiegt werden. Es gibt jedoch einen Gegner, an dem sich das Zeitmanagement die Zähne ausbeißen wird: Einige Menschen ziehen ihren Selbstwert aus der Tatsache, dass sie immer beschäftigt sind. Diese Menschen arbeiten nicht, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, sondern um zu arbeiten. Hier wird Zeitmanagement vermutlich nichts ausrichten können, denn diese Menschen wollen niemals mit ihrer Arbeit fertig werden. Ihr Unterbewusstsein wird Wege finden, das Zeitmanagement zu sabotieren.

Die Methoden des Zeitmanagements

Im Folgenden möchte ich die beliebtesten Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements vorstellen. Das kann zunächst erschlagend sein. Wir werden uns daher anschließend noch anschauen, wie man sie stressfrei implementieren kann.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine Lösung für das Problem, dass wir zu Perfektionismus neigen. Es ist keine Methode im strengen Sinne, sondern ein Prinzip, das man beim Arbeiten immer im Hinterkopf haben sollte.

Das Pareto-Prinzip verdeutlicht die Nichtlinearität des Nutzens von Arbeit (siehe das Schaubild). Es sollte uns dazu anregen, uns bei unseren Aufgaben zu fragen, an welchem Punkt das Kosten-Nutzen-Optimum erreicht ist.

Das Pareto-Prinzip | Perfektionismus lohnt sich häufig nicht, denn bei vielen Aufgaben ist der Nutzen des Einsatzes von Zeit nicht linear. Mit nur 20 % des Aufwands können oft schon 80 % der Ergebnisse erreicht werden. (Warnung: Manchmal ist Perfektionismus wichtig!)

Nehmen wir an, dass ich zehn Stunden benötige, um eine Aufgabe perfekt zu erledigen, zum Beispiel, um einen fehlerfreien Blogartikel zu schreiben. Nach dem Pareto-Prinzip war mein Artikel schon nach etwa zwei Stunden relativ gut, sodass es unter Umständen besser gewesen wäre, wenn ich in den zehn Stunden fünf relativ gute Artikel geschrieben hätte, anstatt einen perfekten Artikel. (Tatsächlich glaube ich, dass Perfektion bei Blogartikel keine schlechte Idee ist. Das Beispiel ist also nicht perfekt gewählt.)

Wenn du mehr erfahren möchtest, klicke hier, um zu meinem ausführlichen Artikel über das Pareto-Prinzip zu gelangen. Dort gibt es passendere Beispiele und du erfährst, wann es sinnvoll ist, sich am Pareto-Prinzip zu orientieren, und wann du es lieber nicht tun solltest.

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse stellt sicher, dass man wichtige Aufgaben nicht zugunsten von unwichtigen Aufgaben vernachlässigt.

Bei der ABC-Analyse werden drei Aufgabentypen unterschieden:

• sehr wichtige Aufgaben (A‑Aufgaben).
• wichtige Aufgaben (B‑Aufgaben).
• weniger wichtige Aufgaben (C‑Aufgaben).

Das Ziel sollte darin bestehen, die meiste und beste Zeit des Arbeitstages mit A‑Aufgaben beschäftigt zu sein, während man sich für C‑Aufgaben bewusst wenig Zeit nimmt und sie außerdem zu einer weniger produktiven Zeit erledigt. Wenn man es nicht schafft, alle Aufgaben zu bewältigen, dann sind zumindest die wichtigsten Aufgaben erledigt.

Das Eisenhower-Prinzip

Wir Menschen neigen dazu, den dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben die Vorfahrt vor den wichtigen, aber nicht dringen Aufgaben zu geben. Das Eisenhower-Prinzip hilft uns dabei, diesen verbreiteten Fehler zu vermeiden. So wird sichergestellt, dass wir nicht den gleichen Fehler begehen, wie der Säger aus der oben erzählten Geschichte.

Nach dem Eisenhower-Prinzip (benannt nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA) werden alle Aufgaben einem von insgesamt vier Quadranten der sogenannten Eisenhower-Matrix zugeordnet (siehe Bild):

Die Eisenhower-Matrix | Sämtliche Aufgaben können einer von vier Kategorien zugeordnet werden: (1) wichtig und dringend (2) wichtig, aber nicht dringend (3) nicht wichtig, aber dringend (4) nicht wichtig und auch nicht dringend. Ein gutes Zeitmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass man möglichst oft mit Aufgaben des zweiten Quadraten und möglichst wenig mit Aufgaben des dritten Quadranten beschäftigt ist.

1. Wichtig und dringend
2. Wichtig, aber nicht dringend
3. Nicht wichtig, aber dringend
4. Nicht wichtig und auch nicht dringend

Das Ziel besteht darin, möglichst viel Zeit mit Aufgaben des zweiten Quadranten (wichtig, aber nicht dringend) zu verbringen und möglichst wenig Zeit mit Aufgaben des dritten Quadranten (nicht wichtig, aber dringend) zu verschwenden. (Dass der vierte Quadrant tabu sein sollte – zumindest während der Arbeitszeit – versteht sich von selbst.)

Im zweiten Quadranten arbeiten wir an unserem eigenen Wohl, während es im dritten Quadranten um die Probleme von anderen Menschen geht.

Achtung: Es geht hier nicht darum, ein egoistisches Verhalten an den Tag zu legen. Es geht vielmehr darum, dass wir anderen Menschen bessere Dienste leisten können, wenn wir unser eigenes Leben im Griff haben. Im Flugzeug legen wir uns auch zuerst selbst die Sauerstoffmaske an, bevor wir anderen Menschen dabei helfen, deren Masken anzulegen!

Wenn du mehr erfahren möchtest (kreative Anwendungsbeispiele etc.), dann solltest du dir meinen ausführlichen Artikel über das Eisenhower-Prinzip ansehen.

Die ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode kann der Tagesablauf effizient, aber stressfrei geplant werden. Das Wort „ALPEN“ steht für die Anfangsbuchstaben der fünf Schritte:

Die ALPEN Methode | Die ALPEN Methode dient der Tagesplanung. Aufgaben notieren – Länge abschätzen – Pufferzeiten einplanen – Entscheidungen treffen – Nachkontrolle durchführen.

1. Aufgaben notieren (Was ist zu tun?)
2. Länge der Aufgaben abschätzen (Wie lange dauert es?)
3. Pufferzeiten einplanen (40 % mehr Zeit einzuplanen hat sich bewährt)
4. Entscheiden (Was erledige ich wirklich und was verwerfe ich?)
5. Nachkontrolle (Um aus Fehlern zu lernen)

Es macht Sinn, die Liste der Aufgaben (Schritt 1) schon am Vortag zu erstellen. So können sich unbewusste Prozesse in unserem Gehirn bereits damit beschäftigen, was sich dadurch bemerkbar machen wird, dass wir am nächsten Tag schneller in die Gänge kommen.

Die Pomodoro-Technik

Die meisten Menschen betrachten Pausen nicht als eine sinnvolle Aufgabe, sondern als eine unproduktive Unterbrechung ihrer Arbeit. Diese Vorstellung wird den Pausen nicht gerecht.

Pausen sind eine Investition mit positiver Rendite!

Viele Menschen betrachten Pausen als etwas, das sie für ihre Gesundheit oder den Gesetzgeber tun. Dass sich Pausen positiv auf die Produktivität auswirken könnten, scheint unlogisch zu sein. Tatsächlich ist es aber so: Pausen erhöhen die Produktivität!

Die Schwierigkeit besteht darin, dass wir eine Pause genau dann am nötigsten haben, wenn wir am wenigsten daran denken, eine zu machen. Und genau deswegen wurde die Pomodoro-Methode entwickelt, bei der man die Pausen mithilfe eines Timers oder Weckers im Voraus plant. (Wie die Pomodoro-Technik im Detail funktioniert, erkläre ich in diesem Artikel.)

Wie man die Methoden nutzen sollte

Vermutlich ist dir schon beim Lesen klar geworden, dass dein Zeitmanagement nicht besser werden wird, wenn du alle Methoden gleichzeitig nutzt.

Wer begriffen hat, worauf es bei den Methoden ankommt (die 6 Gegner des Selbstmanagements), braucht sich nicht strikt an sie zu halten. Es gibt kein Naturgesetz, das uns vorschreibt, dass Pausen fünf Minuten dauern und in Abständen von 45 Minuten erfolgen müssen.

Passe die für dich sinnvollste Zeitmanagementmethode an deine persönliche Situation an. Niemand kennt deine Aufgaben besser als du.

Zeitmanagement im 21. Jahrhundert

Die meisten der oben beschriebenen Zeitmanagementtechniken stammen aus dem letzten Jahrhundert. Weder die Zeit noch der Mensch haben sich in der Zwischenzeit maßgeblich verändert, wohl aber die technischen Möglichkeiten.

Außerdem ist die Wissenschaft ein gutes Stück vorangekommen. Für meinen Geschmack wird der Mensch immer noch viel zu häufig mit einer Dampfmaschine oder einem Computer verwechselt, aber wir kommen der wahren Natur des Menschen immer näher.

Worauf sollte man heute achten?

#1 | Der Mensch ist keine Insel

In vielerlei Hinsicht werden wir maßgeblich von unserer Umgebung beeinflusst. Auch wenn sie für das Bewusstsein unbemerkt bleiben, können Kleinigkeiten, wie zum Beispiel Farben oder die Wortwahl, einen großen Einfluss auf unsere Produktivität haben.

Der bekannte Psychologe und Autor Dan Ariely hat es folgendermaßen ausgedrückt:

„Wir haben nicht den Willen. Unser Wille wird in unserer Umgebung gemacht.”

In meinem Buch Erfolg durch Fokus und Konzentration gehe ich tiefer in die Details und erkläre, wie man gezielt sogenannte Auslösereize einsetzen beziehungsweise unschädlich machen kann, um ambitionierter, produktiver und weniger gestresst zu sein.

#2 | Automatisieren und Delegieren

Noch vor wenigen Jahren musste man viele Aufgaben selbst erledigen, die man heute bequem delegieren und automatisieren kann. Hier nur einige Beispiele für Dinge, die heute möglich sind:

• Anstatt immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten, kann man ein Video mit dem Smartphone aufnehmen, es kostenlos bei YouTube hosten und jedem, der die entsprechende Frage stellt, einfach den Link schicken. (Ja, man kann es auch so machen, dass niemand sonst das Video finden kann.)
• Anstatt sich mit Paint oder Photoshop einen abzubrechen, kann man Logos, Grafiken und vieles weitere für eine Handvoll Dollar von echten Profis erstellen lassen. Eine Plattform für diese Art von Arbeiten ist Fiverr.
• Einfache Aufgaben können bequem stundenweise an virtuelle persönliche Assistenten abgegeben werden, ohne dass man dafür jemanden einstellen und sich um die entsprechende Bürokratie kümmern muss. Es gibt sogar schon eine Assistenten-KI (sogar aus Deutschland).
• Übersetzungen lassen sich ebenfalls an KIs delegieren. Diese Tools werden immer besser, und bis zu einem gewissen Grad arbeiten sie nicht nur in Echtzeit, sondern kostenlos. Die deutsche Übersetzungs-KI DeepL soll um Längen besser sein als der Übersetzer von Google.

Gute Bücher über Zeitmanagement:

Gary Keller – The One Thing*
Der Schwerpunkt dieses Buches liegt auf dem Priorisieren. Wie findet man die wichtigste Aufgabe und organisiert sich so, dass man möglichst viel Energie in die Bearbeitung dieser Aufgabe stecken kann, ohne andere Aufgaben zu sehr zu vernachlässigen? (Hier geht es zu meiner Zusammenfassung des Buches.)

Timothy Ferriss – Die 4‑Stunden-Woche*
Ferriss beschreibt einige sehr kreative Ideen bezüglich der Automatisierung und des Delegierens. (Nicht vom Titel des Buches täuschen lassen!)

Alex Soojung-Kim Pang – Pause*
Wie kann es sein, dass einige der produktivsten Menschen deutlich weniger als acht Stunden pro Tag gearbeitet haben. Das Buch gibt eine gute Antwort und zeigt, wie man es nachmachen kann. (Hier geht es zu meiner Zusammenfassung des Buches.)

Übrigens: Mein Coaching-Programm 30-TAGE-MOTIVIERTER-FOKUS beruht auf den gleichen Prinzipien. Es zeigt dir, wie du deine Produktivität steigern kannst, indem du weniger arbeitest.

Mein Buch Erfolg durch Fokus und Konzentration*
Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig. Noch wichtiger ist es, sich auf das, was man gerade tut, konzentrieren zu können, ohne abzuschweifen oder abgelenkt zu werden. Wie man das hinbekommt, erkläre ich in meinem Buch.